3.2.3.1. Xây dựng hệ thống đo lường hiệu quả hoạt động KPI
- KPI là từ viết tắt của tiếng Anh (key performance Indecator) và có nghĩa là chỉ số đo lường hiệu quả hoạt động. KPI được dùng trong nhiều lĩnh vực, trong đó phổ biến nhất là lĩnh vực quản trị nhân sự. Khi hoàn thiện được hệ thống KPI sẽ giúp cho Tập đoàn có cách đánh giá khách quan và trung thực về hiệu quả giữa các công ty xăng dầu trên cả nước để có các chính sách tập trung đầu tư vốn để mang lại lợi nhuận tốt nhất.
- Hiện nay, Petrolimex vẫn thực hiện việc đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị, tuy nhiên việc đánh giá chưa được thực hiện một cách có hệ thống và đồng nhất. Cụ thể các lĩnh vực Tập đoàn thực hiện đánh giá đối với các đơn vị như sau:
+ Lĩnh vực kinh doanh: Đánh giá về tình hình thị trường, khách hàng, các yếu tố ảnh hưởng tới sản lượng và thị phần; Đánh giá về đối thủ cạnh tranh, cơ chế chính sách của đối thủ so với chính sách của Petrolimex; Đánh giá sản lượng tiêu thụ của từng phương thức, các yếu tố ảnh hưởng ...
+ Lĩnh vực lao động: Đánh giá tốc độ tăng trưởng của năng suất lao động với tốc độ tăng của tiền lương; bố trí, cơ cấu lao động tại các đơn vị...
+ Lĩnh vực tài chính kế toán: Đánh giá doanh thu, chi phí, lãi gộp, các yếu tố ảnh hưởng tới lãi gộp; các khoản mục chi phí ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh của đơn vị ...
+ Bên cạnh đó, các chỉ tiêu để đánh giá kết quả hoạt động không giống nhau giữa các đơn vị (có đơn vị thì tập trung vào sản lượng do tác động bởi nhiều yếu tố đối thủ cạnh tranh; có đơn vị tập trung nhiều vào chi phí do đặc điểm vùng miền...).
Theo đánh giá của tác giả, Petrolimex cần thống nhất xây dựng hệ thống KPI để đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh chung của các Công ty xăng dầu thành viên. Việc xây dựng cần đảm bảo yếu tố hệ thống và đồng nhất, cụ thể:
+ Hệ thống: Có danh mục các chỉ tiêu đánh giá được lựa chọn; cách thức đánh giá được miêu tả và định hình cụ thể.
+ Đồng nhất: Áp dụng đối với tất cả các công ty xăng dầu và với chu kỳ áp dụng như nhau.
- Thông qua đánh giá KPI, sẽ xác định được các nguyên nhân ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động cuối cùng của đơn vị và có các khuyến nghị, biện pháp để cải thiện (làm cho tốt hơn) hiệu quả hoạt động.
- Trước khi xây dựng hệ thống KPI, cần xác định chỉ tiêu KGI (Key Global Indecator – gọi là Mục tiêu cơ bản), từ đó lựa chọn các chỉ tiêu để đưa vào hệ thống KPI.
+ Mọi doanh nghiệp hoạt động phải có mục tiêu. Để đạt được mục tiêu, doanh nghiệp thực hiện hàng loạt các hoạt động.
+ Việc có đạt được mục tiêu hay không là do sự hiệu quả của các hoạt động hướng tới mục tiêu đã định.
+ Vì vậy, trước khi xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả hoạt động, cần xác định mục tiêu và mối liên hệ giữa mục tiêu với các hoạt động hướng tới mục tiêu.
a. Về KGI:
- KGI là từ viết tắt tiếng Anh và có nghĩa là Chỉ tiêu: mục tiêu cơ bản hay mục tiêu tổng thể (như đã nêu ở trên).
- Yêu cầu của KGI được lựa chọn: Có các yêu cầu cơ bản:
+ Trước hết, phải là mục tiêu cơ bản. Doanh nghiệp có nhiều mục tiêu nhưng không nhiều mục tiêu cơ bản (hay mục tiêu tổng thể); Doanh nghiệp nào cũng tập trung gần như toàn bộ các hoạt động cốt lõi cho mục tiêu cơ bản và dành ít hơn sự tập trung cho các mục tiêu không cơ bản khác. Và mục tiêu cơ bản phải là mục tiêu tổng thể nhất, mục tiêu cuối cùng trong các mục tiêu.
+ KGI được lựa chọn phải là duy nhất. Phải lựa chọn duy nhất một KGI mới có thể xác định được một hệ thống KPI trong mối liên hệ với KGI đã được lựa chọn.
+ Phải là mục tiêu được đặt ra hoặc được giao cho trong một thời kỳ nhất định. Như vậy KGI phải là đích đến của đơn vị trong thời kỳ nhất định. Vì nếu mục tiêu không được đặt ra trong một khoảng thời gian nhất định thì không xác định được các hoạt động
cụ thể cần phải thực hiện để đạt được mục tiêu (và nếu không xác định được các hoạt động cụ thể thì không thể xây dựng được hệ thống KPI).
+ Phải là một chỉ tiêu định lượng được. Ví dụ KGI phải là “sản lượng”, “Lợi nhuận”… chứ không thể là “sự thân thiện của nhân viên bán hàng”, “khả năng lan tỏa của thương hiệu Petrolimex”... Một hệ thống KPI hiệu quả là một hệ thống mà các chỉ tiêu hoàn toàn lượng hóa được và được đánh giá bằng chỉ số, số liệu cụ thể (hoàn toàn không có định tính). Tương tự như việc chấm điểm ...
+ Cuối cùng, phải chấp nhận một thực tế: Việc lựa chọn một chỉ tiêu là KGI và phù hợp với các yêu cầu nêu trên chỉ đạt là tương đối. Cố gắng lựa chọn được KGI phù hợp nhất và đáp ứng tốt nhất các yêu cầu nêu trên.
Tác giả đề xuất lựa chọn mục tiêu Lợi nhuận kinh doanh xăng dầu đ/lít là KGI do các mục tiêu khác đều có một số nhược điểm như sau:
+ Chỉ tiêu sản lượng: Trong kế hoạch giao hàng năm, sản lượng luôn được đạt ra đầu tiên khi xây dựng kế hoạch giao cho các đơn vị. Tuy nhiên, sản lượng chỉ là một khía cạnh tạo nên hiệu quả hoạt động cho nên không phù hợp là chỉ tiêu tổng thể hay chỉ tiêu cơ bản (tuy sản lượng có thể là chỉ tiêu quan trọng và đầu tiên).
+ Chỉ tiêu doanh thu: Không phù hợp vì doanh thu không phải là mục tiêu cơ bản (phụ thuộc nhiều vào yếu tố giá).
+ Chỉ tiêu năng suất lao động: Việc lựa chọn yếu tố nào để đo lường năng suất lao động khá phức tạp trong doanh nghiệp thương mại. Bên cạnh đó, năng suất lao động gắn chủ yếu tới yếu tố lao động và tăng trưởng về quy mô, ít liên quan tới mục tiêu cơ bản, do vậy không đáp ứng được yêu cầu về định lượng.
+ Chỉ tiêu tổng lợi nhuận trước thuế: Chỉ phản ánh được quy mô về lợi nhuận, chưa phản ánh được kết quả tổng thể và chưa phải là cái đích cuối cùng hướng tới.
+ Chỉ tiêu lợi nhuận/vốn chủ sở hữu: Nếu các công ty xăng dầu là công ty cổ phần thì việc lựa chọn chỉ tiêu này là phù hợp. Các công ty xăng dầu thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh để đạt mục tiêu cuối cùng của Petrolimex là Lợi nhuận/vốn chủ sở hữu để trả cổ tức, nhưng không phải là mục tiêu cuối cùng của các công ty xăng dầu.
b. KPI:
- Như trình bầy ở trên, các doanh nghiệp sẽ tập trung các hoạt động cốt lõi để hướng tới mục tiêu tổng thể, vì vậy về nguyên tắc, KPI được lựa chọn trên cơ sở chia nhỏ KGI để xác định các cấu thành hình thành lên KGI. Ví dụ Lợi nhuận đ/lít = Lãi gộp đ/lít – Chi phí đ/lít ...
- Tiêu chí, yêu cầu đối với KPI được lựa chọn:
+ Phải có quan hệ mật thiết với KGI (ví dụ chi phí có liên hệ mật thiết với lợi nhuận đ/lít). Vì chỉ có các hoạt động cốt lõi được tập trung cho KGI mới có mối liên hệ mật thiết với KGI.
+ Các đơn vị có thể bằng cố gắng của mình tự cải thiện được chỉ số KPI. Vì nếu không phải bằng cố gắng của mình thì không phải là hoạt động cốt lõi của đơn vị.
+ Phải có sự khác biệt về giá trị KPI được lựa chọn giữa các đơn vị (ví dụ chi phí sửa chữa tài sản cố định được lựa chọn vì chi phí này khác nhau giữa các đơn vị). Nếu chỉ tiêu KPI nào mà đều giống nhau giữa các đơn vị thì việc đo lường hiệu quả hoạt động của chỉ tiêu KPI đó không có ý nghĩa.
Một số chỉ tiêu đánh KPI mà tác giả đề xuất thực hiện:
+ Sản lượng bán lẻ cửa hàng bán lẻ hiện hữu: Để đo lường ảnh hưởng về sản lượng của các cửa hàng hiện tại góp phần vào lợi nhuận đ/l.
+ Sản lượng bán cửa hàng đầu tư mới: Để đánh giá hiệu quả của việc đầu tư mới cửa hàng xăng dầu. Có cách thức cụ thể xác định sản lượng bán của cửa hàng được đầu tư mới.
+ Sản lượng bán thương nhân nhượng quyền: Để đánh giá sản lượng bán cho đối tượng này vào lợi nhuận đ/l.
+ Sản lượng bán buôn: Để đánh giá sản lượng bán cho đối tượng này vào lợi nhuận đ/l.
+ Chi phí lao động bán lẻ + Chi phí vận chuyển bán lẻ + Chi phí sửa chữa tài sản cố định
+ Tỷ lệ chiết khấu bán buôn
3.2.3.2. Các vấn đề cần giải quyết trong việc xây dựng và triển khai hệ thống KPI a. Việc chuẩn hóa KGI:
- Theo cơ chế kinh doanh của Tập đoàn yếu tố lợi nhuận đ/lít bị ảnh hưởng tương đối nhiều bởi yếu tố giá bán nội bộ. Cụ thể của việc ảnh hưởng:
+ Mô hình kinh doanh xăng dầu của Tập đoàn: Công ty mẹ - Tập đoàn là đơn vị duy nhất tạo nguồn hàng kinh doanh; tồn kho là của Tập đoàn; các đơn vị mua nội bộ từ Tập đoàn để có đầu vào nguồn hàng kinh doanh.
+ Giá bán nội bộ, lãi gộp nội bộ thực hiện theo cơ chế kinh doanh của Tập đoàn cũng như định hướng, điều hành cụ thể của Tập đoàn trong từng thời kỳ.
+ Với mô hình công ty mẹ - Công ty con, luôn có các hỗ trợ từ Tập đoàn đoàn cho các đơn vị.
- Do đó, để đánh giá KPI và đo lường chính xác (một cách tương đối) hiệu quả hoạt động của các đơn vị (phản ánh sát được các cố gắng nội tại của các đơn vị) thì cần thiết phải loại bỏ ảnh hưởng của các yếu tố có liên quan tới giá bán nội bộ.
- Việc chuẩn hóa này chỉ yêu cầu thực hiện đối với chỉ tiêu KGI. Sau khi chuẩn hóa, sẽ thấy được mức độ thay đổi hiệu quả kinh doanh đ/lít của các đơn vị cũng như thứ hạng về hiệu quả đ/lít của các đơn vị. Không cần thiết phải chuẩn hóa KPI mà cần lưu ý các yếu tố bất khả kháng (trình bầy dưới đây).
b. Tính toán KGI:
- Thực hiện tính chỉ tiêu KGI của năm hiện hành và năm trước liền kề theo số liệu thực tế (số quyết toán).
- Thực hiện loại bỏ yếu tố nội bộ theo phương án được lựa chọn để tính lại KGI (cho cả năm hiện hành và năm trước liền kề).
- So sánh mức độ thay đổi KGI giữa năm hiện hành với năm trước liền kề, xếp hạng các đơn vị.
- Thực hiện tính toán các chỉ tiêu KPI của đơn vị cho năm hiện hành và năm trước liền kề.
- So sánh mức độ thay đổi của từng chỉ tiêu KPI giữa năm hiện hành với năm trước liền kề của các đơn vị.
- Tính toán, đánh giá mức độ ảnh hưởng của từng chỉ tiêu KPI tới chỉ tiêu KGI. - Đánh giá nguyên nhân của các thay đổi KPI, trong đó cần xác định và loại bỏ các yếu tố khách quan, bất khả kháng.