b) Các qui trình quản lý truyền thông
8.3. Báo cáo hiệu quả dự án.
Báo cáo hiệu quả giúp các bên tham gia biết thông tin về sử dụng tài nguyên để đạt các mục tiêu của dự án
- Báo cáo tình trạng mô tả dự án đang ở giai đoạn nào
- Báo cáo tiến độ mô tả dự án đã đạt những gì trong một khoảng thời gian. - Dự báo về dự án, tiên đoán trạng thái tương lai của dự án dựa trên thông tin quá khứ và xu hướng phát triển
- Các buổi họp đánh giá tình trạng thường có báo cáo hiệu suất
Nhiều công ty nhận thấy rằng các giám đốc điều hành của mình đọc chưa đến 20% số tài liệu mà họ nhận được mỗi ngày. Nhiều người thường than phiền về việc bị ngập trong báo cáo nhưng lại thiếu thông tin. Họ cũng nhận ra rằng mục đích ban đầu của các báo cáo trạng thái và thực tế của việc sử dụng những thông tin có trong những báo cáo này chỉ trùng hợp khoảng 20% trong số các trường hợp. Điều này có nghĩa là gì? Nói một cách đơn giản là chúng ta đã viết quá nhiều báo cáo trạng thái không thông báo được cho người đọc những gì họ thực sự cần biết.
Báo cáo hiệu quả dự án (Project performance reporting) là sự thu nhập phổ biến các thông tin về hiệu quả của dự án đến những đối tượng liên quan dự án, chỉ ra các tài nguyên đang được sử dụng như thế nào nhằm đạt được các mục tiêu của dự án. Báo cáo hiệu quả là một phần quan trọng trong quản lý trao đổi thông tin của dự án. Báo cáo phải cung cấp được loại thông tin và mức độ chi tiết mà các đối tượng liên quan đến dự án yêu cầu. Hình thức phổ biến của các báo cáo hiệu quả là biểu đồ Gantt hay còn gọi là biểu đồ thanh, bảng biểu/bảng tính