5. Kết cấu của luận văn
1.4.2. Hệ thống định mức và dự toán chi phi
1.4.2.1. Hệ thống định mức chi phí
Chi phí định mức là chi phí đựợc tính toán từ trựớc trong một số điều kiện làm việc cụ thể. Hay nói cách khác hệ thống tính giá thành theo định mức là hệ thống sử dụng các định mức cho chi phí (và có thể cả doanh thu) và hệ thống này sẽ cho phép chúng tả kiểm soát chi tiết các biến động. Sử dụng các chi phí định mức sẽ cho chúng ta biết kết quả hoạt động sẽ có thể như thế nào trong những hoàn cảnh nhất định. Từ đó, ta có thể xác định đựợc những biến động và kiểm soát đựợc hiệu quả hoạt động thực tế.
Định mức chi phí là tiêu chuẩn để kiểm soát chi phí và là cơ sở đê tổ chức kế toán trách nhiệm vì định mực chi phí là một trong những thước đo đánh giá kết quả thực hiện của trung tâm trách nhiệm, các trung tâm chi phí.
Định mức thực tế được sử dụng để so sánh kết quả thực hiện. những chênh lệch giữa thực hiện và định mức thực tế báo hiệu những sai lệch nằm ngoài điều kiện hoạt động bình thường định hướng cho các nhà quản lý kiểm tra lại các công đoạn để tìm nguyên nhân chính xác nhằm khằc phuc nhừng sai lệch bất lợi. Định mức thực tế là cơ sở để lập dự toán. Định mức lý tưởng chỉ có thể đạt được ở điều kiện tốt nhất, máy móc không có sự hỏng hóc nào, người lao động có tay nghề và kỹ năng làm việc hiệu quả nhất. Tuy nhiên, các định mức lý tưởng là những định mức khó thực hiện trong thực tế, vì vậy trong quá trình thực hiện việc phát sinh chênh lệch do không đạt được đinh mức là điều chắc chắn xảy ra. Khi đó nhà quản lý sẽ thấy có quá nhiều điều cần chú ý mà không biết nên tập trung nỗ lực vào việc cải thiện vấn đề nào, do đó ít được sử dụng.
Hệ thống định mức chi phí trong các DN dịch vụ thường được phê chuẩn bởi nhà quản trị cấp cao trong DN và hầu như không thay đổi trong một kỳ kế toán. Do vậy, các định mức chi phí trong hệ thống thông tin KTQT chi phí sẽ là cơ sở để kiểm tra giám sát tính hợp pháp, hợp lý của chi phí. Trong quá trình hoạt động SXKD khi phát sinh các khoản chi phí sẽ được hệ thống thông tin thu thập và ghi chép lại, đối chiếu với định mức chi phí để quản lý tốt các khoản chi phí phát sinh một cách thường xuyên, liên tục, đồng thời đánh giá được hiệu quả của các trung tâm chi phí trong đơn vị.
Xây dựng định mức chi phí: Định mức chi phí là công cụ hữu hiệu để kiểm soát chi phí. Xây dựng định mức chi phí phải có cơ sở là hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật đảm bảo tính tiên tiên và hiện thực của doanh nghiệp. Triển khai xây dựng hệ thống định mức chi phí có thể vận dụng phương pháp thống kê kinh nghiệm hoặc phương pháp kinh tế kỹ thuật. Phương pháp kinh tế kỹ thuật là phương pháp nghiên cứu thời gian thao tác hoạt động cung ứng dịch vụ để xác định luợng nguyên vật liệu tiêu hao và thời gian lao động hao phí cần thiết nghiên cứu mức giá thị trường
để xây dựng định mức chi phí cho hoạt động cung ứng dịch vụ. Phương pháp thống kê kinh nghiệm là phương pháp dựa trên cơ sở thống kê số liệu thực tế về tình hình sản xuất kinh doanh ở nhiều kỳ, định mức ở các kỳ trước, mức giá bình quân ở những kỳ trước, mức biến động giá kỳ này, mức tồn kho... từ đó xây dựng định mức chi phí kỳ này. Doanh nghiệp có thể kết hợp cùng lúc cả hai phương pháp để đem lại hiệu quả cao hơn trong việc xây dựng hệ thống định mức chi phí.
Để xây dựng định mức chi phí tiên tiến, phù hợp đòi hỏi kinh nghiệm. trình độ chuyên môn và hiểu biết về ngành nghề kinh doanh, có tinh thần trách nhiệm cao. Hệ thống định mức chi phí có thể sử dụng tốt với vai trò định hướng cho dự toán chi phí chính xác, giá vốn dịch vụ phù hơp và định hướng các yếu tố cần dự trữ trong doanh nghiệp phù hơp. Các doanh nghiệp dịch vụ cần xây dựng hệ thống định mức bao gồm định mức chi phí nguyên vật liệu, định mức chi phí nhân công trực tiếp, định mức chi phí sản xuất chung, định mức chị phí bán hàng và định mức chi phí quản lý doanh nghiệp.
1.4.2.2. Dự toán chi phí
Dự toán là kế hoạch sử dụng nguồn lực trong một kỳ, thể hiện là những dữ kiện chi tiết về tình hình huy động và sử dụng các yếu tố sản xuất, các nguồn tài chính nhằm đảm bảo cho hoạt động của DN diễn ra một cách bình thường, góp phần nâng cao hiệu quả của mọi hoạt động.
Đầu kỳ kinh doanh, các nhà quản trị doanh nghiệp dự kiến các hoạt động cho cả kỳ. Dự toán đươc sử dụng cho hai mục đích: lập kê hoạch và kiểm soát. Với mục đích lập kế hoạch dự toán cụ thể hóa các kế hoạch hành động thành những con số từ đó giúp các nhà quản trị chủ động ứng phó với các vấn đề trước khi xảy ra. Quá trình lập dư toán, các nhà quản trị lập kế hoạch cho các hoạt động trong tương lai luôn cân nhắc các điều kiện thay đổi trong năm tới và các bước cần tiến hành để đối phó với những thay đổi đó. Với mục đích kiểm soát nhằm tăng cường sự hợp tác và trao đổi công việc giữa các bộ phận, các thành viên trong doanh nghiệp, giải quyết các mâu thuẫn tồn tại khách quan để cùng hướng đên mục tiêu chung trong toàn doanh nghiệp. Đồng thời dự toán giúp cho việc kiểm soát lợi nhuận và hoạt động
kinh doanh cua DN, đánh giá kết quả thực hiện và năng lực quản lý của các cấp quản trị trong doanh nghiệp. Vai trò của dự toán chi phí được thể hiện qua hình 1.6 dưới đây:
Hình 1.6. Vai trò của dự toán chi phí
(Nguồn: Voer.edu.vn)
Nội dung dự toán chi phí
Dự toán chi phí phản ánh kế hoạch phân bổ nguồn lực tài chính để thực hiện các mục tiêu đặt ra trong kế hoạch hoạt động đồng thời là cơ sở quan trọng để kiểm soát chi phí và lập dự toán tài chính. Tuy nhiên, các kế hoạch và mục tiêu kiểm soát luôn gắn với các đối tượng chịu phí cụ thể. Do đó, lập dự toán cần cắn cứ vào đặc điểm và yêu cầu quản trị cụ thể của từng đối tượng chịu phí.
Dự toán chi phí là công cụ cung cấp những dấu hiệu cho nhà quản trị thấy các dự án sắp thực hiện có hiệu quả hay không.
- Cho phép các nhà quản trị lựa chọn những phương án sản xuất kinh doanh khác nhau để đưa ra lựa chọn có hiệu quả kinh tế nhất.
- Cho phép các nhà quản trị đưa ra được giá bán trước khi chúng được sản xuất kinh doanh thực tế.
- Giúp ích cho việc đưa ra quyết định tự sản xuất sản phẩm dịch vụ đó hay là mua sản phẩm dịch vụ đó từ công ty khác.
Lập dự toán chi phí cung cấp dịch vụ
Dự toán chi phí cung cấp dịch vụ là: Kế hoạch phân bổ nguồn lực để cung cấp dịch vụ, phối hợp các bộ phận cùng thực hiện dự toán, kiểm soát chi phí cung cấp dịch vụ, đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu hạ giá vốn dịch vụ, định giá bán, lập kế hoạch cung cấp dịch vụ.... Do đó, chi phí cung cấp dịch vụ dự toán phải được kế hoạch hóa trong mối quan hệ với sự thay đổi của số lượng dịch vụ cung cấp và xác định riêng cho từng loại dịch vụ rồi tổng hợp chung cho toàn doanh nghiệp. Trên cơ sở mối quan hệ giữa chi phí cung cấp dịch vụ mức độ hoạt động, các dự toán chi phí dịch vụ sẽ được lập tại một mức độ hoạt động kế hoạch (dự toán tĩnh) hoặc lập tại các mức độ hoạt động khác nhau tương ứng với các phạm vi phù hợp của chi phí với số lượng sản phẩm sản xuất (dự toán linh hoạt). Trên thực tế, một dự toán khó có thể đáp ứng được tất cả các yêu cầu lập kế hoạch và kiểm soát. Dự toán linh hoạt sẽ đáp ứng tốt nhất mục tiêu kiểm soát chi phí trong khi dự toán tĩnh thì chỉ đáp ứng yêu cầu lập kế hoạch. Nếu sử dụng dự toán tĩnh để phân tích chênh lệch chi phí và xác định nguyên nhân chênh lệch thì hoàn toàn không phù hợp vì mức độ hoạt động theo dự toán rất khác biệt so với mức độ hoạt động thực tế. Dự toán linh hoạt chỉ ra sự thay đổi của chi phí cố định, biến phí cấp bậc từ đó cho phép xác định nguyên nhân của các chênh lệch, đánh giá kết quả hoạt động một cách chính xác.
Căn cứ vào khả năng quy nạp của chi phí. dự toán chi phí dịch vụ được chia làm hai loại là dự toán chi phí trực tiếp và dự toán chi phí gián tiếp. Dự toán chi phí trực tiếp gồm các chi phí biến đổi nên được phân bổ trực tiếp đến từng loại dịch vụ. Dự toán chi phí gián tiếp cần phải phân bổ cho từng loại dịch vụ theo CPNCTT hay theo doanh thu dịch vụ... Khi bàn về phương pháp phân bổ chi phí, nhiều nghiên cứu đã cho rằng các tiêu thức phân bổ truyền thống đã làm sai lệch thông tin về giá vốn dịch vụ dẫn đến ra quyết định sai lầm. Sai lầm của hệ thống chi phí và hệ thống dự toán truyền thống là phân bổ chi phí chung cho các dịch vụ theo cùng một tỷ lệ (phân bổ đều) cho tất cả các dịch vụ mà không quan tâm đến mức độ tiêu dùng hoạt động để tạo ra dịch vụ đó. Để khắc phục những hạn chế này một cách tiếp cận khác về lập dự toán chi phí theo hoạt động đã được đề xuất. Dự toán chi phí theo hoạt
động đã đảo ngược quy trình trên bằng cách xác định CPSXC đến các sản phẩm, dịch vụ thông qua việc xác định mức tiêu dùng chi phí đến các hoạt động cung cấp dịch vụ. Như vậy, cách tiếp cận chi phí theo hoạt động có thể biến chi phí gián tiếp thành chi phí trực tiếp với đối tượng chịu phí là các hoạt động. Căn cứ vào mức độ tiêu dùng các hoạt động cung cấp dịch vụ để xác định chi phí dự toán chính xác đến từng dịch vụ. Từ đó các nhà quản trị có thể đánh giá hoạt động của doanh nghiệp mình bằng cách so sánh kết quả thực tế với dự toán tổng thể để đánh giá lợi nhuận thực tế có đạt được như mong muốn hay không.
Mô hình lập dự toán chi phí
Có ba kiểu mô hình lập dự toán phổ biến nhất là giao dự toán, tham gia và tư vấn.
Mô hình giao dự toán: Theo mô hình này, các chỉ tiêu dự toán do ban quản
lý cấp cao nhất của đơn vị định ra sau đó được giao cho các bộ phận cấp dưới. Mô hình này chỉ phù hợp đối với những đơn vị có quy mô nhỏ, cơ cấu tổ chức bộ phận đơn giản, ít phân cấp về quản lý hoặc được sử dụng trong trường hợp đặc biệt tình thế nhất thời mà phải tuân theo sự chỉ đạo của cấp trên.
Mô hình có sự tham gia của các bộ phận: Theo mô hình này dự toán được
lập trên cơ sở thống nhất ý kiến của tất cả các bộ phận có liên quan và cho phép người lao động được tham gia vào quá trình lập dự toán từ đó tạo điều kiện cho họ cống hiến kinh nghiệm, trí tuệ cũng như đàm phán về dự toán.
Mô hình tham vấn ý kiến chuyên gia: Theo mô hình này dự toán được lập
thông qua lấy ý kiến cấp dưới về dự toán mà nhà quản trị cấp cao đưa ra. Trong các tổ chức quy mô lớn, việc lấy ý kiến của tất cả các bộ phận là không khả thi và hiệu quả. Vì thế, nhà quản trị cấp cấp cao thường lấy ý kiến của các chuyên gia... Nhược điểm của mô hình này là bộ phận cấp dưới sẽ kém nhiệt tình và không tin tưởng vào nhà quản trị cấp cao khi phát hiện ý kiến của họ không được quan tâm.
Công thức xác định dự toán chi phí
- Dự toán chi phí nguyên vật liệu: Đối với doanh nghiệp dịch vụ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp không thể cấu thành thực thể sản phẩm dịch vụ, thực chất chỉ hỗ trợ quá trình cung cấp sản phẩm dịch vụ.
- Dự toán chi phí nhân công trực tiếp:
CPNCTT = Mức lương khoán x Tỷ lệ % hoàn thành công việc Trong đó:
Mức lương khoán: là mức lương thỏa thuận trong hợp đồng lao động để thực hiện khối lượng công việc cụ thể.
Tỷ lệ % hoàn thành công việc: là tỷ lệ khối lượng công việc hoàn thành so với khối lượng công việc được giao.
- Dự toán chi phí sản xuất chung:
Dự toán CPSXC = Dự toán ĐP SXC + Dự toán BP SXC Trong đó:
Dự toán BP SXC = Dự toán BP trực tiếp x Tỷ lệ BP theo dự kiến Dự toán ĐP SXC = ĐP SXC thực tế kỳ trước x Tỷ lệ % tăng (giảm) ĐP SXC theo dự kiến Dự toán chi phí ngoài sản xuất
- Dự toán chi phí bán hàng: Dự toán CPBH = CPBH thực tế kỳ trước x Tỷ lệ % tăng (giảm) CPBH theo dự kiến - Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp:
Dự toán biến phí QLDN =
Dự toán BP
trực tiếp x Tỷ lệ BP QLDN