5. Kết cấu của khóa luận
2.2.4 Cơ cấu tổ chức tại công ty Lữ hành Fiditour chi nhánh Đà Nẵng
(Nguồn: Lữ hành Fiditour Đà Nẵng)
Chức năng và nhiệm vụ từng bộ phận của công ty Lữ hành Fiditour chi nhánh Đà Nẵng
• Ban lãnh đạo công ty
Đây là bộ phận đầu não của công ty với nhiệm vụ giám sát và điều hành trực tiếp mọi hoạt động kinh doanh của công ty. Đề ra mục tiêu, phương hướng, chiến lược mang lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp.
Đồng thời, họ là những người chịu trách nhiệm toàn bộ về kết quả hoạt động kinh doanh và là người đại diện trong các cuộc đàm phán, ký kết hợp đồng, phê duyệt các dự án mới.
• Phòng điều hành
Đây được xem như là bộ phận sản xuất của doanh nghiệp, phòng điều hành sẽ đảm nhiệm những nhiệm vụ chính sau đây:
+ Đưa ra các ý tưởng, các phương hướng cũng như tạo ra nhiều chương trình du lịch hấp dẫn thu hút khách du lịch.
+ Là cầu nối giữa doanh nghiệp với các nhà cung ứng. Đưa ra lựa chọn các dịch vụ cung ứng phù hợp cho từng tour cũng như từng đối tượng khách hàng. Từ đó, tiến hành ký kết hợp đồng với các nhà cung ứng như khách sạn, vận chuyển, nhà hàng,…
+ Giám sát quá trình thực hiện chương trình du lịch. Phối hợp với bộ phận kế toán để thanh toán các khoản đã ký trong hợp đồng cho các nhà cung ứng, các đơn vị trung gian và đơn vị có liên quan. Đồng thời, phối hợp với bộ phận hướng để xử lý kịp thời các tình huống bất ngờ trong quá trình tour du lịch diễn ra.
• Phòng kinh doanh
Phòng kinh doanh là một bộ phận vô cùng quan trọng trong công ty. Bởi chính bộ phận này, đã mang về doanh thu cũng như lợi nhuận rất lớn cho doanh nghiệp. Bộ phận kinh doanh được chia ra nhiều mảng, đáp ứng nhu cầu cho từng khách hàng vời chất lượng vượt trội.
+ Phòng kinh doanh vé lẻ: Đảm nhiệm nhiệm vụ giới thiệu, tư vấn chương trình du lịch cho nhóm khách riêng lẻ. Bộ phận ở tầng triệt, ngay lối vào của công ty, được xem như đại diện cho doanh nghiệp bởi họ là những người trực tiếp tiếp xúc với khách hàng khi vào công ty.
+ Phòng kinh doanh vé đoàn: Nhóm khách hàng của bộ phận này sẽ là các tổ chức, các đoàn thể, công ty hoặc nhóm khách có liên quan, cùng đặc điểm với nhau. Đây là bộ phận có áp lực công việc khá cao khi họ phải vừa tìm kiếm khách hàng, tư vấn và thiết kế chương trình phù hợp với yêu cầu khách hàng, cạnh tranh trực tiếp với các công ty đối thủ để dành được hợp đồng. Vì vậy, họ phải là những người nhạy bén, linh hoạt và dày dặn kinh nghiệm để mang về lợi nhuận cho doanh nghiệp.
+ Phòng Visa: Là nơi tư vấn, hoàn thành các thủ tục Visa cho khách hàng. Ngoài Visa du lịch, bộ phận này còn đảm nhận làm thủ tục visa du học, định cư, …
+ Phòng booking khách sạn: Bộ phận này sẽ tiếp nhận thông tin các đoàn khách từ bộ phận kinh doanh vé đoàn và vé lẻ để tiến hành khảo sát các khách sạn phù hợp và đặt phòng với mức giá thỏa thuận tốt nhất. Trong các mùa cao điểm, thì bộ phận này phải làm việc với công suất 100% vì tình trạng thiếu phòng. Họ phải luôn cập nhật các khách sạn mới, đảm bảo chất lượng lưu trú để luôn làm hài lòng khách hàng. Ngoài ra, họ còn phải có khả năng thỏa thuận giá tốt nhất với các nhà cung ứng lưu trú.
• Phòng hướng dẫn
Đây được xem như là linh hồn của doanh nghiệp lữ hành, khách hàng có tiếp tục sử dụng dịch vụ du lịch bên công ty nữa không thì phụ thuộc rất lớn vào các hướng dẫn viên.
Bộ phận hướng dẫn sẽ điều phối các hướng dẫn viên thực hiên chương trình theo yêu cầu sau khi tiếp nhận thông tin từ bộ phận kinh doanh và điều hành. Trong quá trình tour du lịch diễn ra, hướng dẫn viên sẽ là người trực tiếp lắng nghe và đón nhận phản hồi từ khách du lịch. Đồng thời, phối hợp với bộ phận điều hành xử lý các tình huống bất ngờ xảy ra.
Các hướng dẫn viên tại Lữ hành Fiditour chi nhánh Đà Nẵng phải luôn đảm bảo kiến thức và kĩ năng của mình. Chính vì vậy, công ty phải luôn tổ chức training cũng như các kì kiểm tra định kì dành cho các hướng dẫn viên. • Phòng vé máy bay
Bộ phận này đảm nhận việc thỏa thuận giá cả và đặt vé máy bay theo các chương trình đã bán. Ngoài ra, đây còn là đại lý kinh doanh vé máy bay lớn cho các hàng hàng không.
• Phòng kế toán
Phụ trách công việc báo cáo tài chính theo quy định cũng như theo dõi và phản ánh tình hình tài chính của công ty. Phòng kế toán có mối quan hệ mật thiết với các phòng ban khác, đảm bảo trong công tác chi tiêu, thanh toán các khoản nợ và kê khai doanh thu, chi phí, lợi nhuận công ty một cách rõ ràng.