b) Các qui trình quản lý truyền thông
8.1. Xác định thông ti n kế hoạch trao đổi thông tin
- Yêu cầu trao đổi thông tin - Lập kế hoach truyền thông
Trong chủ đề này, chúng ta trao đổi cách thiết lập một bản kế hoạch trao đổi thông tin hiệu quả sẽ rất cần cho quá trình thực hiện dự án.
Một công ty đã tiến hành một nghiên cứu về thời gian trên các giám đốc dự án CNTT của mình và thấy rằng họ dùng từ 50 – 65% thời gian vào hoạt động
trao đổi thông tin nên rất khó hoàn thành công việc. Để hiểu rõ hơn về tình trạng này, công ty đã thành lập 2 nhóm kiểm soát. Nhóm giám đốc dự án CNTT thứ nhất được yêu cầu phải có một bản kế hoạch trao đổi thông tin chi tiết và sẽ bị giám sát việc thực hiện kế hoạch đó trong suốt vòng đời của dự án. Nhóm thứ hai không có yêu cầu gì và được quản lý dự án theo cách mà họ thường làm. Kết quả, nhóm thứ nhất luôn mất từ 25- 45% thời gian mỗi tuần cho việc trao đổi thông tin, trong khi đó nhóm thứ hai phải mất từ 50 – 65%. Có một điều thú vị là, nhóm buộc phải dùng kế hoạch trao đổi thông tin báo cáo lại rằng thời gian mà họ dùng để trao đổi thông tin không những giảm mà việc trao đổi thông tin còn hiệu quả cao hơn nhiều, mức độ căng thẳng trong trao đổi thông tin giảm đáng kể. Bạn đang dùng thời gian của dự án như thế nào?
8.1.1.Yêu cầu trao đổi thông tin
Mỗi dự án cần có kế hoạch quản lý truyền thông, là tài liệu hướng dẫn truyền thông trong dự án. Phân tích các bên liên quan trong truyền thông dự án cũng hỗ trợ qui trình lập kế hoạch truyền thông. Nội dung của kế hoạch quản lý truyền thông:
- Mô tả việc thu thập các loại thông tin khác nhau
- Mô tả và cấu trúc phân phối thông tin đến với ai, khi nào và bằng cách nào - Định dạng thông tin để truyền thông.
- Lịch biểu tạo thông tin
- Các phương pháp truy cập để nhận thông tin
- Phương pháp cập nhật kế hoạch quản lý truyền thông theo tiến độ của dự án - Phân tích truyền thông với các bên liên quan
Mục đích của kế hoạch trao đổi thông tin là nhằm đảm bảo hiệu quả những giao tiếp quan trọng giữa các thành viên trong đội và những đối tượng liên quan đến dự án để họ có thể làm việc một cách độc lập. Giao tiếp hiệu quả trong dự án sẽ tạo điều kiện cho giám đốc dự án, các thành viên trong đội dự án, nhà tài trợ, đối tượng liên quan dự án và nhà cung cấp đưa ra những quyết định hợp lý, được thông báo đầy đủ. Cũng cần phải giao tiếp với những đối tượng bên ngoài có liên quan ví dụ như: khách hàng, cổ đông, báo chí và công chúng. Trao đổi thông tin đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng thông qua việc giảm bớt các báo cáo về hiệu quả hoạt động của dự án. Trao đổi thông tin có thể ngăn chặn một số rủi ro, đồng thời rất cần thiết nhằm phổ biến thông tin về những thay đổi cần thiết để giải quyết những rủi ro đã được xảy ra. Kế hoạch trao đổi thông tin cần phải được cập nhật và tinh lọc khi dự án tiến triển.
Bảng 8-1. Các giai đoạn xác định yêu cầu thông tin
Giai đoạn Mô tả
Giai đoạn 1 Xác định yêu cầu về thông tin và trao đổi thông tin; Ai cần thông tin gì, khi nào và ở dạng nào
Giai đoạn 2 Xác định cách thức trao đổi thông tin tốt nhất, lựa chọn phương tiện gồm truyền miệng, văn bản, thư điện tử, mạng nội bộ, thảo luận. Giai đoạn 3 Chỉ định vai trò và trách nhiệm trao đổi thông tin.
Giai đoạn 4 Lập lịch cho công tác trao đổi thông tin. Giai đoạn 5 Viết bản kế hoạch thành văn bản và phổ biến.
Một trong những khía cạnh chủ yếu của việc quản lý dự án chính là quản lý kỳ vọng của những đối tượng liên quan dự án. Các đối tượng liên quan dự án có mục tiêu và mức ưu tiên của riêng mình đối với dự án. Khi dự án tiến triển, họ sẽ đánh giá mức độ thành công của dự án. Người giám đốc dự án có thể định hình những nhận thức này bằng cách cung cấp đúng thông tin đúng thời điểm thông qua việc lập kế hoạch trao đổi thông tin kỹ lưỡng do đó, yêu cầu trao đổi thông tin là những tài liệu dự án xác định ra những thông tin phù hợp cho từng đối tượng tại từng thời điểm và ở những dạng thích hợp. Mục tiêu của yêu cầu trao đổi thông tin là đưa đúng thông tin đến đúng đối tượng, đúng lúc, với cách thức tiết kiệm chi phí. Kết quả của quá trình lập yêu cầu này là một danh sách các đối tượng trao đổi thông tin, số lượng người của từng nhóm, loại thông tin trao đổi họ cần nhận được, và các nguồn trao đổi thông tin được yêu cầu. Bản phân tích nên có dạng kẻ ô, bảng câu hỏi hoặc bảng khảo sát. Các câu hỏi bao gồm:
- Ai cần thông tin? - Tại sao họ cần?
- Họ cần loại thông tin gi? - Mức độ chi tiết mà họ cần?
- Họ thích thông tin được cung cấp ở dạng nào? - Mức độ thường xuyên họ cần thông tin?
- Mục tiêu của việc cung cấp thông tin này là gì?
- Ai là người sẽ cung cấp thông tin này đến người nhận?
Ví dụ: Hãy xem xét thế khó xử của một giám đốc chương trình cho một
công ty bảo hiểm y tế lớn. Có 15 giám đốc dự án phải báo cáo cho cô, trong đó mỗi giám đốc trung bình phụ trách 6 dự án. Ban đầu, mỗi giám đốc nộp một bản báo cáo hàng tuần về mỗi dự án. Đọc mỗi bản báo cáo này phải mất 30 phút, có
nghĩa là cô phải mất 30 phút để đọc mỗi báo cáo trong tổng số 90 báo cáo trạng thái gửi đến hàng tuần, tức là 45 giờ mỗi tuần. Thay vào đó, cô đã truyền đạt tới các giám đốc dự án rằng cô muốn họ nộp cho cô một bản tóm tắt thực hiện hai tuần một lần, trong đó có bao gồm tất cả các dự án mà họ tham gia. Việc này đã giảm thiểu được thời gian cô dành để đọc các báo cáo xuống khoảng 8 giờ trong 2 tuần. Cô cũng yêu cầu họ phải thông báo ngay những vấn đề quan trọng qua email, điện thoại hoặc yêu cầu họp. Khi đó cô có thể trợ giúp cho các giám đốc dự án khi họ cần, đồng thời các giám đốc dự án cũng không còn dùng thời gian quí giá vào việc viết ra những báo cáo hết sức không rõ ràng. Hình dưới đây trình bày một phần của tài liệu yêu cầu trao đổi thông tin này.
Bảng 8-2. Yêu cầu trao đổi thông tin
Tài liệu Mô tả Người nhận Mức độ thường
xuyên Dự án sơ bộ Tổng quan về dự án /Tóm lược thực thi Nhà tài trợ Một lần vào lúc bắt đầu Định nghĩa phạm vi Mô tả phạm vi dự án, giới hạn ngân sách, yêu cầu… Nhà tài trợ Giám đố dự án Tất cả các thành viên ban dự án
Các đối tượng liên quan
Tại thời điểm bắt đầu dự án và mỗi khi có thay đổi Báo cáo
quản lý rủi ro
Mô tả các rủi ro của dự án cùng với các ma trận khả năng mức độ nghiêm trọng, chiến lược giảm thiểu và các kế hoạch dự phòng Giám đốc dự án Nhà tài trợ nếu (cần) Duyệt hàng tuần trong toàn dự án, thông báo ngay khi rủi ro xẩy ra.
Ước tính nỗ lực trong dự án Mô tả mức độ nỗ lực cấn có để hoàn thành dự án Giám đốc dự án Các giám đốc chức năng Nhà tài trợ Duyệt hàng tuần Báo cáo hiệu quả hàng tháng
8.1.2.Lập kế hoạch truyền thông
Dự án càng phức tạp và vận động thì nguy cơ thất bại càng cao. Nguy cơ thất bại càng cao thì số tiền được chi cho trao đổi thông tin càng cao. Trên cơ sở các dự án CNTT thường phức tạp và biến động, thì sự nhiệt tình dành cho việc trao đổi thông tin trong dự án là điều có thể hiểu được. Trên cơ sở vai trò vô cùng quan trọng của trao đổi thông tin trong các dự án CNTT, một dự án được bắt đầu mà không có kế hoạch trao đổi thông tin là điều không thể hiểu được.
1. Xác định đối tượng trao đổi thông tin.
2. Xác định các yêu cầu về nội dung và tần suất cho đối tượng, bao gồm đối tượng liên quan dự án, nhà tài trợ, nhà cung cấp, và các bên liên quan khác.
3. Xác định các yêu cầu trao đổi thông tin đặc biệt cho các đội dự án phân tán và mang tính quốc tế.
4. Lập kế hoạch báo cáo hiệu quả và đặt ra kỳ vọng cho quá trình trao đổi. 5. Xác định các kênh trao đổi thông tin cả chính thức và không chính thức, chọn ra các kênh trao đổi thông tin đáp ứng tốt nhất nhu cầu của tổ chức.
6. Chỉ định vai trò và trách nhiệm trao đổi thông tin. Đối với một dự án nhỏ thì giám đốc dự án có thể nhận trách nhiệm trao đổi thông tin. Đối với những dự án lớn hơn, vai trò này nên được chỉ định cho một thành viên trong đội, hoặc chỉ định cho các thành viên khác nhau trong đội chịu trách nhiệm thực hiện các phần khác nhau của kế hoạch trao đổi thông tin. Giám đốc dự án có trách nhiệm đảm bảo cho kế hoạch trao đổi thông tin được thực hiện.
7. Phân bổ thời gian trong lịch trình cho việc thực hiện trao đổi thông tin. Việc này đảm bảo tài nguyên được phân bổ cho việc thực hiện kế hoạch trao đổi thông tin. Dự định tốt đẹp của trao đổi thông tin thường bị thất bại do sự căng thẳng của các công việc từ ngày này sang ngày khác. Bằng cách coi trao đổi thông tin là một công việc dự án chính thức và phân bổ thời gian hợp lý, chức năng quan trọng này chắc chắn sẽ được thực hiện.