5. Kết cấu của luận văn
4.3.4. Hoàn thiện phân tích và cung cấp thông tin chi phí
4.3.4.1. Hoàn thiện phân tích thông tin chi phí
Trong điều kiện cạnh tranh như hiện nay, Tổng công ty cổ phần Bưu chính Viettel phải tự giải quyết những khó khăn theo các hướng: kiểm soát để giảm chi phí hoạt động cung ứng dịch vụ, quản lý các dự án đảm bảo hoạt động hiệu quả. Các cấp quản trị cần thông tin cho quá trình ra quyết định ngắn hạn là rất cần thiết.
Từ kết quả phân tích chi phí thành biến phí và định phí, tại công ty có thể xác định được điểm hoà vốn trong một số trường hợp cụ thể, giúp nhà quản trị có thêm nhiều thông tin hỗ trợ việc ra quyết định. Công ty có kế hoạch triển khai dịch vụ quảng cáo số và dịch vụ VTsale nhằm tạo thêm doanh thu ngoài tập đoàn giảm phụ thuộc vào công ty mẹ. Để phục vụ việc ra quyết định, hệ thống thông tin KTQT chi phí phải cung cấp cho nhà quản trị những thông tin về chi phí đầu tư, nâng cấp phần mềm, biến phí và định phí vận hành hệ thống, kết hợp với đơn giá dự kiến của gói dịch vụ quảng cáo số, công ty sẽ tính toán được số lượng khách hàng và gói dịch vụ tương ứng với doanh thu của dịch vụ quảng cáo số để đạt điểm hòa vốn, tính toán thời gian để doanh thu có thể bù đắp cho toàn bộ chi phí đầu tư của đơn vị (thời gian hòa vốn).
Áp dụng theo công thức: Q = F/(P - V)
Trong đó: F là tổng chi phí cố định; P là giá bán/gói dịch vụ; V là chi phí biến đổi/gói dịch vụ; Q là sản lượng hòa vốn.
Ví dụ: đối với dịch vụ quảng cáo Facebook công ty xác định chi phí giá vốn bao gồm biến phí là chi phí trả cho Facebook khoảng 28 triệu đồng/khách hàng/tháng và định phí là chi phí lương nhân viên kinh doanh dịch vụ quảng cáo giai đoạn đầu công ty chi trả mức cố định khoảng 10 triệu đồng/người/tháng, hiện
có 5 nhân viên kinh doanh chi phí, công ty dự kiến đơn giá bán dịch vụ quảng cáo số bình quân là 30 triệu đồng/gói dịch vụ/tháng.
Chỉ tiêu Số tiền
Giá bán (P) 30
Định phí (F) 50 Biến phí (V) 28
Số lượng gói dịch vụ hòa vốn là: 50/(30-28) = 25 (gói dịch vụ).
Như vậy giả sử với mỗi khách hàng lẻ chỉ sử dụng 1 gói dịch vụ/tháng công ty cần duy trì ít nhất 25 khách hàng/tháng để đảm bảo hòa vốn.
4.3.4.2. Hoàn thiện về cung cấp thông tin chi phí
Mục tiêu của KTQT chi phí là cung cấp các thông tin chi phí có chất lượng cho nhà quản trị, phục vụ việc ra quyết định. Chất lượng thông tin cung cấp thể hiện ở tính thích hợp, kịp thời, chính xác và cập nhật. Loại thông tin cần cung cấp cho nhà quản trị phải phù hợp với nhu cầu của nhà quản trị các cấp, liên quan đến thông tin về chi phí thực hiện, chi phí dự toán, phân tích chi phí và chi phí theo trung tâm trách nhiệm để hỗ trợ nhà quản lý thực hiện các chức năng quản trị của mình. Báo cáo quản trị chi phí là một phương tiện hữu hiệu để cung cấp thông tin đầu ra từ hệ thống thông tin KTQT chi phí. Do vậy, các chỉ tiêu trên hệ thống báo cáo quản trị chi phí cần phải đảm bảo phản ánh đầy đủ các thông tin đáp ứng nhu cầu thông tin cho quản lý, điều hành và ra quyết định kinh tế.
Về trách nhiệm lập báo cáo KTQT chi phí, bộ phận kế toán công ty chịu trách nhiệm tổng hợp thông tin trên hệ thống dữ liệu để lập báo cáo chi phí cho từng bộ phận báo cáo ban giám đốc phục vụ ra quyết định.
Về thời gian lập báo cáo KTQT chi phí của công ty cần tổ chức cung cấp thông tin định kỳ theo tuần, theo tháng, theo quý và theo năm tài chính thông qua các báo cáo KTQT. Thông tin này cũng có thể được cung cấp trong các trường hợp nhà quản trị cần thông tin đột xuất để đánh giá khả năng thu hồi vốn, hiệu quả mang lại cho đơn vị, phục vụ ra quyết định đầu tư ở các thời điểm cụ thể. Ví dụ: Đối với báo cáo tỷ lệ hoàn ứng chi phí nên được làm theo tuần vì tại Công ty quy định thời gian hoàn ứng là 10 ngày. Đối với báo cáo ước số doanh thu thu chi phí lợi nhuận theo tháng để nhà quàn trị năm được tình hình thực hiện kế hoạch và kiểm soát thực
hiện tối ưu chi phí. Sau khi kết thúc Quý, kế toán quản trị lập các báo cáo quản trị Doanh thu – Chi phí – Lợi nhuận theo dịch vụ theo Quý phù hợp với Báo cáo tài chính để điều chỉnh dự toán cho Quý tiếp theo phù hợp với tình hình thực tế.
Về hình thức truyền tải thông tin, công ty nên sử dụng báo cáo là các bản in dạng bảng số liệu hoặc dạng đồ thị để nhà quản trị có thể đánh giá mức độ biến động chi phí, so sánh với mức biến động doanh thu một cách thuận lợi. Các báo cáo này cũng có thể được truyền tải qua mạng nội bộ nhưng phải đảm bảo tính bảo mật và đáng tin cậy cao, đáp ứng các tiêu chí chất lượng thông tin KTQT. (Phụ lục 4.7)
Tại Tổng Công ty CP Bưu chính Viettel nên sử dụng phương pháp Chi phí mục tiêu (Target costing) cụ thể:
Chi phí mục tiêu = Giá bán dự kiến – Lợi nhuận mong muốn.
Sau khi xác định được chi phí mục tiêu, nhà quản trị tại Tổng công ty CP Bưu chính Viettel tổ chức quản trị chi phí theo từng giai đoạn của quy trình sản xuất kinh doanh từ khâu lập kế hoạch đến khâu sản xuất kinh doanh, từ khâu kế hoạch đến khâu tổ chức thực hiện, làm sao cho chi phí thực tế không vượt quá CPMT. Điều này đòi hỏi, các nhà quản trị phải tổ chức sản xuất kinh doanh và quản trị chi phí thật nghiêm ngặt ở tất cả các giai đoạn của quy trình sản xuất kinh doanh, không ngừng phát hiện những chi phí không hữu ích hoặc không tương xứng với tầm quan trọng của sản phẩm dịch vụ.