3.2. Các giải pháp nâng cao quản trị chuỗi cung ứng tại công ty DKSH Việt
3.2.3. Chuẩn hóa hoạt động trên tồn quốc theo hướng tinh gọn và hiệu quả
Quy trình nghiệp vụ là một chuỗi các cơng việc được sắp xếp theo một trật tự nhất định để hồn thành một nghiệp vụ. Tính chất nổi bật của quy trình nghiệp vụ là tính lặp đi lặp lại. Ví dụ, khi thực hiện xuất kho bán một lô hàng: Nhân viên xử lý dữ liệu sẽ in đơn chuyển cho kho soạn hàng rồi xuất hàng theo bảng kê và hóa đơn. Bất cứ lần xuất kho nào, công việc này cũng đều được lặp lại như thế. Trên thực tế, có rất nhiều nghiệp vụ khác nhau và tương ứng với nó là rất nhiều quy trình nghiệp vụ khác nhau. Các quy trình khác nhau có tần suất khác nhau. Ví dụ như việc nhập hàng được thực hiện 20 lần/ngày, kiểm kê thực hiện hàng ngày….
Doanh nghiệp thực tế thường chú trọng đến đổi mới sản phẩm hơn là quy trình. Theo Robert Tucker trong cuốn sách “Đổi mới kiến tạo tương lai”, trong ba loại đổi mới chủ chốt: đổi mới sản phẩm, đổi mới quy trình và đổi mới chiến lược thì đổi mới quy trình vẫn đóng vai trị quan trọng đối với sự tăng trưởng của doanh nghiệp, vì nếu khơng có quy trình xuất sắc thì đổi mới sản phẩm hay đổi mới chiến lược cũng như khơng. Ơng cũng nhận định rằng trong ba loại đổi mới trên thì đổi mới quy trình lại ít nhận được sự quan tâm nhất trong hầu hết các công ty. Rất nhiều doanh nghiệp cịn khơng có đổi mới quy trình nào trong vài năm qua. Có chăng chỉ là một sự điều chỉnh hơn là đổi mới, tái thiết thực sự. Quy trình liên quan đến tính chi tiết. Thế nhưng phần lớn các nhà quản lý lại ngại chú ý đến tiểu tiết. Điều này cũng hạn chế tầm nhìn của họ vào quy trình, họ khơng biết sẽ phải đối mới cái gì, tại sao cần đổi mới. Bên cạnh đó, rào cản cộng tác và phối hợp giữa các phòng ban cũng là nguyên nhân gây ra hạn chế về động lực đổi mới. Mỗi hoạt động đổi mới quy trình chuỗi cung ứng thường sẽ liên quan đến nhiều phòng ban khác nhau, thế nên chừng nào tư duy “ốc đảo” cịn tồn tại thì mọi sự đổi mới sẽ vơ nghĩa.
Hiện tại quy trình của cơng ty DKSH q nhiều và chưa có sự đồng nhất, có những nghiệp vụ mỗi vùng lại một quy trình khác nhau. Sự thiếu đồng nhất này dẫn đến khó khăn trong việc kiểm sốt hiệu quả cơng việc cũng như trao đổi, chia sẻ nghiệp vụ giữa các vùng miền. Ngoài ra, các quy trình chuẩn khi xem xét lại thiếu sự quan tâm của các quản lý cấp cao, dẫn đến chất lượng chưa được xuất sắc như
mong đợi. Tác giả đồng ý với quan điểm một cơng ty có thể tạo nên những thành quả xuất sắc với những con người bình thường nhưng quy trình xuất sắc.
Hình 3.2. Lưu đồ quy trình mua hàng