3.2.5.1. Giải pháp nâng cao chất lượng thu thập và xử lý thông tin tín dụng
Chi nhánh cần xây dựng một hệ thống dữ liệu bao gồm văn bản, quy định của nhà nước, các quy đinh trong nội bộ của Chi nhánh liên quan đến từng bộ phận, và sau đó cần phải phổ biến một cách rõ ràng, chi tiết đến từng bộ phận, phòng, ban nhằm đảm bảo rằng nhân viên ở mọi cấp đều có thể hiểu và nắm bắt được các thông tin này, trong đó bao gồm cả thông tin cần thiết, giúp thực hiện trách nhiệm kiểm soát. Chính vì vậy, hệ thống thông tin hỗ trợ cho quản lý không chỉ thuần tuý cung cấp các thông tin đáng tin cậy, kịp thời về hoạt động thực tế, cụ thể theo đối tượng kiểm soát mà còn phải có tác dụng cảnh báo cho nhà quản lý về các chênh lệch đáng kể trong hoạt động thực tế so với kế hoạch, dự toán để nhà quản lý can thiệp
và điều chỉnh. Do đó, trong việc tổ chức hệ thống thông tin, phải có thiết kế các kế hoạch, dự toán, các định mức hoạt động, mức độ cần được cảnh báo. Trên cơ sở các tiêu chuẩn này, số liệu thực tế được ghi nhận và so sánh với các tiêu chuẩn để đánh giá. Ngoài ra, thông tin trong Chi nhánh cần được bảo vệ để tránh sự truy cập của những đối tượng không có thẩm quyền và đảm bảo khôi phục được khi có sự cố mất thông tin xảy ra. Do vậy, Chi nhánh cần lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu, và cố phương pháp lưu trữ thông tin đảm bảo rằng khi có sự cố xảy ra như thiên tai, hỏa hoạn hay mất dữ liệu phải được phục hổi nhanh chóng để hoạt động kinh doanh của ngân hàng tiếp tục hoạt động.
Để hoạt động kiểm soát giải ngân và sau giải ngân được thực hiện nghiêm túc và để hoạt động của Chi nhánh đạt hiệu quả hơn, các nhà quản lý không chỉ truyền đạt thông tin cho nhân viên, mà còn phải lắng nghe các thông tin phản hồi từ nhân viên. Chi nhánh cần xây dựng kênh thông tin để nhân viên chia sẻ, đóng góp ý kiến, báo cáo về những hành vi sai phạm, sự cố bất thường trong Chi nhánh. Những cuộc họp định kỳ giữa nhân viên và lãnh đạo thì thông thường, nhân viên có thể không mạnh dạn đưa ra ý kiến của họ, nên Chi nhánh cần có kênh thông tin hữu hiệu hơn bằng cách đặt các thùng thư góp ý, hay tạo hộp thư điên tử để nhân viên có thể dễ dàng phản ánh, khiếu nại hay đóng góp những ý kiến sáng tạo cho Chi nhánh. Và đồng thời, Chi nhánh cần phải có một ban hay cá nhân nào đó có trách nhiệm tiếp nhận thông tin và chuyển đến cấp có thẩm quyền để xử lý.
Thực tế cho thấy các thông tin thu thập chưa được sắp xếp, phân loại để chuyển đến các bộ phận có liên quan, do đó, chất lượng thông tin chưa đảm bảo chi tiết, đầy đủ để cho các nhà quản lý có thể thực hiện việc kiểm soát và ra các quyết định kịp thời. Mặt khác, Chi nhánh cũng chưa quan tâm đến vẫn đề cải tiến và phát triển hệ thống thông tin, việc thu thập thông tin từ bên ngoài còn hạn chế, hệ thống thông tin giúp nhận diện và cảnh báo các rủi ro mới có thể ảnh hưởng lớn đến việc đạt được các mục tiêu của Chi nhánh chưa thật sự hiệu quả. Các kênh truyền thông còn hạn chế, Chi nhánh chưa thật sự chú ý và tập trung thực hiện việc phổ biến cho các nhân viên biết về trách nhiệm của họ đối với kiểm soát cho vay điều này không
chỉ ảnh hưởng đến công việc của nhân viên đó, mà còn không tạo được sự phối hợp giữa các nhân viên và các bộ phận khác trong Chi nhánh. Việc truyền thông tin chủ yếu chỉ mới một chiều là từ cấp trên xuống cấp dưới, còn sự phản hồi từ cấp dưới lên thì còn yểu, các nhân viên không mạnh dạn đưa ra các ý kiến sáng tạo, cải tiến hay trình bày những vấn đề nghi ngờ sai phạm.
3.2.5.2. Hoàn thiện hệ thống cảnh báo sớm về các khoản vay có vấn đề sau khi cho vay
Định kỳ hàng tháng, mỗi cán bộ tín dụng phải báo cáo về tình trạng của khách hàng vay, tình trạng tài sản đảm bảo, tình hình phát vay, thu nợ trong kỳ của từng khách hàng vay do cán bộ phụ trách cho Trưởng phòng Tín dụng. Nếu nghi ngờ có dấu hiệu rủi ro cho khoản vay, các cấp thẩm quyền phải trao đổi với cán bộ tín dụng phụ trách và trực tiếp gặp khách hàng để xác minh thêm. Trách nhiệm của người phụ trách bộ phận cho vay của mỗi đơn vị, chi nhánh của Vietinbank là phải luôn giám sát thường xuyên danh mục cho vay của đơn vị mình, hiểu rõ các khách hàng vay chủ yếu và kiểm tra được công việc thực hiện của các cán bộ tín dụng thuộc cấp.
Phân tích đầy đủ và kịp thời về hoạt động cho vay của từng đơn vị trong hệ thống và đánh giá tổng thể danh mục cho vay của toàn ngân hàng. Để làm được điều này, đòi hỏi chất lượng của hệ thống báo cáo, mức độ cập nhật thông tin và yêu cầu nghiêm ngặt về trách nhiệm, giải trình của các cấp có liên quan tại các chi nhánh và phòng giao dịch. Định kỳ hàng quý, đánh giá lại chất lượng hoạt động cho vay của từng đơn vị trong ngân hàng. Từ kết quả đánh giá từng đơn vị, Ban giám đốc ngân hàng sẽ thực hiện điều chỉnh chính sách cho vay và thay đổi cách thức giám sát đối với đơn vị đó nếu thấy cần thiết.