5. Kết cấu của luận văn
3.3.2. Những hạn chế và nguyên nhân
Hạn chế về phân loại chi phí
Chưa thực hiện phân loại chi phí theo cách ửng xử và mức độ kiểm soát chi phí: Tại Công ty thực hiện phân loại chi phí theo nội dung kinh tế và theo chức năng hoạt động. Cách phân loại này chỉ để đáp ứng nhu cầu thông tin cho việc tập hợp chi phí, tính giá thành dịch vụ, lập và trình bày BCTC mà chưa đáp ứng được nhu cầu thông tin của nhà quản trị. Các thông tin chi phí đó chưa đủ để phân tích, đánh giá và kiểm soát tốt các yếu tố chi phí liên quan đến sản xuất dịch vụ và vận hành hệ thống công nghệ thông tin. Còn đối với cách phân loại chi phí theo yêu cầu của KTQT như: phân loại chi phí theo cách ứng xử (biến phí, định phí, chi phí hỗn hợp), phân loại chi phí thành chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp, chi phí kiểm soát được, chi phí không kiểm soát được hay chi phí cơ hội, chi phí chìm đều chưa được thực hiện.
Hạn chế về định mức và dự toán chi phí
Hiện nay, công ty mới chỉ xây dựng định mức chi phí công tác phí chưa xây dựng định mức chi phí điện nước, chi phí văn phòng phẩm, chi phí giao dịch. Đây là những khoản chi phí thường xuyên phát sinh tại công ty. Công ty đã thực hiện lập kế hoạch năm cho các khoản chi phí tuy nhiên việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh cũng như huy động các nguồn lực cần thiết chỉ đáp ứng được yêu cầu của kế toán tài chính mà chưa đáp ứng được yêu cầu của kế toán quản trị. Bên cạnh đó cũng không có các biện pháp và tiêu chuẩn cụ thể nào để kiểm tra việc thực hiện các định mức về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, và chi phí sản xuất chung một cách chính xác. Định mức và kế hoạch chi phí được lập dựa trên kinh nghiệm của nhà quản trị nên việc lập dự toán chi phí chưa phục vụ được cho công tác kế toán quản trị. Dự toán chi phí mới được lập theo năm mà không lập
theo tháng, quý do đó không cập nhật kịp thời tình hình thực tế thị trường khi gặp phải những yếu tố khách quan khó lường trước để kiểm soát chi phí kịp thời.
Trong hoạt động SXKD mặc dù công ty đã hết sức cố gắng, song ngoài những thành tựu đã đạt được không thể tránh khỏi các thiếu sót. Đối với quá trình kế toán tiền lương thì trong thời gian tới vẫn có những vấn đề cần được khắc phục và tiếp tục cải tiến.
Chi phí tiền lương chiếm tỷ trọng lớn trên 90% trong cơ cấu chi phí tại công ty nhưng áp dụng theo mức lương thỏa thuận cố định trong hợp đồng lao động, chưa tiến hành đánh giá định kỳ để điều chỉnh lại mức lương từng người lao động phù hợp với kết quả lao động tạo ra giá trị cho doanh nghiệp. Rủi ro khi điều kiện kinh doanh không thuận lợi do yếu tố khách quan như thiên tai bão lũ, doanh nghiệp bị sụt giảm doanh thu nhưng vẫn phải chi trả lương cố định sẽ gây áp lực tài chính lớn cho doanh nghiệp.
Về việc tính và thanh toán lương cho bộ phận trực tiếp và gián tiếp cần có sự phù hợp với tính chất công việc cũng như chất lượng công việc. Tránh sự mâu thuẫn tiền lương cao thấp so với tính chất công việc. Cần có sự khuyến khích kịp thời đúng lúc với từng bộ phận sản xuất. Nhằm đạt được kết quả công việc cũng như tinh thần trách nhiệm của mỗi cá nhân đối với công việc.
Hạn chế của thu thập, xử lý thông tin chi phí
Chứng từ sử dụng:
Công ty chưa chưa xây dựng quỹ lương, đơn giá tiền lương trong năm. Theo quy định của Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015, các khoản chi phí tiền lương, tiền thưởng cho người lao động được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN khi được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại: quy chế tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp cho người lao động của DN hoặc trên Hợp đồng lao động.
Công ty chưa xây dựng quy định về lập và thẩm định dự án đầu tư chính vì vậy có những dự án hoạt động không hiệu quả gây lãng phí chi phí. Công tác lập và thẩm định chưa sát thực tế do chưa tính toán hết các chi phí tiềm tàng. Đây cũng là
vấn đề chung của các công ty dịch vụ phần mềm vì là một lĩnh vực khá mới và đòi hỏi tính chuyên môn cao, trình độ chưa đáp ứng kịp thời. Ví dụ: Đối với dịch vụ Fulfillment, công ty đã xây dựng kế hoạch triển khai nhưng chưa được thẩm định tính khả thi, bộ phận kinh doanh chưa đủ trình độ nghiên cứu thị trường để xác định khả năng thành công của dự án dựa trên cơ sở khoa học mà dựa trên phán đoán chủ quan. Công ty đã mua phần mềm quản lý kho WMS để kinh doanh dịch vụ Fulfillment nhưng nền tảng hệ thống chuỗi cung ứng hiện tại của Tổng công ty chưa đáp ứng được yêu cầu thiết kế của phần mềm WMS dẫn đến phần mềm đã mua về nhưng không sử dụng được gây lãng phí chi phí. Đối với khoản chi phí này không tạo ra doanh thu sẽ không được đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Hệ thống tài khoản kế toán và sổ kế toán
Tại công ty mới chỉ thực hiện mở sổ kế toán chi tiết đến tài khoàn cấp 2 để tập hợp và theo dõi chi phí phát sinh.“Với cách thức tổ chức hệ thống tài khoản kế toán và sổ kế toán chi phí chi tiết như vậy cho thấy hệ thống tài khoản chưa được tổ chức theo hướng chú trọng thu thập thông tin phục vụ quản trị chi phí và lập dự toán, chưa phản ánh chênh lệch chi phí giữa dự toán và thực hiện, giữa định mức chi phí và chi phí thực tế. Cùng với hệ thống TKKT, hệ thống sổ KTQT chi phí cũng chưa được các DNVT thiết lập để tập hợp các thông tin chênh lệch và nguyên nhân chênh lệch giữa kế hoạch và thực hiện, giữa dự toán và thực hiện.”
Ví du: Đối với chi phí tiền lương bộ phận trực tiếp tại công ty được ghi nhận và theo dõi trên tài khoản 622. Hạch toán chi phí tiền lương bộ phận trực tiếp không tách theo dịch vụ mà hạch toán tổng chi phí tiền lương phát sinh hàng tháng. Khi nhà quản trị cần báo cáo chi phí theo từng dịch vụ, bộ phận kế toán căn cứ vào dữ liệu trên bảng lương để xử lý trên phần mềm Excel xác định chi phí lương đích danh và chi phí lương phân bổ của người lao động dùng chung cho nhiều dịch vụ để xác định hiệu quả cho từng dịch vụ dẫn đến chậm trễ trong việc thực hiện lập báo cáo.
Tại Tổng công ty tổ chức hạch toán theo hình thức kế toán tập trung, toàn bộ chứng từ kế toán được tập hợp tại Phòng Tài chính. Nhân viên kế toán tại các chi nhánh chỉ giữ vai trò tổng hợp hồ sơ chi phí gửi về Phòng Tài chính Tổng công ty, không có chức năng hạch toán kế toán.
Sau khi kiểm tra và phê duyệt chứng từ quyết toán chi phí tại các phòng ban, chi nhánh bộ phận kế toán thực hiện hạch toán chi phí lên phần mềm kế toán tuy nhiên việc hạch toán mới chỉ được theo dõi đến cấp độ chi nhánh và khối cơ quan chưa chi tiết được đến từng đơn vị kinh doanh trực tiếp (các trung tâm chi phí). Do đó, nhu cầu đánh giá hiệu quả kinh doanh từng đơn vị gặp khó khăn khi phải xử lý ngoài phần mềm kế toán bằng việc dữ liệu từ các file excel do đơn vị cung cấp không đảm bảo tính chính xác và mất nhiều thời gian làm báo cáo không còn tính thời sự để phục vụ việc ra quyết định của nhà quản lý.
Phương pháp xác định chi phí
Công ty thực hiện xác định chi phí theo phương pháp truyền thống, cụ thể là phương pháp chi phí thực tế kết hợp với định mức. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp được tập hợp theo chi phí thực tế phát sinh, còn chi phí sản xuất chung được phân bổ theo chi phí sản xuất chung ước tính để xác định giá phí sản phẩm dịch vụ.
Chi phí sản xuất chung được phân bổ theo tiêu thức cơ cấu doanh thu dịch vụ sẽ không phản ánh đúng chi phí thực tế của dịch vụ đó dẫn đến báo cáo lãi lỗ theo dịch vụ phản ánh không chính xác chỉ mang tính ước tính. Phân bổ CP SXC theo doanh thu sẽ làm triệt tiêu nỗ lực của các bộ phận trọng doanh nghiệp khi họ càng nỗ lực kinh doanh thì càng chịu nhiều chi phí.
Về phân tích và cung cấp thông tin chi phí
Phân tích thông tin chi phí
Công ty đang chú trọng đến công tác kế toán tài chính mà chưa quan tâm nhiều đến công tác kế toán quản trị. Các thông tin kế toán cung cấp chỉ dùng để phục vụ cho các đối tượng bên ngoài như cơ quan thuế, khách hàng, đơn vị cho vay vốn… chứ chưa thực sự hữu ích đối với nhà quản trị. Bởi vì các thông tin cung cấp
chủ yếu là thông tin về tổng thể hoạt động kinh doanh của công ty trong quá khứ chứ chưa phản ánh được xu thế biến động cũng như nguyên nhân gây ra xu thế đó của chi phí trong tương lai.
Những thông tin trên sổ sách kế toán chủ yếu chỉ phản ánh thông tin về chi phí thực tế phát sinh tại công ty mà chưa phản ánh được mức dự toán cũng như định mức chi phí sản xuất. Mặt khác, số liệu và chứng từ kế toán mới chỉ phục vụ cho công tác theo dõi chi phí giá vốn dịch vụ chứ chưa phù hợp với việc phân tích chi phí theo định phí, biến phí để từ đó có thể phân tích được chênh lệch giữa chi phí thực tế và chi phí theo định mức và theo dự toán.
Mặc dù công ty sử dụng là phương pháp phân tích chênh lệch chi phí và phương pháp chỉ số tài chính. Tuy nhiên việc so sánh mới chỉ dừng lại ở việc tính toán mức độ chênh lệch chi phí thực hiện với chi phí kế hoạch, chi phí quá khứ và tính một số chỉ tiêu tài chính chứ chưa tiến hành xác định các nhân tố tác động và mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến chênh lệch chi phí.
Cung cấp thông tin chi phí
Hiện tại, các thông tin chi phí được cung cấp chưa đáp ứng nhu cầu nhà quản trị các cấp tại công ty. Với phương tiện cung cấp thông tin chủ yếu là hệ thống báo cáo KTQT chi phí, tại công ty chỉ cung cấp thông tin về tình hình thực hiện chi phí với các nội dung được xây dựng dựa vào kết quả của việc quản lý và phân loại chi phí theo chức năng của chi phí. Các chỉ tiêu trên báo cáo thực hiện gần như trùng khớp với các chỉ tiêu được theo dõi trên sổ sách KTTC, tuy thuận tiện cho công tác quản lý nhưng không cung cấp đầy đủ thông tin theo yêu cầu nhà quản trị.
Thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích chi phí tại công ty khá đơn giản, chỉ so sánh chênh lệch về số tuyệt đối, số tương đối với cùng chỉ tiêu này ở kỳ trước hoặc kế hoạch để đánh giá tình hình chi phí trong kỳ, chưa có phân tích nguyên nhân gây chênh lệch cũng như nguyên nhân tăng, giảm chi phí để có biện pháp khắc phục.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Chương 3 đã nghiên cứu, phân tích thực trạng kế toán quản trị chi phí tại Tổng Công ty cổ phần Bưu chính Viettel. Phần đầu tiên là giới thiệu về lịch sử hình thành. đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của công ty. Phần tiếp theo. trình bày thực trạng của kế toán quản trị chi phí. Tôi đã đưa ra những đánh giá chung về những kết quả đạt được cũng như một số tồn tại của công tác kế toán Chi phí tại công ty. Đây là những cơ sở thực tiễn giúp cho Tôi đề xuất một số giải pháp hoàn thiện kế toán quản trị chi phí tại Tổng Công ty cổ phần Bưu chính Viettel ở Chương 4.
CHƯƠNG 4: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN BƯU CHÍNH VIETTEL