9.1.1. Nhận biết rủi ro
- Thành viên trong dự án nên xem xét các tài liệu của dự án và nắm được nguy cơ dẫn tới rủi ro từ nhà tài trợ của công ty.
- Mức độ chi tiết sẽ thay đổi những yêu cầu của dự án.
- Tại sao điều quan trọng là có/không tính rủi ro này trong mục tiêu Dự án? - Cái gì là rủi ro đặc thù, và các kế hoạch ngăn chặn rủi ro?
- Rủi ro này có thể ngăn chặn như thế nào?
- Những ai là có trách nhiệm về thực hiện kế hoạch ngăn chặn rủi ro? - Khi nào thì hiện ra các mốc chính trong các tiếp cận rủi ro?
- Cần những tài nguyên gì, tới đâu để ngăn chặn rủi ro?
Một số phạm trù rủi ro khác giúp nhận biết những rủi ro tiềm tàng:
- Rủi ro thị trường: Sản phẩm mới sẽ hữu ích cho công ty hay có thể tiêu thụ nó ở các công ty khác? Và liệu người tiêu dùng có chấp nhận sản phẩm hay dịch vụ đó không?
- Rủi ro tài chính: Liệu công ty có đủ điều kiện để thực hiện dự án? Có phải dự án này là cách tốt nhất để sử dụng nguồn tài chính của công ty?
- Rủi ro công nghệ: Liệu dự án có khả thi về mặt kỹ thuật? Liệu công nghệ này có lỗi thời trước khi một sản phẩm được sản xuất?
Nhận biết rủi ro là quy trình nắm bắt những gì không thoả mãn tiềm tàng từ bên ngoài liên quan tới mỗi dự án. Một số công cụ và kỹ thuật nhận biết rủi ro:
- Phát huy trí tuệ dân chủ (Brainstorming). - Kỹ thuật Delphi.
- Phỏng vấn (Interviewing)
- Phân tích Mạnh - Yếu - Thời cơ - Nguy cơ (SWOT= Strong – Weak - Opportunity - Threats)
9.1.2.Chiến lược quản lý rủi ro
Trong hầu hết các tổ chức, người quản lý dự án thường thấy mình hoạt động trong môi trường động và quản lý với tài nguyên hạn chế. Số các rủi ro, hay tổn thất tiềm năng có thể cao. Những tổn thất này thường có tác động tiêu cực tới dự án về thời gian lịch biểu, ngân sách, chất lượng hay tổ hợp các lĩnh vực này. Người quản lý dự án muốn ngăn chặn những tổn thất này mà một trong những cách tốt nhất để làm điều này là kiểm soát rủi ro.
Kiểm soát rủi ro bao gồm việc nhận diện các hoạt động và các đe dọa (Các sự kiện không mong muốn) với họ. Điều này được gọi là phân tích rủi ro. Người quản lý dự án phải xác định xác suất xuất hiện (như thấp, trung bình và cao) đối với những đe dọa này tác động kỹ thuật, vận hành và kinh tế lên tổ chức, điều này được gọi là quá trình đánh giá rủi ro. Người quản lý dự án có thế xác định các biện pháp cần tiến hành để ngăn cản đe dọa đó khỏi xuất hiện hay để làm giảm nhẹ tác động của đe dọa, điều này được gọi là quản lý rủi ro.
Ưu điểm của kiểm soát rủi ro có nhiều. Bằng việc nhận diện các hoạt động găng và các đe dọa với chúng, người quản lý dự án có thể sửa đổi lại các ước lượng thời gian và chi phí tương ứng. Họ có thể tập trung nỗ lực của mình vào các hoạt động găng để đảm bảo tác động tối thiểu lên dự án. Họ có thể khái lược rủi ro tổng thể đối với dự án. Và kết quả là tự chuẩn bị cho mình phương án đối phó với tương lai không chắc chắn. Cuối cùng, họ có thể dùng kiểm soát rủi ro để phát triển các kế hoạch dự phòng tin cậy, hữu dụng.
Khi thực hiện kiểm soát rủi ro, bạn nên khuyến khích sự tham gia của tất cả những người tham dự then chốt vào dự án…Việc đưa vào đầy đủ và phù hợp những người có khả năng tương ứng với sự khác biệt giữa việc kiểm soát rủi ro tin cậy và vô dụng. Việc thiếu họ có thể có nghĩa là không xác định các hoạt động găng và những đe dọa tương ứng.
Bạn cũng nên xác định các hoạt động quan trọng nhất và rồi nhận diện tất cả các đe dọa tiềm năng cho những hoạt động đó. Những hoạt động này có thể hay không thể là những hoạt động trên đường găng. Phân tích này có thể làm cho người quản lý dự án phải sửa lại logic trong lịch biểu để phản ánh tầm quan trọng của một hoạt động.
Người quản lý dự án nên dùng sổ nhật ký kiểm soát rủi ro, được vẽ trong hình dưới đây để ghi lại
Bảng 9-1. Các câu hỏi cần đề cập trong kế hoạch quản lý rủi ro. Hoạt động tới hạn (hoạt động găng)
Tác động Xác suất Đe dọa
Nhật ký kiểm soát rủi ro nên được dùng để xây dựng kế hoạch dự phòng giải quyết từng đe dọa cho hoạt động Găng. Những kế hoạch này nên giảm bớt hay khử bỏ tác động của rủi ro cho một hoạt động Găng.
Kiểm soát rủi ro không khử bỏ rủi ro, nó đơn giản giúp cho người quản lý dự án xác định rủi ro quan trọng nhất với hầu hết các hoạt động quan trọng. Người quản lý dự án không bao giờ có thể nhận diện được tất cả các rủi ro. Về bản chất, tất cả mọi điều họ có thể làm giảm thiểu số lượng và tác động của rủi ro.
Mức độ kiểm soát rủi ro phụ thuộc rất nhiều vào khối lượng công việc, thời gian và nỗ lực mà người quản lý dự án sẵn lòng dành ra để làm nó. Họ có thể bị ngập chìm trong các con số thống kê xác suất và tính toán tác động tài chính của tổn thất. Mức độ kiểm soát rủi ro nên phụ thuộc vào quy mô và tầm quan trọng của dự án. Hiển nhiên dự án càng lớn và quan trọng thì yêu cầu người quản lý dự án kiểm soát rủi ro phải thật khoa học.
Bảng 9-2. Bảng đánh giá rủi ro theo hành động
Hoạt động Găng Đe dọa Tác động
(H,M,L)
Xác suất
(1) (2) (3) (4)
(1) Tên của nhiệm vụ cần thực hiện
(2) Hành động có thể cản trở hay làm dừng tiến triển của nhiệm vụ (3) Mức độ theo đó đe dọa ảnh hưởng tới nhiệm vụ
Người quản lý dự án cũng nên sử dụng danh sách kiểm duyệt để đánh giá rủi ro được nêu ở hình dưới đây. Danh sách kiểm duyệt có thể trợ giúp trong việc nhận diện các rủi ro cho dự án của bạn.
9.1.3. Xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro
Kế hoạch rủi ro bao gồm kế hoạch dự phòng, kế hoạch rút lui, quỹ dự phòng:
- Kế hoạch dự phòng (đối phó những bất ngờ) là những hoạt động xác định trước mà thành viên của dự án sẽ thực hiện nếu một sự kiện rủi ro xuất hiện
- Kế hoạch rút lui được thực hiện cho những rủi ro có tác động lớn tới những yêu cầu mục tiêu của dự án
- Quỹ dự phòng (bất ngờ) hay tiền trợ cấp được giữ bởi nhà tài trợ và có thể dùng giảm nhẹ chi phí hay rủi ro lịch biểu nếu có những sự thay đổi về phạm vi hay chất lượng. Xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro bao gồm một số bước sau:
1. Xác định chiến lược và phương pháp quản lý rủi ro bằng các phương pháp định lượng và định tính, cũng như các kế hoạch xếp loại.
2. Lập kế hoạch dự phòng bằng cách xác định các phương pháp đối phó và các chiến lược giảm thiểu, đồng thời xây dựng một bản kế hoạch dựa trên tình huống, tích hợp các biện pháp đối phó và các chiến lược giảm thiểu thành một tổng thể toàn diện.
3. Lập kế hoạch quản lý rủi ro trên đường tới hạn bằng cách xác định bản chất đặc trưng và tầm quan trọng của các rủi ro đối với đường tới hạn.
4. Định nghĩa các dấu hiệu rủi ro làm dấu hiệu cảnh báo sớm khi có thể và để nhận biết rủi ro.
5. Chỉ định người chịu trách nhiệm cho một rủi ro hoặc mối đe dọa nhất định. Định ra những dấu hiệu rủi ro mà cần giám sát và các biện pháp đối phó mà cần thực hiện.
6. Lập quỹ dự phòng rủi ro (contingency reserve) nhằm hỗ trợ cho kế hoạch. 7. Lập quy trình cập nhật kế hoạch trong suốt vòng đời của dự án.
9.2. Định lượng rủi ro - Bản chất của rủi ro - Bản chất của rủi ro - Tỷ lệ rủi ro