b) Các qui trình quản lý truyền thông
8.2.1. Kênh trao đổi thông tin (Communication chanel):
Là những phương pháp truyền đạt thông tin. Có rất nhiều cách để truyền đạt thông tin, trong đó có những cách thức hoặc tức thì hoặc cần phải mất thời gian, hoặc giao tiếp hai chiều, hoặc chỉ một chiều, hoặc chính thức hoặc không chính thức. Giám đốc dự án cần phải xem xét đến tất cả những nhân tố này khi xây dựng kế hoạch trao đổi thông tin. Cần xem xét đến những câu hỏi sau:
- Thông tin cần đến được với đối tượng ở tốc độ nào? - Người nhận thích phương pháp nhận thông tin nào? - Có cần phản hồi không?
- Có cần ghi chép lại việc trao đổi thông tin đó không? Nếu cần thì đó phải là loại ghi chép gì?
- Công nghệ nào sẵn có hoặc cần phải có để thực hiện trao đổi thông tin? - Có các phương pháp chính thức và không chính nào?
- Yêu cầu đặc biệt cho các đội dự án phân tán hoặc mang tính quốc tế? Bảng dưới trình bày một số phương pháp trao đổi thông tin, những thuận lợi và không thuận lợi của từng phương pháp.
8.2.2.Các phương pháp trao đổi thông tin
Phương pháp Thuận lợi Không thuận lợi
Họp đội dự án
Hỗ trợ tương tác và thông suốt trong nhóm. Cho phép phản hồi trực tiếp
Có thể mất thời gian của những thành viên không cần thông tin phải ngồi tham dự
Thư báo/Thư điện tử
Cung cấp nhanh thông tin dạng văn bản về các vấn đề trong dự án
Không có cách nào để biết thư được đọc hay chưa, không có phản hồi trừ khi người nhận chủ động
Báo cáo
Tài liệu văn bản chi tiết chính, cung cấp đủ chi tiết cho việc kiểm duyệt và đánh giá
Không có phản hồi trừ khi người nhận chủ động
Thuyết minh
Cho phép trình bày thông tin ở cả dạng viết và dạng nói
Thường chỉ là giao tiếp một chiều
Liên hệ không chính thức (Điện thoại…)
Hỗ trợ tương tác giữa các cá nhân và phản hồi trực tiếp. Tạo một không khí tự nhiên, khuyến khích mọi người hợp tác tốt hơn
Mất thời gian do có thể phải nhắc lại cho những đối tượng khác nhau. Thiếu sự tương tác trong nhóm.
Ví dụ:
Một công ty phát triển phần mềm trụ sở chính tại California có dùng các lập trình viên ở Dublin. Ai-len do một giám đốc dự án làm việc tại văn phòng khu vực Chicago quản lý cho một dự án phát triển. Đây là một thử thách riêng đối với vấn đề trao đổi thông tin. Quyết định đưa ra là hầu hết việc trao đổi thông tin trong dự án sẽ thực hiện qua thư điện tử, trong đó lập trình viên tại Dublin phải
cập nhật thông tin vào cuối ngày làm việc để giám đốc dự án nhận vào sáng hôm sau, giám đốc dự án phải thông báo lại những thay đổi trong dự án vào cuối buổi làm để kịp cho ca sau xử lý. Do những chi phí công tác, ngôn ngữ chung và sự sẵn có của công nghệ mạng tiên tiến, hầu hết các cuộc họp đều thực hiện thông qua thảo luận qua Web lúc 9 giờ sáng giờ Chicago, tức 3 giờ chiều, giờ Dublin.
Ví dụ: Truyền thông bằng email hiệu quả
Việc sử dụng email hiệu quả không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo rằng email của chúng ta được đọc bởi người nhận. Đặc biệt trong giai đoạn thực hiện dự án, giao tiếp bằng email là công cụ nhanh, tức thời và tiết kiệm nhất. Thông qua trao đổi email mà người quản lý dự án cũng như những người có liên quan có thể kiểm soát, hiểu rõ được những vấn đề rắc rối, trục trặc nảy sinh trong quá trình thực hiện dự án. Sau đây là những gợi ý để sử dụng email hiệu quả.
1. Tạo dòng chủ đề ngắn gọn, phản ánh tóm lược nội dung sẽ trình bày và bắt mắt người đọc.
Nếu chúng ta không có dòng chủ đề ngắn gọn, dễ hiểu và lôi cuốn thì những gì chúng ta viết trong phần thân của email sẽ không được chú ý nhiều.
2. Giữ các thông điệp của chúng ta luôn ngắn gọn. Những người online rất bận rộn, đừng lãng phí thời gian của họ.
3. Kiểm tra chính tả. Dễ dàng để gởi email bằng một cái click chuột nhưng phải chú ý tới những email đầy lỗi chính tả đó là tín hiệu xấu được gởi đến người nhận, thậm chí làm cho người nhận sẽ hiểu sai vấn đề cần trình bày đây là một lỗi nghiệm trọng khi thực hiện dự án.
4. Dùng cả chữ hoa và chữ thường. Viết email tất cả bằng chữ hoa sẽ rất khó đọc. Thật là khiếm nhã nếu viết email toàn là chữ hoa.
5. Nếu chúng ta phản hồi lại một thông điệp (nghĩa là chúng ta dùng chức năng REPLY) thì hoặc là xóa hoàn toàn thông điệp của người gửi đến hoặc là xóa các phần không liên quan. Việc gửi lại hoàn toàn lá thư của người gửi cho người ta cảm giác chúng ta là người vội vã, đọc email không kỹ và gieo lên sự nghi ngờ trong đầu họ về khả năng không chuyên nghiệp của chúng ta.
6. Giảm thiểu việc dùng email dạng HTML. Phần lớn mọi người ngày nay vẫn không hoặc không thể dùng nó. Nếu cần dùng HTML xem xét việc sử dụng các liên kết bên trong phần thân của email đến các trang web mà chúng ta cần người nhận đọc.
7. Nếu chúng ta gởi một email cho nhiều người và chúng ta không muốn người nhận biết những người khác đã nhận email này, chúng ta hãy dùng BCC (Blind Carbon Copy) của chương trình quản lý email.
8. Dùng file chữ ký (signature). Đây có thể là một trong những đặc trưng đặc biệt của email. Thêm vào những thông tin chính (tên công ty, số điện thoại, fax, email và thông tin website), hãy giữ cho chữ ký ngắn gọn (từ 4 đến 6 dòng).
9. Trả lời email nhanh chóng. Các nghiên cứu gần đây cho thấy rằng một tỷ lệ lớn các email hoặc không được trả lời hoặc trả lời không đúng thời hạn. Chúng ta nghĩ gì nếu ai đó không phản hồi, trả lởi điện thoại của chúng ta? Điều này chẳng khác gì với việc không trả lời email.
10. Giới hạn chiều dài của một dòng từ 65 đến 70 ký tự. Nhớ rằng phần lớn mọi người đều dùng màn hình 14 hay 15inch Nếu chúng ta gửi một email quan trọng, hãy kiểm tra nó bằng cách gửi cho chính chúng ta trước. Điều này cho chúng ta cơ hội thấy được hình dáng của bức email mà người nhận sẽ nhận trước khi chúng ta gởi thực sự. Chúng ta luôn nhớ rằng với email, mỗi lần chúng ta nhấn nút SEND chúng ta không thể đến mailbox để nhận lại nó.