b) Qui trình quản lý nguồn nhân lực (NNL).
7.1. Xác định cơ cấu tổ chức
- Các dạng tổ chức
- Chức năng cơ bản theo các cấu trúc tổ chức - Biểu đồ tổ chức
- Các đối tượng liên quan
7.1.1.Các dạng tổ chức
Các dạng tổ chức là các cấu trúc mà thông qua đó một công ty tổ chức các hoạt động hàng ngày để tối ưu hoá hiệu quả. Có ba dạng tổ chức chính là theo chức năng, ma trận và theo dự án. Chúng có những đặc điểm sau:
Bảng 7-1: Các dạng tổ chức
Các dạng tổ chức Đặc điểm
Cấu trúc chức năng − Mỗi bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện một tập hợp hoạt động cụ thể, thường xuyên, và tương đối ổn định. − Nhiều người cùng thực hiện một dạng hoạt động. − Báo cáo theo thứ bậc, báo cáo của từng cá nhân với một nhà quản lý riêng.
− Chức năng của giám đốc dự án tương đối thấp so với chức năng của các giám đốc chức năng.
Cấu trúc ma trận − Các cá nhân vẫn báo cáo lên trên theo thứ bậc về chức năng, nhưng họ cũng báo cáo theo chiều rộng với từ một giám đốc dự án trở lên
− Trong một số tổ chức, sơ đồ báo cáo theo ma trận này có thể là hình thức tồn tại lâu dài.
− Trong một dự án có cấu trúc ma trận thì ma trận chỉ là tạm thời
− Cấu trúc ma trận có thể được mô tả như hội tụ yếu, cân bằng hay hội tụ mạnh phụ thuộc vào chức năng tương đối của giám đốc dự án so với giám đốc chức năng. Mối quan hệ này được minh hoạ trong hình 7-1
Cấu trúc theo dự án Hay “dự án thuần tuý”
− Giám đốc dự án và đội dự án nòng cốt hoạt động như một đơn vị tổ chức hoàn toàn độc lập với tổ chức mẹ (tổ chức truyền thống)
− Trong một số tổ chức, cấu trúc dự án thuần tuý có thể bao gồm những hệ thống tự hỗ trợ, chẳng hạn như một phòng nhân sự hay phòng thu mua riêng. Trong các tổ chức khác, cấu trúc dự án thuần tuý lại chia sẻ hệ thống hỗ trợ này với tổ chức mẹ.
7.1.2.Chức năng cơ bản theo các cấu trúc tổ chức
Chức năng cơ bản là chức năng của giám đốc dự án thông qua dự án đó. Điều này được minh hoạ trong hình 7-1. Phải lưu ý rằng trong một cấu trúc chức năng thuần tuý thì chức năng của giám đốc dự án tuơng đối thấp so với giám đốc chức năng trong khi ở một cấu trúc theo dự án thì hoàn toàn ngược lại.
Hình 7-1: Chức năng cơ bản của giám đốc dự án
7.1.3.Biểu đồ tổ chức
Biểu đồ tổ chức minh hoạ cấu trúc tổ chức của dự án. Mục đích của nó là chỉ ra cả mối quan hệ chỉ đạo, quản lý và báo cáo trong dự án và mối quan hệ của dự án đối với tổ chức mẹ.
Một vài tổ chức sử dụng một cấu trúc tổ chức phân cấp chi tiết (OBS) để minh hoạ tổ chức theo chức năng chịu trách nhiệm đối với các dạng công việc khác nhau trong dự án. Công bố cấu trúc OBS sớm trong dự án là rất có lợi. Thứ nhất OBS chưa phù hợp sẽ làm xuất hiện những mâu thuẫn hay lầm lẫn về những vai trò trong dự án, và thứ hai tạo động lực thúc đẩy tinh thần trách nhiệm của các thành viên dự án khi OBS phù hợp.
Ví dụ: Hình 7-2 là sơ đồ tổ chức một công ty điển hình được tổ chức theo một cấu trúc dự án ma trận. Hãy chú ý cách thức mà đội ngũ thành viên báo cáo theo cả chiều dọc đối với giám đốc chức năng và chiều ngang đối với giám đốc dự án.
7.1.4.Các đối tượng liêu quan dự án
Các đối tượng liên quan dự án là người:
- Có lợi ích nghiệp vụ trong kết quả của dự án - Liên quan trực tiếp tới dự án
- Hoặc đóng góp các nguồn lực cho dự án