5. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của khách sạn
2.1.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy
(Nguồn : Bộ phận Nhân sự khách sạn Havin Boutique Danang)
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy khách sạn Nhận xét:
Theo sơ đồ 2.1 ta có thể thấy cơ cấu tổ chức bộ máy khách sạn hình thành với người đứng đầu quản lý là Giám đốc, tiếp đến là 6 bộ phận tương ứng 6 trưởng bộ phận,
Giám đốc Trưởng BP Lễ tân Trưởng BP Hành chính– Nhân sự Trưởng BP Kinh doanh Trưởng BP F&B Trưởng BP Buồng Trưởng BP An ninh- Kỹ thuật Giám sát BP Nhân viên Kế toán Nhân viên Nhân sự Nhân viên Sale Bếp trưởng Giám sát Nhà hàng Giám sát BP Nhân viên An ninh Nhân viên Kỹ thuật Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên
dưới trưởng bộ phận là Giám sát ở các bộ phận như Lễ tân, nhà hàng, buồng phòng và cuối cùng là nhân viên. Trưởng bộ phận là người sau giám đốc và đứng đầu mỗi bộ phận có trách nhiệm quản lý, phân bổ công việc của nhân viên trong bộ phận đảm bảo chất lượng dich vụ tốt nhất, trưởng bộ phận làm việc dưới sự lãnh đạo của giám đốc, có nhiệm vụ tham mưu, theo dõi, kiểm tra và báo cáo với giám đốc nhưng không có quyền đưa ra quyết định cho các bộ phận. Sơ đồ tổ chức bộ máy phân chia các bộ phận rõ ràng và mỗi bộ phận có chức năng riêng nhằm đảm bảo quản lý chặt chẽ và phát huy hiệu quả công việc của từng bộ phận, từng cá nhân.
2.1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong khách sạn Giám đốc
Chức năng: Là người có thẩm quyền cao nhất trong khách sạn, là người chịu trách nhiệm lãnh đạo và quản lý điều hành mọi hoạt động của khách sạn đảm bảo các bộ phận hoạt động hiệu quả nhằm đem lại chất lượng dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, tối đa hóa doanh thu – lợi nhuận cho khách sạn.
Nhiệm vụ: Vạch ra các chương trình kinh doanh tại khách sạn, theo dõi giám sát việc thực hiện mệnh lệnh của tất cả các bộ phận theo chức năng và nhiệm vụ được giao, trực tiếp điều hành một số lĩnh vực khác, nhất là lĩnh vực tuyển chọn nhân viên. Đặc biệt là quan hệ với chính quyền cơ sở và nhà cung ứng. Chịu trách nhiệm hoạt động kinh doanh của khách sạn về mặt pháp luật.
Lễ tân
Chức năng: Lễ tân là bộ mặt của khách sạn, tạo nên chiếc cầu nối giữa khách hàng và các bộ phận trong khách sạn nhằm đáp ứng và thỏa mãn mọi nhu cầu của khách hàng khi lưu trú tại khách sạn.
Nhiệm vụ: Chịu trách nhiệm về các hoạt động của Lễ tân. Làm các việc liên quan đến đặt phòng của khách, làm thủ tục check-in, check-out, đón tiếp khách, tư vấn giới thiệu
các dịch vụ tại khách sạn, phục vụ và xử lý các khiếu nại của khách trong thời gian khách lưu trú tại khách sạn.
Tài chính (Kế toán) – Nhân sự
Kế toán: Quyết định các chiến lược về tài chính; tìm vốn, nguồn vốn cho khách sạn. Theo dõi, quản lý và báo cáo sổ sách thu, chi, công nợ...
Nhiêm vụ: lập chứng từ trong việc hình thành và sử dụng vốn; lập chứng từ xác định kết quả kinh doanh của từng bộ phận và của toàn khách sạn; lập báo cáo tài chính theo tháng, quý, năm. Quản lý và giám sát thu, chi.
Nhân sự: quản lý, tuyển dụng nhân sự
Nhiệm vụ: tổ chức, sắp xếp cán bộ, nhân viên; ban hành các thể chế, quy chế làm việc; theo dõi, đánh giá nhân viên các bộ phận và tiếp nhận ý kiến từ cấp trên, quản lý trực tiếp nhân viên.
Kinh doanh
Chức năng: Tìm kiếm khách hàng mang lại lợi nhuận cho khách sạn.
Nhiệm vụ: Xây dựng các chiến lược, kinh doanh, đưa ra các ý tưởng, làm việc với các công ty du lịch đối tác nhằm tăng doanh thu, lợi nhuận.
Buồng phòng
Chức năng: Cung cấp sản phẩm dịch vụ chính tại khách sạn, mang lại nguồn doanh thu cao nhất trong tổng doanh thu của khách sạn, chịu trách nhiệm về sự nghỉ ngơi lưu trú của khách hàng tại khách sạn, phối hợp chặt chẽ, nhất quán với bộ phận lễ tân trong hoạt động bán và cung cấp dịch vụ buồng.
Nhiệm vụ: Chuẩn bị buồng, đảm bảo luôn ở chế độ sẵn sàng đón khách, vệ sinh buồng phòng hàng ngày, các khu vực tiền sảnh và khu vực công cộng, kiểm tra tình trạng phòng, các thiết bị, vật dụng, sản phẩm khác trong phòng khi làm vệ sinh, nhận và giao các dịch vụ phục vụ khách, báo cho bp lễ tân các vấn đề có liên quan, nắm được tình hình khách thuê phòng.
F&B (Ẩm thực)
Chức năng: Cung cấp thức ăn và đồ uống cho khách lưu trú, hạch toán chi phí, tạo thêm lợi nhuận cho khách sạn, phục vụ ăn uống cho nhân viên khách sạn.
Là bộ phận mang lại doanh thu cao cho khách sạn chỉ sau bộ phận buồng phòng. Bộ phận này thực hiện các công việc liên quan đến ăn uống tại khách sạn, được chia ra làm 2 bộ phận nhỏ: bếp và nhà hàng, trong đó nhà hàng bao gồm phục vụ tại nhà hàng và bar.
Nhiệm vụ: Nắm vững kế hoạch, thực đơn yêu cầu chế biến của khách về thức ăn để tính tiêu chuẩn, tính giá thành, lập dự trù chuẩn bị nguyên liệu để kịp khi phục vụ khách, đảm bảo chế biến đúng kế hoạch, thực hiện, thời gian và chất lượng các món ăn của các đối tượng khách.
Tổ chức hoạt động kinh doanh ăn uống gồm 3 hoạt động chính: chế biến, lưu thông và tổ chức phục vụ dịch vụ ăn uống tại khách sạn, phục vụ ăn uống cho nhân viên khách sạn, cung cấp các dịch vụ bổ sung như: tổ chức tiệc, buffet cho hội thảo, tổ chức tiệc theo yêu cầu của khách.
An ninh-kỹ thuật
Chức năng: Đảm bảo an toàn cho khách hàng, tài sản của khách sạn và khách hàng, chịu trách nhiệm về an ninh trong khách sạn. Quản lý, giám sát các hệ thống kỹ thuật và thiết bị trong khách sạn đảm bảo vận hành tốt,không gặp sự cố, trục trặc trong quá trình hoạt động.
Nhiệm vụ: Tuần tra, canh gác theo ca, luôn ở tư thế sẵn sàng khi gặp sự cố, trông giữ xe cho khách và cho nhân viên các bộ phận khác trong khách sạn, hỗ trợ bộ phận lễ tân trong việc hướng dẫn, chuyển hành lý của khách vào và ra khỏi khách sạn, hỗ trợ các bộ phận khác hoàn thành nhiệm vụ.Theo dõi, bảo trì thường xuyên các thiết bị trong khách sạn; sửa chữa các công cụ, thiết bị khi có yêu cầu của bộ phận khác, thực hiện công việc trang trí sân khấu, chuẩn bị âm thanh cho hội trường khi khách sạn có hội nghị hoặc khi có yêu cầu.