khách hàng cá nhân tại Vietinbank chi nhánh Lạng Sơn
2.3.2.1. Quy trình kiểm soát đối với hoạt động giải ngân
Quy trình kiểm soát giải ngân được thực hiện theo 4 bước (Hình 2.5)
Hình 2.5. Quy trình kiểm soát giải ngân tại Vietinbank chi nhánh Lạng Sơn
Nguồn: Vietinbank chi nhánh Lạng Sơn, 2020
Bước 1: Tập hợp đầy đủ hồ sơ giải ngân bao gồm: Hồ sơ pháp lý, hồ sơ tài sản bảo đảm, hồ sơ vay vốn, quyết định cấp hạn mức tín dụng,…Việc thu thập hồ sơ giải ngân trước khi thực hiện kiểm soát được thực hiện bởi phòng hỗ trợ tín dụng, phòng giao dịch khách hàng. Số lượng hồ sơ được kiểm soát trong quá trình giải ngân có xu hướng gia tăng qua các năm từ 241 hồ sơ (năm 2017) tăng lên 302 hồ sơ (2019). Tỷ lệ hồ sơ được kiểm tra, kiểm soát trong giải ngân chiếm tỷ lệ trên 10% và được thực hiện theo từng đợt trong năm. Thông thường các hồ sơ có giá trị giải ngân lớn sẽ được lựa chọn. Số liệu cụ thể được thể hiện qua Bảng 2.8
Bước 1: Tập hợp hồ sơ giải ngân
Bước 2: Đánh giá mức độ đầy đủ, hợp lệ, chính
xác của hồ sơ giải ngân
Bước 3: Kiểm soát hình thức giải ngân, số tiền
giải ngân
Bước 4: Kiểm soát hồ sơ lưu trữ sau giải ngân
Bảng 2.8. Số lượng hồ sơ KHCN được kiểm soát giải ngân giai đoạn 2017 - 2019
Tiêu chí ĐVT 2017 2018 2019
Tổng số hồ sơ KHCN vay vốn còn
dư nợ Hồ sơ 2.056 2.245 2.468 Số hồ sơ được kiểm tra, kiểm soát
giải ngân Hồ sơ 241 258 302
Tỷ lệ % 11,72 11,49 12,24
Nguồn: Vietinbank chi nhánh Lạng Sơn, 2017 - 2019
Bước 2: Tiến hành kiểm tra mức độ đầy đủ của hồ sơ giải ngân, kiểm tra đầy đủ tính pháp lý và tính phù hợp của hồ sơ giải ngân. Bước này được thực hiện bởi bộ phận kiểm soát nội bộ, hỗ trợ tín dụng và phòng giao dịch. Trong quá trình thực hiện kiểm tra, kiểm soát nội bộ đối với tính pháp lý và phù hợp của hồ sơ giải ngân đã giúp chi nhánh phát hiện ra các lỗi trong hồ sơ giải ngân. Cụ thể các lỗi thường mắc phải như Hồ sơ không đầy đủ giấy tờ; Hồ sơ giấy tờ không hợp lệ; Hồ sơ không thực hiện đúng quy trình giải ngân. Theo số liệu thống kê của Vietinbank chi nhánh Lạng Sơn giai đoạn 2017 – 2019, tổng số hồ sơ bị mắc các lỗi trên lên tới 117 hồ sơ. Các lỗi này cần được khắc phục ngay để đảm bảo tính hợp lệ trong hồ sơ giải ngân.
Bước 3:Kiểm soát hình thức giải ngân, số tiền giải ngân: Để thực hiện được bước này, cán bộ kiểm soát viên của phòng dịch vụ khách hàng, phó giám đốc và cán bộ phòng bán lẻ. Trong giai đoạn 2017 – 2019, hình thức giải ngân của các hồ sơ được thực hiện tương đối đúng nhằm đảm bảo mức độ phù hợp với hình thức vay, phù hợp với nhu cầu của khách hàng đồng thời đảm bảo được kiểm soát được mục đích vốn vay của khách hàng đối với ngân hàng. Nhìn chung, trong giai đoạn này việc kiểm soát hình thức giải ngân, số tiền giải ngân được thực hiện nghiêm túc và không phát hiện ra được các lỗi sai trong về hình thức giải ngân.
Bước 4: Kiểm soát hồ sơ lưu trữ sau giải ngân: được thực hiện bởi phòng giao dịch vụ khách hàng và phòng bán lẻ. Trong giai đoạn 2017 – 2019, Vietinbank chi nhánh Lạng Sơn đã nghiêm túc thực hiện kiểm soát hồ sơ lưu trữ sau giải ngân hàng. Đây là hoạt động rất quan trọng nhằm đảm bảo hệ thống thông tin của ngân hàng được an toàn, lưu trữ đúng cách. Tuy nhiên, trong giai đoạn này, số lượng hồ
sơ bị lỗi trong quá trình bàn giao cũng như việc lưu trữ chưa đầy đủ chưa đúng cách vẫn còn khá cao. Cụ thể, năm 2017, số lượng hồ sơ lưu trữ không đúng cách là 7 hồ sơ (chiếm tỷ lệ 2,9%). Đế năm 2019, số lượng hồ sơ lưu trữ không đảm bảo yêu cầu tăng lên 13 hồ sơ (Chiếm tỷ lệ 4,3%). Số liệu cụ thể được thể hiện qua Hình 2.
Đơn vị: Hồ sơ 2017 2018 2019 0 50 100 150 200 250 300 350 241 258 302 7 8 13
Tổng số hồ sơ được kiểm tra Số hồ sơ bị lỗi trong quá trình bàn giao và lưu trữ
Hình 2.6. Tình hình sai sót trong quá trình bàn giao và lưu trữ hồ sơ
Nguồn: Vietinbank chi nhánh Lạng Sơn, 2017 - 2019
2.3.2.2. Quy trình kiểm soát sau giải ngân cho vay đối với khách hàng cá nhân tại Vietinbank chi nhánh Lạng Sơn
Quy trình kiểm soát sau cho vay được thực hiện một các nghiêm túc và tuân thủ theo quy trình đặt ra.
Bước 1: Lập kế hoạch, biện pháp kiểm tra
Các cán bộ phòng bán lẻ và hỗ trợ tín dụng sẽ là những người trực tiếp thực hiện công tác lập kế hoạch, biện pháp kiểm tra. Công tác lập kế hoạch được thực hiện đầu năm để lên kế hoạch việc kiểm tra đối với các KHCN đang có dư nợ tại Vietinbank chi nhánh Lạng Sơn. Trong giai đoạn 2017 – 2019, số lượng hồ sơ được lập kế hoạch để kiểm tra, kiểm soát sau khi cho vay lần lượt là 451 hồ sơ (năm 2017); 488 hồ sơ (năm 2018); 556 hồ sơ (năm 2019) với tổng số tiền giải ngân lần lượt là 214 tỷ đồng (năm 2017); 256 tỷ đồng (năm 2018) và 271 tỷ đồng (năm 2019). Nhìn chung, do nguồn lực có hạn nên tỷ lệ số lượng hồ sơ được lập kế hoạch và kiểm tra tại chi nhánh vẫn còn khá thấp và chủ yếu đối với các khoản vay dư nợ lớn.
Bước 2: Xây dựng thời gian kiểm tra, kiểm soát sau tín dụng.
Đây là nội dung rất quan trọng. Hiện tại, số lượng hồ sơ cho vay KHCN tại Vietinbank chi nhánh Lạng Sơn là rất lớn (Trên 1.000 hồ sơ). Do đó, việc thực hiện kiểm tra, kiểm soát đối với tất cả các hồ sơ là rất khó. Do đó, việc xây dựng cụ thể thời gian sẽ kiểm tra đối với từng loại hồ sơ, từng khách hàng là rất quan trọng. Kế hoạch này được xây dựng bởi phòng bán lẻ và phòng hỗ trợ tín dụng.
Bước 3: Xây dựng nội dung kiểm tra giám sát:
Việc xác định nội dung kiểm tra, giám sát cũng phải được xây dựng và có kế hoạch cụ thể đối với từng loại khách hàng và từng loại khoản vay để nhanh chóng xác định được được tiềm ẩn rủi ro đối với từng loại khách hàng
Bước 4: Lập biên bản kiểm tra
Trong giai đoạn 2017 – 2019, bộ phận kiểm soát nội bộ kết hợp với phòng tín dụng của chi nhánh thực hiện lập biên bản kiểm tra cho tổng số 1.495 hồ sơ. Trong đó, năm 2017, số biên bản kiểm tra được lập là 451 biên bản. Đến năm 2018 số biên bản kiểm tra được lập là 488 biên bảnvà đến năm 2019, số biên bản được lập 556 biên bản kiểm tra. Số biên bản kiểm tra được thiết lập theo đúng kế hoạch kiểm tra được đề ra đầu năm.
Bước 5: Báo cáo và xử lý qua kiểm tra, giám sát
Các cán bộ tín dụng tiến hành kiểm tra thông qua các hình thức như: viếng thăm trực tiếp tại nơi ở của KHCN sau giải ngân; yêu cầu cung cấp bảng thu nhập sau khi vay vốn; Kiểm tra lại mục đích vay vốn; Kiểm tra định giá lại tài sản bảo đảm
Trong giai đoạn 2017 – 2019, qua công tác kiểm tra, giám sát theo các hình thức trên, Chi nhánh đã phát hiện ra 14 hồ sơ KHCN có dấu hiệu tài chính bất thường; 44 hồ sơ KHCN sử dụng vốn sai mục đích; 96 hồ sơ KHCN có tài sản bảo đảm biến động giảm và 4 hồ sơ KHCN có dấu hiệu vi phạm pháp luật. Các vi phạm này đều được lập biên bản để có biện pháp xử lý. Trong đó, các biện pháp xử lý chính được chi nhánh áp dụng như Bổ sung tài sản bảo đảm (61 hồ sơ được yêu cầu); Thu hồi trước nợ vay (14 hồ sơ); Trích lập thêm dự phòng (82 hồ sơ) và Hỗ
trợ cho các KH gặp khó khăn(12 khách hàng)
Bước 6: Đối chiếu nợ vay
Bước 7: Báo cáo, xử lý qua kiểm tra, giám sát
Hình 2.7. Quy trình kiểm soát sau giải ngân tại Vietinbank chi nhánh Lạng Sơn
Nguồn: Vietinbank chi nhánh Lạng Sơn, 2020
Để đánh giá được quy trình kiểm soát tác giả tiến hành khảo sát 29 cán bộ nhân viên trực tiếp và gián tiếp thực hiện công tác kiểm soát giải ngân và sau giải ngân. Các câu trả lời, đánh giá được thể hiện ở 5 mức độ: 1 – Rất không đồng ý; 2 – Không đồng ý; 3 – Trung lập, bình thường; 4 – Đồng ý; 5 – Rất đồng ý.
Kết quả khảo sát cho thấy, các tiêu chí đánh giá về xây dựng quy trình kiểm soát giải ngân và sau giải ngân không được đánh giá cao. Theo nhiều cán bộ nhân viên cho biết, quy trình kiểm soát giải ngân và sau giải ngân cũng đã được chi nhánh quan tâm và xây dựng chung cùng với quy trình tín dụng. Do đó, quy trình kiểm soát được đánh giá là còn khá chung chung, chưa cụ thể. Cán bộ khi thực hiện công tác kiểm soát vẫn còn làm theo kinh nghiệm chưa thực sự bám sát với quy trình đưa ra. Bên cạnh đó, việc lập kế hoạch mới chỉ mang tính chất đối phó, việc thực hiện theo kế hoạch vẫn chưa được quan tâm. Do đó, các tiêu chí đánh giá về
Bước 1: Xây dựng kế hoạch, biện pháp
kiểm tra
Bước 2: Thực hiện kiểm tra, giám sát theo kế hoạch xây
dựng
Bước 3: Lập biên bản kiểm tra
Bước 4: Báo cáo và xử lý qua kiểm tra,
giám sát Bước 5: Đối chiếu
nợ vay Bước 6: Báo cáo,
xử lý qua kiểm tra, giám sát
Bảng 2.9. Đánh giá của các cán bộ nhân viên về quy trình kiểm soát giải ngân và sau giải ngân tại Vietinbank chi nhánh Lạng Sơn
Tiêu chí về quy trình Mức độ đồng ý (%) Điểm
TB
1 2 3 4 5
Quy trình kiểm soát hoạt động giải ngân và sau giải ngân được chi nhánh xây dựng cụ thể, chi tiết
24,1 17,2 6,9 27,6 24,1 3,10 Quy trình được xây dựng hợp lý
phù hợp với thực tiễn 13,8 20,7 27,6 24,1 13,8 3,03 Các cán bộ làm công tác kiểm
soát luôn bám sát quy trình để thực hiện
17,2 24,1 24,1 27,6 6,9 2,83 Công tác lập kế hoạch được thực
hiện một cách nghiêm túc, chính xác
17,2 13,8 24,1 10,3 34,5 3,31 Công tác xây dựng thời gian kiểm
tra, kiểm soát rõ ràng, khả thi và chi tiết
27,6 17,2 17,2 13,8 24,1 2,90
Nguồn: Tổng hợp từ kết quả khảo sát, 2020