5. Kết cấu của luận văn
3.1.3. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty
Hoạt động sản suất kinh doanh của công ty đa phần là các dịch vụ bưu chính; chuyển phát nhanh bưu phẩm, bưu kiện, hàng hóa trong nước và quốc tế; dịch vụ phát hành báo chí; dịch vụ văn phòng phẩm; dịch vụ viễn thông; dịch vụ vận tải. kho vận;
Theo quyết định số 337/QĐ- BKH của Bộ Kế Hoạch và Đầu Tư ban hành ngày 10 tháng 8 năm 2007 ngành bưu chính và chuyển phát là ngành bao gồm: Hoạt động bưu chính và chuyển phát như nhận, vận chuyển và phân phát thư, bưu phẩm, bưu kiện theo các yêu cầu khác nhau. Phân phát nội vùng và dịch vụ nhắn tin cũng được tính vào ngành này.
Quá trình sản xuất của ngành bưu chính bao gồm rất nhiều khâu có liên quan chặt chẽ với nhau: Giao dịch với khác hàng và tạo vận đơn và thanh toán với khách hàng. chủ hàng. kết hợp với quản lý đường, thông tin, tín hiệu, người vận chuyển và phục vụ.… Vì vậy, đòi hỏi các doanh nghiệp bưu chính phải lập kế hoạch điều vận. quản lý các khâu kỹ thuật vận chuyển bảo quản, bảo dưỡng hàng hóa bưu phẩm, sử dụng phương tiện và điều hành một cách thường xuyên, chi tiết và cụ thể.
- Quá trình sản xuất diễn ra trên phạm vi rất rộng với đặc trưng cước thu ở một nơi còn phí lại phát sinh ở nhiều nơi. Vì thế việc kinh doanh dịch vụ bưu chính nói chung và dịch vụ bưu chính chuyển phát nhanh nói riêng rất phức tạp. Đối với từng loại phương tiện vận chuyển, từng cung đường, từng tuyến đường vận chuyển và luôn đòi hỏi các doanh nghiệp bưu chính phải xây dựng các dự toán chi phí một cách cụ thể, chi tiết và thường xuyên, qua đó có biện pháp kiểm soát chi phí kịp thời, tránh thất thoát trong quá trình kinh doanh.
- Hiện nay, khi đời sống của dân cư tăng lên, dịch vụ ngày một nhiều, hệ thống tổ chức kinh doanh bưu chính ở nước ta đã có chuyển biến căn bản theo xu hướng nâng cao chất lượng dịch vụ. Doanh nghiệp được tổ chức phân cấp quản lý, đa dạng hóa, phù hợp với đặc điểm về quy mô, địa điểm hoạt động.
Giao dịch Khai thác Vận chuyển Phát trả
- Quá trình sản xuất của ngành bưu chính không chỉ mang tính chất kinh doanh thuần túy mà còn mang tính xã hội cao. Đáp ứng nhu cầu của các tầng lớp dân cư có thu nhập khác nhau, trực tiếp quan hệ với mọi tầng lớp trong xã hội, đòi hỏi tính văn minh lịch sự, đồng thời góp phần bảo đảm an ninh trật tự, phát triển kinh tế xã hội.
- Sự hình thành nguồn hàng, chịu sự chi phối của quy luật giá trị mà cước phí vận chuyển là yếu tố quan trọng nhất để quyết định. Các phương án vận chuyển sẽ do chủ hàng lựa chọn và quyết định. Chủ hàng sẽ lựa chọn thời gian nhận, thời gian phát hàng hóa bưu phẩm..…
- Quá trình sản xuất kinh doanh gắn liền với quá trình tiêu thụ sản phẩm dịch vụ. Phạm vi hoạt động của các doanh nghiệp rất rộng nên doanh thu phát sinh ở một nơi nhưng chi phí có thể phát sinh ở nhiều nơi. Do đó, việc xác định chi phí thường rất phức tạp phải thực hiện qua nhiều khâu, nhiều công đoạn khác nhau. Trong quá trình tập hợp chi phí, người ta không xác định chi phí cho từng sản phẩm cụ thể nào, thay vào đó, chi phí sản xuất được tập hợp theo từng công đoạn.cụ thể như sau:
Hình 3.2: Qui trình thực hiện dịch vụ bưu chính
(Nguồn: Tổng Công ty cổ phần bưu chính Viettel) Bước 1: Giao dịch tiếp nhận thông tin (gọi tắt là bưu) từ người gửi ở bưu cục hay các thùng thư ngay sau đó bưu được chuyển đến các trung tâm khai thác.
Bước 2: Tại trung tâm khai thác nhân viên khai thác tiến hành phân hướng sắp xếp các bưu có cùng bưu cục vào một hướng. Nếu bưu nội tỉnh sẽ được phân theo các huyện, nếu bưu liên tỉnh thì sẽ chuyển đến các trung tâm khai thác liên tỉnh từ khâu này các bưu sẽ được chuyển đến các bưu điện huyện rồi đến bưu cục phát hay bưu ta để chuyển đến tay người nhận.
Bước 3: Vận chuyển sau khi sắp xếp xong các nhân viên vận chuyển bưu tiến hành vận chuyển theo các hướng đã phân công bằng các phương tiên vận chuyển. Nếu quãng đường vận chuyển dài người ta có thể sử dụng máy bay, tày hỏa, tàu
thủy nếu quãng đường vận chuyển ngắn người ta có thể sử dụng xe thư báo đưa bưu đến các bưu điện huyện, để rồi từ đây bưu phẩm sẽ được đưa đến tay bưu tá hoặc bưu cục để phát cho người nhận.
Bước 4: Bưu được phát đến tận địa chỉ người nhận, người nhận bưu phẩn phải cung cấp các thông tin cá nhân cho nhân viên giao bưu, để hoàn thành thủ tục nhận bưu phẩm. Thực hiện xong bốn bước trên là kết thúc quá trình hoạt động dịch vụ bưu chính chuyển phát.
Đặc thù của ngành bưu chính là ngành dịch vụ nên việc tổ chức quá trình thực hiện dịch vụ và quản lý kinh doanh có những đặc điểm riêng mang tính đặc thù. chi phối cách thức quản lý doanh nghiệp và như vậy cũng chi phối đến nội dung, phương pháp và cách thức hạch toán kế toán nói chung và kế toán quản trị chi phí nói riêng nhằm phục vụ quản trị chi phí vận chuyển trong doanh nghiệp. Đặc điểm đó có thể kể đến là:
Với quá trình cung cấp dịch vụ một cách liên tục, hoạt động sản xuất diễn raở các bộ phận khác nhau, cho tới công đoạn cuối cùng, kết quả của quá trình sản xuất là phát bưu phẩm đến tay người nhận. Do đó, chi phí được tập hợp một cách liên tục từ đơn vị này qua đơn vị khác trong các DNBC Việt Nam. Mỗi một đơn vị trong quá trình sản xuất đều có một tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang để tập hợp chi phí tại đơn vị. Các khoản mục chi phí sản xuất (nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp và sản xuất chung) được phân bổ trực tiếp vào bất kỳ đơn vị nào mà chúng phát sinh, không nhất thiết phải theo trình tự. Ở một đơn vị bất kỳ chi phí sản xuất có thể bao gồm các khoản mục chi phí trực tiếp phát sinh tại đơn vị thực hiện công đoạn cộng với chi phí sản xuất của bán thành phẩm từ đơn vị thực hiện công đoạn trước chuyển sang. Hay nói cách khác, chi phí sản xuất của đơn vị thực hiện công đoan sau luôn bao gồm chi phí thực hiện và chi phí đơn vị thực hiện công đoạn trước nó chuyển qua.