5. Kết cấu của luận văn
3.2.3. Thu thập, xử lý thông tin chi phí tại Công ty
Thông tin ban đầu về chi phí thực hiện phát sinh tại Tổng Công ty cổ phần Bưu chính Viettel được thu nhận thông qua các chứng từ phản ánh các hao phí phát sinh tại phòng ban, đơn vị trực thuộc. Các loại chứng từ này đều được tuân thủ theo chế độ chứng từ ban hành theo chế độ kế toán tại thông tư Thông tư 200/2014/TT- BTC. Toàn bộ chứng từ được tập hợp tại Phòng Tài chính để kiểm tra, xác minh tính pháp lý và ghi sổ kế toán.
Tổng Công ty cổ phần Bưu chính Viettel sử dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC, ngày 22/12/2014.
(Nguồn: Phòng Tài chính TCT CP Bưu chính Viettel) Bước 1: Nhân viên tập hợp tất cả chứng từ phát sinh có liên quan làm đề nghị thanh toán
Khi thực hiện xong công việc được giao, nhân viên bộ phận có nhu cầu thanh toán sẽ tập hợp tất cả các chứng từ phát sinh có liên quan để làm đề nghị thanh toán xác định số tiền cần thanh quyết toán.
Bước 2: Kế toán thanh toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn, chứng từ
Các chứng từ được nhân viên chuyển cho kế toán thanh toán kiểm tra, rà soát lại tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn, chứng từ. Lưu ý một số trường hợp sau:
+ Hóa đơn GTGT phải đảm bảo: tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp.
+ Những khoản chi không có hóa đơn thì phải lập bảng kê mẫu 01/TNDN (theo thông tư 78/2014/TT-BTC).
+ Những hóa đơn tiếp khách thì phải có danh sách món ăn đi kèm.
Kế toán thanh toán căn cứ vào đề nghị thanh toán phê duyệt số tiền theo đúng định mức, kế hoạch, quy chế đã được phê duyệt.
Kế toán thanh toán chuyển bộ chứng từ thanh toán, tạm ứng cho kế toán trưởng kiểm tra lại và ký duyệt giấy đề nghị thanh toán.
Bước 3: Giám đốc ký duyệt
Sau khi kế toán trưởng ký duyệt, kế toán thanh toán chuyển chứng từ để giám đốc ký.
Bước 4: Kế toán thanh toán lập phiếu
Kế toán thanh toán lập phiếu thu, chi (nếu thu, chi tiền mặt) trên phần mềm DSS hoặc Ủy nhiệm chi (nếu thanh toán chuyển khoản) trên phần mềm Microsoft Excel và in phiếu và ký kế toán trưởng.
Bước 5: Trình ký chứng từ
Kế toán thanh toán trình phiếu thu chi, UNC giám đốc ký duyệt.
Bước 6: Thủ quỹ thu chi, kế toán lưu hồ sơ
Thủ quỹ thu, chi tiền (trường hợp thanh toán tiền mặt) hoặc chuyển hồ sơ ra ngân hàng (trường hợp thanh toán chuyển khoản), kế toán thực hiện lưu trữ hồ sơ. Đối với chi phí sản xuất:
Chi phí nhân công trực tiếp
- Chứng từ sử dụng: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương và
các khoản trích theo lương, Bảng chuyển khoản tiền lương, Bảng chuyển khoản tiền lương, Bảng tổng hợp thuế TNCN.
- Tài khoản sử dụng: Đối với chi phí nhân công trực tiếp, công ty thực
hiện hạch toán chi phí vào TK 622, để theo dõi tiền lương phải trả công ty mở chi tiết đến tài khoản cấp 2 và cấp 3 TK 3341 theo dõi tiền lương đối tượng hợp đồng lao động, TK 33481 theo dõi thù lao đối tượng cộng tác viên. Công ty theo dõi các khoản trích theo lương các TK cấp 2: 3382, 3383, 3384, 3386.
- Sổ kế toán: Toàn bộ chi phí tiền lương bộ phận trực tiếp được tập hợp
vào TK 622, không chi tiết theo dịch vụ. Sau khi thu nhận đầy đủ chứng từ, kế toán hạch toán chi phí tiền lương vào phần mềm DSS chọn phân hệ “Quản lý tài chính” => “Cập nhật chứng từ” sau đó thực thiện hạch toán chi phí tiền lương trên phần mềm DSS. Do cách ghi sổ kế toán không theo dõi chi phí tiền lương theo từng dịch vụ nên để lập các báo cảo quản trị theo dịch vụ kế toán căn cứ vào sổ chi tiết tài khoản 622 làm căn cứ so sánh và dựa trên bảng lương chi tiết sử dụng công cụ Excel để phân tích chi phí tiền lương theo từng dịch vụ. (Phụ lục 3.4)
Chi phí sản xuất chung
- Chứng từ sử dụng:
o Đối với chi phí tiền lương bộ phận quản lý chất lượng bao gồm: bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, bảng tạm ứng lương…
o Đối với chi phí điện, nước, mạng: Là các hóa đơn giá trị gia tăng điện nước mạng, chứng từ thanh toán….
o Đối với chi phí phí khấu hao: Bảng phân bổ tài sản cố định, công cụ dụng cụ…
- Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng TK 627 để tập hợp chi phí và mở 5
tài khoản chi tiết cấp 2 như: 6271 - Chi phí lương nhân viên, 6272 - Chi phí nguyên vật liệu, 6273 - Chi phí công cụ dụng cụ, 6274 - Chi phí khấu hao TSCĐ, 6277 - Chi phí dịch vụ mua ngoài, 6278 - Chi phí dịch vụ khác bằng tiền.
- Sổ kế toán: Toàn bộ chi phí sản xuất chung được tập hợp vào TK 627
chi tiết theo khoản mục đến tài khoản cấp 2. Nội dung hạch toán đối với TK 627 đã thể hiện các khoản chi phí dùng cho dịch vụ cụ thể nên khi lập báo cáo quản trị chi phí theo dịch vụ kế toán xuất dữ liệu sổ kế toán chi tiết các
tài khoản 627 trên phần mềm DSS phân tích theo nội dung hạch toán để tập hợp chi phí cho từng dịch vụ. (Phụ lục 3.5)
Hạch toán chi phí giá vốn
Chi phí giá vốn của công ty là toàn bộ chi phí trực tiếp trong hoạt động cung ứng dịch vụ bao gồm toàn bộ chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ.
- Chứng từ sử dụng: bảng tổng hợp chi phí giá vốn.
- Tài khoản sử dụng: Sử dụng TK 632 cấp 1 để tập hợp chi phí giá
vốn dịch vụ mà không chi tiết đến tài khoản cấp 2 cho từng dịch vụ.
- Sổ kế toán: Do đặc thù tại công ty và mô hình tổ chức bao gồm dịch
vụ vận chuyển Tổng công ty Cổ phần Bưu chính Viettel những dự án mới công ty đang tiến hành nghiên cứu và chuyển đổi . Cuối kỳ kết chuyển giá vốn căn cứ số phát sinh trên sổ chi tiết các tài khoản 622, 627 mà không kết chuyển qua tài khoản 154. Toàn bộ chi phí giá vốn dịch vu tại công ty được theo dõi trên số chi tiết tài khoản 632, không chi tiết giá vốn theo từng dịch vụ và cuối ký thực hiện kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định chi phí trong kỳ. (Phụ lục 3.6)
Chi phí ngoài sản xuất
Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp
- Chứng từ sử dụng:
o Đối với chi phí tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản phải trích theo lương: bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương, bảng chuyển khoản tiền lương, bảng tổng hợp thuế TNCN.
o Đối với chi phí điện, nước, mạng: Là các hóa đơn giá trị gia tăng điện nước mạng, chứng từ thanh toán….
o Đối với chi phí phí khấu hao: Bảng phân bổ tài sản cố định, công cụ dụng cụ…
o Đối với chi phí công tác phí: tờ trình, kế hoạch công tác được phê duyệt, hóa đơn vé máy bay, tàu xe, nhà nghỉ, tiếp khách,…
o Đối với chi phí dự phòng quỹ tiền lương năm sau: Tờ trình, kế hoạch, bảng tổng hợp quỹ tiền lương năm thực hiện.
o Đối với chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác: tờ trình, bảng tổng hợp thanh toán, hợp đồng mua bán,…
- Tài khoản sử dụng: Công ty thực hiện mở sổ chi tiết đến tài của cấp 2
của TK 642 để tập hợp chi phí. Trong đó có 7 tài khoản chi tiết cấp 2 như: 6421_Chi phí nhân viên quản lý, 6423_ Chi phí đồ dùng văn phòng, 6424_Chi phí khấu hao TSCĐ, 6425_ Thuế, phí và lệ phí, 6426_Chi phí dự phòng, 6427_ Chi phí dịch vụ mua ngoài, 6278_ Chi phí dịch vụ khác bằng tiền.
- Sổ kế toán: Toàn bộ chi phí sản xuất chung được tập hợp vào TK 642
chi tiết theo khoản mục đến tài khoản cấp 2 nhưng không chi tiết đến từng dịch vụ. Do đó khi lập báo cáo quản trị chi phí theo dịch vụ kế toán tại công ty căn cứ theo sổ chi tiết các tài khoản cấp 2 của tài khoản 642 để phân bổ chi phí quản lý cho từng dịch vụ theo tiêu thức cơ cấu doanh thu dịch vụ, cuối kỳ thực hiện kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định chi phí trong kỳ.
(Phụ lục 3.7)
Hạch toán chi phí khác
- Chứng từ sử dụng:
o Đối với chi phí khác riêng biệt với hoạt động sản xuất kinh doanh: bảng tổng hợp chi phí, hồ sơ, chứng từ liên quan.
o Đối với chi phí thuế TNDN: bảng tính thuế TNDN trong kỳ, tờ khai quyết toán thuế TNDN.
- Tài khoản sử dụng: Công ty thực hiện mở sổ chi tiết TK 811 và 8211
để theo dõi chi phí khác và chi phí thuế TNDN.
- Sổ kế toán: Toàn bộ chi phí khác phát sinh tại công ty được theo dõi
trên sổ chi tiết tài khoản 811, thuế TNDN được theo dõi trên sổ chi tiết TK 8211. Khi lập báo cáo quản trị theo dịch vụ đối với CP khác kế toán thực hiện phân bổ theo cơ cấu dịch vụ, đối với chi phí thuế TNDN kế toán xác định theo lợi nhuận trước thuế từng dịch vụ, cuối kỳ thực hiện kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định chi phí trong kỳ. (Phụ lục 3.8)