5. Kết cấu của luận văn
1.3.2. Nhóm nhân tố bên trong doanh nghiệp
Theo Vvchudovets (2013): “Nhân tố bên trong là những nhân tố nội tại trong doanh nghiệp chi phối đến kế toán QTCP bao gồm: (1) đặc điểm kinh doanh; (2) cơ cấu quản lý; (3) con người (trình độ kế toán); (4) máy móc thiết bị (trang bị cho kế toán quản trị)”. Các nhóm nhân tố trên của Vvchudovets có thể được gộp thành 2
nhóm nhân tố chính: đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp ảnh hưởng đến kế toán QTCP; tổ chức bộ máy kế toán QTCP. Trong đó, nhân tố về tổ chức bộ máy kế toán QTCP là nhân tố quan trọng để đáp ứng tốt hơn cho nội dung kế toán QTCP. Bên cạnh đó, cần bổ sung nhân tố nhu cầu thông tin của nhà quản trị, đây là nhân tố định hướng cho nội dung của kế toán QTCP trong doanh nghiệp. Với quan điểm này, nhân tố bên trong doanh nghiệp gồm: (1) Nhu cầu thông tin của nhà quản trị; (2) Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp ảnh hưởng đến kế toán QTCP; (3) tổ chức bộ máy kế toán QTCP. Cụ thể:
(1) Nhân tố nhu cầu thông tin của nhà quản trị
Hội nhập kinh tế quốc tế và sự thay đổi không ngừng của các phương pháp quản trị đòi hỏi kế toán QTCP cần phải trao đổi cả phương diện lý luận và thực tiễn để đáp ứng trong điều kiện mới. Sự thay đổi của kế toán QTCP phụ thuộc rất nhiều vào quan điểm của nhà quản trị bởi nhà quản trị quan tâm, đầu tư sẽ là tiền đề cho sự thay đổi kế toán QTCP.
Nhu cầu thông tin của nhà quản trị là nhân tố mang tính định hướng cho nội dung của kế toán QTCP trong doanh nghiệp, bởi nội dung kế toán QTCP cần được thực hiện như thế nào? Mức độ thực hiện ra sao phụ thuộc rất lớn vào nhu cầu thông tin của nhà quản trị. Với quan điểm, nhận thức của nhà quản trị ở mức độ cao thì nhu cầu đòi hỏi thông tin cung cấp khoa học, hợp lý, đáp ứng được yêu cầu quản trị trong việc kiểm soát chi phí cũng như ra quyết định. Đối với nhà quản trị không coi trọng hoặc không có nhu cầu nhiều về thông tin kế toán QTCP, thì nội dung kế toán QTCP chỉ được đề cập ở số nội dung nhất định thậm trí không được đề cập trong doanh nghiệp.
(2) Nhân tố đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp dịch vụ
Hoạt động kinh doanh dịch vụ rất đa dạng và có sự khác biệt về nhu cầu thông tin giữa các doanh nghiệp dịch vụ. Cơ sở để hình đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp dịch vụ bao gồm: Loại hình dịch vụ; quy mô hoạt động của doanh nghiệp; hệ thống cung cấp dịch vụ; tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Thứ nhất, các hoạt động dịch vụ trong doanh nghiệp dịch vụ thường rất đa dạng. Các hoạt động dịch vụ có thể được thực hiện và cung ứng đơn lẻ, có thể được thực hiện và cung ứng đồng thời trong một gói dịch vụ nhất định và mang tính chất bổ trợ cho nhau. Ví dụ như DN hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin, có thể cung cấp các loại dịch vụ gồm dịch vụ phần mềm, vận hành ứng dụng trên điện thoại di động, cho thuê máy chủ.... Nhà quản trị luôn có nhu cầu thông tin về doanh thu, chi phí từng dịch vụ cụ thể. Tuy nhiên, khi khách hàng sử dụng dịch vụ vận hành ứng dụng trên điện thoại di động, khách hàng cũng có thể tham gia sử dụng các dịch vụ khác như dịch vụ quảng cáo số, dịch vụ thiết kế Website, dịch vụ quản lý hàng hóa.…. Do vậy, việc hạch toán chi tiết doanh thu, chi phí cho từng hoạt động dịch vụ cung ứng đồng thời là không đơn giản. Mặt khác, việc kiểm soát chi phí tạo nên các dịch vụ là tương đối khó khăn, đòi hỏi khâu thu thập, tổng hợp thông tin về chi phí và tính giá thành từng dịch vụ trong DN phải kịp thời chính xác, để cung cấp thông tin đáp ứng nhu cầu của nhà quản trị trong những thời điểm nhất định.
Thứ hai, hoạt động của các doanh nghiệp dịch vụ có tính rủi ro cao. Để hoàn thành một số loại sản phẩm dịch vụ. DN phải bỏ ra rất nhiều loại chi phí khác nhau nhưng đôi khi vẫn không cung cấp được dịch vụ có chất lượng như mong muốn. Ví dụ như các doanh nghiệp công nghệ để cung cấp được các dịch vụ phần mềm phải đầu tư xây dựng hệ thống Platform.… với chi phí đầu tư rất lớn, thời gian thu hồi vốn lâu. Trong quá trình vận hành, các DN công nghệ thường xuyên phải đối mặt với các rủi ro, các tổn thất về hệ thống như nền tảng Platform không phù hợp với người dùng. điều kiện thực tế của khách hàng chưa đáp ứng được yêu cầu tổ chức hệ thống của phần mềm… Do vậy, trong quá trình đầu tư phát triển sản phẩm mới, nhà quản trị có nhu cầu thông tin về lợi ích đầu tư và chi phí bỏ ra để cân nhắc phương án đầu tư hiệu quả, giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra.
Thứ ba, sản phẩm của các doanh nghiệp dịch vụ mang tính vô hình. Hầu hết sản phẩm của hoạt động dịch vụ thường mang tính vô hình mà không có hình thái vật chất cụ thể, do đó có thể gây khó khăn trong việc kiểm soát chất lượng dịch vụ trước khi cung ứng bàn giao cho khách hàng. Như trường hợp của các DN công
nghệ khi cung cấp dịch vụ phần mềm cho khách hàng thì không thể nhìn thấy hình thái vật chất của dịch vụ, không thể đánh giá ngay chất lượng dịch vụ. Sản phẩm dịch vụ thường chỉ sử dụng một lần, không có tình trạng sản xuất xong chờ bán, do đó không có chi phí ở khâu trung gian. Do vậy, chi phí cố định trong các DN dịch vụ nói chung và DN công nghệ nói riêng là rất lớn. Nhà quản trị sẽ luôn có nhu cầu thông tin về các loại biến phí và định phí, các định mức chi phí nhằm xây dựng dự toán chi phí cũng như xác định chính xác các khoản chi phí ảnh hưởng đến giá thành dịch vụ trong đơn vị.
Thứ tư, sản phẩm dịch vụ thường mang tính đặc thù riêng, các sản phẩm thường không giống nhau. Do vậy việc tập hợp chi phí và tính giá thành dịch vụ ở các DN dịch vụ là khác nhau, ở các DN hoạt động trong cùng một lĩnh vực cũng khác nhau. Chi phí dịch vụ ở các DN này luôn mang tính cá biệt. Do vậy, nhà quản trị phải căn cứ vào đặc điểm SXKD cụ thể của đơn vị mình để xác định phương pháp tập hợp chi phí phù hợp, xây dựng các định mức chi phí, dự toán chi phí, xác định nhu cầu thông tin với từng dịch vụ cụ thể, để từ đó có thể có đủ nguồn thông tin đáng tin cậy phục vụ việc kiểm soát các yếu tố chi phí phát sinh trong đơn vị mình.
(3) Nhân tố tổ chức bộ máy kế toán QTCP
Tổ chức bộ máy kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp là việc tổ chức bố trí nhân sự kết hợp với các phương tiện trang thiết bị nhằm ghi chép, tính toán, xử lý thông tin chi phí tại doanh nghiệp từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin nội bộ cho đơn vị. Có 3 mô hình tổ chức bộ máy kế toán QTCP: Mô hình kết hợp, mô hình tách biệt và mô hình hỗn hợp.
Mô hình kết hợp là mô hình mà hệ thống kế toán tài chính và hệ thống kế toán QTCP kết hợp với nhau trong cùng hệ thống kế toán của DN cả về bộ máy kế toán và công tác kế toán. Nhân viên kế toán đảm nhận từng bộ phận, đồng thời thực hiện cả công việc kế toán tài chính và kế toán quản trị QTCP. Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng theo chế độ kế toán tài chính (kế toán tài chính sử dụng tài khoản tổng hợp còn kế toán QTCP sử dụng tài khoản chi tiết), sổ kế toán của kế toán tài chính được ghi chép tổng hợp còn KTQT căn cứ vào nhu cầu thông tin quản trị cụ thể đối
với từng hoạt động, từng chỉ tiêu mà mở sổ chi tiết thích hợp, báo cáo kế toán được lập định kỳ theo kế toán tài chính nhưng chi tiết hơn, có thể lập theo nhu cầu quản lý. Mô hình này có ưu điểm là tiện lợi, gọn nhẹ, dễ quản lý được vận dụng cho các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ và vừa.
Mô hình tách biệt là mô hình mà hệ thống kế toán tài chính và hệ thống kế toán quản trị QTCP tách biệt về bộ máy kế toán và công tác kế toán. Doanh nghiệp sẽ xây dựng hệ thống thông tin kế toán QTCP hoàn toàn độc lập với hệ thống thông tin kế toán tài chính. Theo đó bố trí nhân sự cũng hoàn toàn độc lập, hệ thống tài khoản được xây dựng thành hệ thống riêng (mã hóa, ký hiệu riêng, ghi chép riêng); sổ kế toán xây dựng phục vụ cho ghi chép các nghiệp vụ theo quan điểm riêng của kế toán quản trị; báo cáo được lập riêng, có biểu mẫu thiết kế phù hợp với nhu cầu quản trị, số lượng tùy thuộc vào các trung tâm, nghiệp vụ kế toán QTCP với kỳ lập báo cáo khác kế toán tài chính theo định kỳ, thường xuyên hay theo nhu cầu. Mô hình này phân định được công việc rõ ràng, tính chuyên môn hóa cao và có thể áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có quy mô lớn.
Mô hình hỗn hợp là sự kết hợp cách thức mô hình tổ chức của hai mô hình kết hợp và mô hình tách biệt, trong đó một số bộ phận kế toán QTCP được tổ chức độc lập với kế toán tài chính, một số bộ phận khác lại tổ chức kết hợp. Như vậy nhân sự, hệ thống tài khoản, sổ kế toán, báo cáo nếu có phần hành tương đồng mà doanh nghiệp không cần tách thì vận dụng theo mô hình kết hợp, còn nếu có phần hành khác biệt cung cấp thông tin nội bộ cho công tác quản lý, cho kiểm soát hoạt động, kiểm soát tổ chức thì có thể áp dụng theo mô hình tách biệt. Mô hình này vừa tiện lợi trong quản lý vừa phân định được công việc được rõ ràng.
Về trình độ đội ngũ cán bộ kế toán QTCP
Trình độ đội ngũ cán bộ kế toán QTCP ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng thông tin kế toán QTCP. Theo hiệp hội kế toán viên Mỹ - IMA (2004) nhận định: Nhân viên kế toán quản trị sử dụng kiến thức chuyên môn và kỹ năng để giúp nhà quản trị trong việc lập kế hoạch, kiểm soát chi phí và ra quyết định. Trong quá trình xử lý các thông tin tài chính và phi tài chính, nhân viên kế toán QTCP cần có khả
năng phân tích, dự đoán thông tin nhằm cung cấp cho nhà quản lý một cách chính xác và kịp thời nhất để ra quyết định kinh doanh.
Về ứng dụng công nghệ trong kế toán QTCP
Theo Kaplan & Jonhson (1987), vận dụng các phương tiện hiện đại để ghi nhận, xử lý thông tin, tất cả mọi giao dịch đều được ghi chép chính xác đến từng dòng sản phẩm, từng đơn vị sản phẩm sẽ là nhân tố quan trọng cho việc đưa kế toán quản trị phát triển thêm một bước mới. Theo Hansen. Mowen (2006) khi áp dụng công nghệ trong kế toán thì nâng cao cả về số lượng và chất lượng của thông tin cung cấp, hơn nữa việc xử lý, cung cấp thông tin sẽ được thực hiện đầy đủ và kịp thời hơn. Như vậy việc ứng dụng khoa học công nghệ trong kế toán QTCP là nhân tố ảnh hưởng đến hoàn thiện kế toán QTCP trong doanh nghiệp.