5. Kết cấu của luận văn
4.3.2. Hoàn thiện định mức và lập dự toán chi phí
Giải pháp 1: Xây dựng hệ thống định mức chi phí khoa học cho từng loại chi phí
Trên thực tế Tổng Công ty cổ phần Bưu chính Viettel mới xây dựng định mức về chi phí công tác phí trong khi chi phí này không phát sinh thường xuyên tại công ty. Để tối ưu và tiết kiệm chi phí công ty cần xây dựng định mức đối với chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất thường xuyên phát sinh tại Công ty. Tác giả khuyến nghị công ty xây dựng định mức chi phí điện nước, văn phòng phẩm và chi phí tiếp khách theo mức khoán trên doanh thu căn cứ trên chi phí thực tế phát sinh năm trước và kế hoạch tối ưu chi phí như sau:
Loại chi phí khoán Tỷ lệ chi phí trên doanh thu
Tỷ lệ tối ưu chi phí năm
Tỷ lệ khoán CP sau tối ưu
năm 2020 (%) 2021 (%) (%)
1. Chi phí điện nước 0,5 5 0,48
2. Chi phí văn phòng phẩm 0,07 5 0,067
3. Chi phí giao dịch 1 5 0,95
4. Chi phí quản lý 15 5 14,25
Chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất là chi phí tiền lương với tỷ trọng gần 95% trong cơ cấu chi phí của Công ty. Cách tính lương hiện tại là chi trả căn cứ theo mức lương thỏa thuận trong hợp đồng lao động mà không căn cứ theo hiệu quả công việc và giá trị tăng thêm cho doanh nghiệp. Tác giả khuyến nghị công ty thực hiện chi trả lương khoán căn cứ theo tỷ lệ hưởng trên doanh thu. Theo đó:
Nguyên tắc chung: Nguồn được chi = Tổng doanh thu – Tổng chi phí chưa bao gồm lương – Chi phí quản lý – Lợi nhuận khoán
- Đối với bộ phận quản lý và bộ phận IT:
Lương cá nhân = Lương cứng cá nhân + Lương mềm cá nhân
Lương cứng cá nhân = 70% x Lương cơ sở cá nhân x Ntt/Ncđ x Ki cá nhân Lương mềm cá nhân = 30% x Lương cơ sở cá nhân x Ntt/Ncđ x KPInỗ lực x Ki cá nhân x KPI KDCty
- Đối với bộ phận kinh doanh:
Lương cá nhân = Lương cơ bản cá nhân + Lương doanh thu cá nhân + Phụ cấp khác
Trong đó:
Lương cơ bản cá nhân: 4.420.000 đồng/người/tháng (theo ngày công tiêu chuẩn tháng đó)
Phụ cấp gồm: Ăn trưa: 650.000 đồng/người/tháng; phụ cấp điện thoại: 150.000 đồng/người/tháng và phụ cấp kiêm nhiệm khác (nếu có)
Lương doanh thu cá nhân = Tỷ lệ % x Doanh thu thực hiện trong tháng.
Giải pháp 2: Lập dự toán chi phí theo quý phục vụ quản trị chi phí.
Hiện tại, công ty mới chỉ thực hiện lập kế hoạch doanh thu – chi phí – lợi nhuận cho cả năm mà chưa thực hiện lập dự toán chi phí. Thực tế cho thấy chi phí thực hiện thấp hơn nhiều so với chi phí kế hoạch do việc đặt kế hoạch doanh thu của công ty chưa phù hợp với tình hình thực tế. Tác giả đề xuất công ty thực hiện lập dự toán chi phí theo quý để kiểm soát chi phí. Để lập dự toán chi phí quý N bộ phận lập dự toán chi phí cần xác định chi phí thực hiện của quý N-1, đánh giá mức độ hợp lý của chi phí thực hiện
quý N-1 so với dự toán chi phí quý N-1. Từ đó, căn cứ vào kế hoạch kinh doanh quý N ước tính doanh thu quý N để xác định các khoản chi phí theo định mức khoán tỷ lệ trên doanh thu. Đối với các khoản chi phí không khoán như chi phí tiền lương chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu chi phí, bộ phận kế toán cần phối hợp với bộ phận tổ chức lao động để xác định dự toán chi phí tiền lương căn cứ theo kế hoạch nhân sự quý N. Các chi phí không khoán còn lại xác định theo chi phí thực hiện quý N-1 và tỷ lệ tăng giảm dự kiến. Sau khi lập dự toán chi phí theo quý N, bộ phận kế toán cần phân tích biến động chi phí thực hiện so với chi phí dự toán quý N để xác định nguyên nhân chênh lệch giữa dự toán và thực hiện từ đó đưa ra các điều chỉnh cần thiết để tối ưu, tiết kiệm chi phí và rút kinh nghiệm khi lập dự toán quý N+1.
Tác giả đề xuất công ty thực hiện lập dự toán chi phí nhân công trực tiếp
(Phụ lục 4.1), dự toán chi phí sản xuất chung (Phụ lục 4.2),dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp (Phụ lục 4.3).
Phụ lục 4.1 Dự toán chi phí nhân công trực tiếp
DỰ TOÁN CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP QUÝ….NĂM….
STT Các yếu tố chi phí Số tiền
Dự kiến tăng/giảm so với thực hiện kỳ trước
Tăng Giảm
1 Chi phí trưởng dự án 2 Chi phí nhân viên lập trình
3 Chi phí nhân viên phân tích dữ liệu 4 Chi phí nhân viên quản trị hệ thống 5 Chi phí kỹ sư phần mềm
6 Chi phí nhân viên phân tích hệ thống
7 Chi phí nhân viên thiết kế Web/DV Internet 8 Chi phí nhân viên kinh doanh
Phụ lục 4.2 Dự toán chi phí sản xuất chung
DỰ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG QUÝ….NĂM….
STT Các yếu tố chi phí Số tiền
Dự kiến tăng/giảm so với thực hiện kỳ trước
Tăng Giảm
I Biến phí chi phí sản xuất chung
1 Chi phí dịch vụ mua ngoài: điện, nước, văn phòng phẩm,…
2 Chi phí bảo dưỡng máy chủ 3 Chi phí khác
II Định phí chi phí sản xuất chung
1 Chi phí nhân viên bộ phận quản lý sản xuất
2 Chi phí vật liệu, công cụ đồ dùng phục vụ quản lý sản xuất
3 Chi phí dịch vụ mua ngoài 3.1 Chi phí thuê sever
3.2 Chi phí thuê nhà, văn phòng, kho chứa 4 Chi phí khấu hao TSCĐ
Phụ lục 4.3 Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp
DỰ TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP QUÝ….NĂM….
STT Các yếu tố chi phí Số tiền
Dự kiến tăng/giảm so với thực hiện kỳ trước
Tăng Giảm
I Định phí chi phí quản lý doanh nghiệp
1 Chi phí lương nhân viên quản lý
2 Chi phí BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ 3 Chi phí dụng cụ đồ dùng phục vụ quản lý 4 Chi phí khấu hao TSCĐ
5 Thuế, phí, lệ phí
6 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6.1 Chi phí sửa chữa TSCĐ 6.2 Chi phí điện, nước, điện thoại 6.3 Chi phí thuê văn phòng
6.4 Chi phí dịch vụ kiểm toán, tư vấn 6.5 Chi phí bảo hiểm
6.6 Chi phí khác bằng tiền - Chi phí bảo hộ lao động - Chi phí đào tạo nhân viên
- Chi phí đề tài NCKH, sáng kiến cải tiến - Công tác phí
II Biến phí chi phí quản lý doanh nghiệp
Tổng