2.2. Thực trạng quản trị chuỗi cung ứng tại công ty DKSH Việt Nam
2.2.3.3. Quản trị kho:
a. Hệ kho:
Hiện nay Cơng ty có 3 trung tâm phân phối chính ở Bình Dương, Đà Nẵng, Hà Nội với tình hình sử dụng để tồn trữ như sau:
Bảng 2.3. Tỷ lệ sử dụng các trung tâm phân phối Trung tâm phân phối Sức chứa (Pallet) Đã sử dụng Tỷ lệ Bình Dương 15,000 14,400 96% Đà Nẵng 1,156 1,002 87% Hà Nội 4,206 3,916 93%
Kho chính Bình Dương có tỷ lệ sử dụng rất cao lên đến 96%, nhiều lúc quá tải khơng cịn vị trí trống để chứa hàng. Việc này do kho Bình Dương là đầu mối chính tiếp nhận các hàng hóa chuyển từ hãng về để cung cấp cho cả nước, đồng thời, thị trường miền Nam sôi động, nhu cầu tiêu thụ lớn hơn miền Bắc và miền Trung nhiều, dẫn đến việc phải dự trữ tồn kho lớn hơn. Hà Nội cũng có nhận trực tiếp hàng từ hãng về nhưng ít hơn rất nhiều so với Bình Dương. Đà Nẵng chỉ nhận hàng từ Bình Dương chuyển ra. Kho Hà Nội tỷ lệ sử dụng cũng lên tới 93%. Tốc độ phát triển quá nhanh khiến điều kiện kho chính chưa đáp ứng kịp thời, buộc cơng ty phải thuê thêm các kho ngồi để có thể chứa hết hàng, gây phân tán lực lượng, khó khăn hơn trong việc kiểm soát và hoạt động
Bảng 2.4. Tỷ lệ sử dụng các kho khu vực miền Bắc ngày 25/02/2017
Kho Sức chứa (pallet) Đã sử dụng (pallet) Tỷ lệ Kho chính 2366 2300 97% Kho DMĐ 1 240 206 86% Kho DMD 624 490 79% Dohacemex 400 370 93% Kho Đơng Á 576 550 95%
Tất cả các kho chính được trang bị hệ thống giá kệ 7 tầng nhằm tối ưu sức chứa trên 1 m2, đi kèm theo đó là hệ thống xe nâng phục vụ làm hàng. Về an ninh, công ty trang bị hệ thống CCTV 24/7 và kiểm sốt ra vào bằng thẻ từ. Tồn bộ hoạt động của các trung tâm phân phối được kiểm soát bằng hệ thống quản lý tòa nhà BAS
b. Hoạt động
Dưới đây là sơ đồ tổ chức cơ bản của kho:
Để có thực hiện việc tập trung hóa, giảm chi phí quản lý, lưu hàng tồn kho, DKSH Việt Nam thực hiện việc nhập khẩu và phân phối hàng hóa từ trung tâm phân phối chính rộng 10,000m2 đặt tại Bình Dương. Hàng hóa nội địa được vận tải bằng các loại phương tiện khác nhau trên đường bộ như xe tải, xe container ... Đối với hàng hóa nhập khẩu bằng đường bộ, đường biển và đường khơng, hàng hóa sau khi làm được thủ tục hải quan sẽ được chuyển về trung tâm phân phối Bình Dương. Tại đây, trung tâm xử lý đơn hàng sẽ có chức năng nhập hàng hóa, xử lý đơn hàng, soạn hàng, chuẩn bị hàng hóa để xuất hàng cho khách hàng theo lịch giao hàng. Từ Bình Dương, hàng cũng sẽ được trung chuyển ra các kho chi nhánh Hà Nội và Đà Nẵng để cung ứng ra thị trường miền Bắc và miền Trung.
Cùng với lượng hàng nhập về nhiều, lượng hàng xuất cũng ngày một gia tăng với tốc độ khá cao. Số đơn hàng năm 2016 tăng tới 40% so với năm 2015. Các đơn hàng lại dồn vào cuối ngày làm kho liên tục phải điều động nhân viên tăng ca làm tăng chi phí ngồi giờ phát sinh.
Trung tâm phân phối
Tồn kho
(Stock control) (Outbound)Xuất hàng Nhập hàng
Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 7Tháng Tháng 8 Tháng 9 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Trung bình - 20,000 40,000 60,000 80,000 100,000 120,000 Số đơn hàng 2015 Số đơn hàng 2016
Hình 2.2. Biểu đồ tăng trưởng đơn hàng năm 2016 so với 2015
Khối lượng giao dịch nhập, xuất nhiều khiến cho việc kiểm sốt tồn kho gặp khó khăn hơn. Sai lệch tồn kho dù vẫn đạt được chỉ tiêu đề ra là 99.99% nhưng nếu khơng có các biện pháp kịp thời thì theo quan điểm của tác giả, rất khó để đạt được chỉ tiêu trong năm 2017.
Trong thời đại cơng nghệ hóa, vi tính hóa như hiện nay, với sự phát triển như vũ bão, sự tiến bộ không ngừng của các kỹ thuật tiên tiến đã hỗ trợ rất đắc lực cho con người trong nhiều phương diện của cuộc sống. Các loại máy móc thiết bị hiện đại đã và đang dần dần thay thế cho lao động chân tay của con người, nâng con người lên những tầm cao mới. Trong lĩnh vực quản lý tồn kho cũng vậy, nếu như trước đây nhân viên phải ngồi ghi chép bằng tay tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ, số sách, rồi tính tốn, tổng hợp, xử lý và cân đối các số liệu để sau đó lập các báo cáo thủ cơng rất vất vả thì cơng việc hiện nay của kế toán đã nhẹ nhàng hơn rất nhiều nhờ vào công nghệ tiên tiến. Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều trang bị cho công tác quản lý tồn kho của mình các cơng cụ tiên tiến, hiện đại như: máy vi tính, máy in, máy fax, … Việc ứng dụng vi tính đã đem lại hiệu quả khá rõ rệt: số liệu được xử lý và cung cấp nhanh chóng hơn, chính xác hơn, việc lưu trữ cũng được nhẹ nhàng và đầy đủ hơn.
Trong vài năm gần đây, một bước tiến cao hơn trong việc sử dụng hệ thống vi tính vào cơng tác quản lý tồn kho cũng như kế tốn đó là việc sử dụng các phần
mềm quản lý tồn kho và kế tốn. Các phần mềm được lập trình và thiết kế bởi các chun gia có sự am hiểu về quản lý tồn kho và kế tốn và có thể đáp ứng theo u cầu cụ thể của từng doanh nghiệp có các yêu cầu đặc thù cho lĩnh vực mà doanh nghiệp đang hoạt động. Khi sử dụng các phần mềm này, nhân viên chỉ cần thu thập hóa đơn, chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý và tiến hành nhập liệu, phần mềm sẽ tự động cập nhật, tính tốn, xử lý và kết xuất về các sổ sách, báo cáo liên quan, đặc biệt phần mềm có thể sẵn sàng in ra các thông tin theo yêu cầu của người sử dụng bất kỳ lúc nào trong kỳ chỉ bằng một cái nhấp chuột chứ không nhất thiết phải chờ đến cuối kỳ như trong kế tốn thủ cơng.
DKSH Việt Nam nằm trong tập đoàn DKSH Thụy Sỹ nên cơng ty rất có ưu thế trong việc cập nhật các phần mềm quản lý tồn kho tiên tiến trên thế giới bởi vì việc áp dụng phầm mềm quản lý là đồng nhất giữa các công ty con thuộc Tập đồn. Hiện tại Cơng ty đang sử dụng phần mềm SAP để quản lý các giao dịch về hàng hóa từ khi nhập đến khi giao hàng cho khách và thu tiền, Phịng Kế tốn thì có thêm phần mềm In-house, giữa hai phần mềm này có một giao diện (interface) nhằm giúp dữ liệu trên hệ thống SAP có thể chuyển sang hệ thống In-house để tổng hợp số liệu làm các báo cáo.
Trong tốc độ phát triển nhanh của kinh tế và môi trường cạnh tranh như hiện nay thì việc ứng dụng các phần mềm quản lý tồn kho và phần mềm kế toán là hết sức cần thiết để giảm bớt khối lượng ghi chép, tính tốn, có thể quản lý chặt chẽ cũng như cung cấp thơng tin hàng tồn kho nhanh chóng, kịp thời và chính xác. Với cơng cụ này, kế tốn vừa thuận lợi cho công việc theo dõi và tổng hợp số liệu vừa có thể đối chiếu, trao đổi thơng tin với thủ kho thông qua kết nối mạng. Cách nối mạng thông tin cũng đã được thực hiện giữa kho, bộ phận chăm sóc khách hàng và bộ phận kinh doanh để tránh tình trạng bán hàng vượt quá khả năng cung cấp. Như thế, mối liên hệ thông tin giữa các bộ phận quản lý tồn kho sẽ nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Do chủng loại cũng như số lượng hàng trong kho rất lớn, công ty đã và đang dùng hệ thống quản lý tồn kho WMS (Warehouse Management System). WMS là một hệ thống điều khiển kho vận phức tạp được thiết kế để thuận tiện cho công tác dự trữ cũng như quản lý hàng tồn kho và đẩy nhanh tốc độ giải phóng kho. Hệ
thống giá kệ được chia đến cấp độ bin. Mỗi vị trí chứa hàng tương ứng với một vị trí bin và bin giống như tọa độ giúp nhận diện, tìm kiếm hàng hóa một cách nhanh chóng và chính xác.
Cách đánh bin như sau: XY-AB-CD
X Khu vực chứa hàng Y Dãy chứa hàng AB Khoang chứa hàng C Tầng chứa hàng D (1hoặc 2) Pallet
Hình 2.3. Phân loại, mã hóa hàng tồn kho
Khu vực chứa hàng được chia ra dựa vào điều kiện bảo quản hoặc đặc tính của hàng hóa: hàng thuốc thường, hàng giá trị cao, hàng thiết bị y tế và hóa chất xét nghiệm, hàng lạnh (bảo quản 2-8 °C)
Các loại hàng hóa mà Cơng ty phân phối có tầm quan trọng khác nhau: có một số loại hàng hóa bán chạy, loại khác bán rất chậm; một số hàng hóa có giá đắt, số khác lại rẻ hơn… Chính vì thế trong cơng tác quản lý hàng tồn kho, Cơng ty có sự phân loại phù hợp để đạt hiệu quả quản trị cao nhất. Một trong những kỹ thuật phân loại hàng tồn kho để dự trữ mà Công ty vận dụng là kỹ thuật phân tích ABC.
Cơng ty hiện đã có chứng chỉ GSP do Bộ Y tế cấp, đạt được đầy đủ các yêu cầu của GSP về:
Tổ chức và nhân sự
Nhà kho và trang thiết bị
Vệ sinh và an toàn
Các quy trình
Thuốc trả về
Gửi hàng
Tự thanh tra
Hình 2.4. Quy trình nhập hàng
Hình 2.5. Quy trình xuất hàng