b) Các qui trình quản lý truyền thông
8.4.1.Báo cáo kết thúc dự án
Mục đích chính của báo cáo kết thúc dự án là trình bày hiệu lực của dự án, hiệu quả của dự án và tác động về mặt văn hóa của dự án. Ngoài ra cũng quan trọng là trình bày giá trị mà dự án tạo ra và lãnh đạo cần phải làm gì để duy trì và thúc đẩy đầu tư. Báo cáo kết thúc dự án là tài liệu chính thức xác nhận sự kết thúc của dự án. Nó tổng kết tiến độ và những trở ngại của dự án.
Để xây dựng một báo cáo kết thúc dự án, hãy thực hiện những nguyên tắc sau: - Lập tài liệu về cơ cấu tổ chức của dự án.
- Lập tài liệu những điểm mạnh và điểm yếu của dự án và các kỹ thuật dùng để đạt kết quả:
O Hiệu lực dự án- Sử dụng quy định của dự án và quy định về phạm vi để đánh giá dự án có đạt được các mục tiêu chiến lược không.
O Hiệu quả dự án- Xác định dự án có đúng tiến độ, đúng các thông số kỹ thuật và đúng kinh phí hay không.
- Ghi lại các đề nghị của đội dự án.
- Xác định tác động về văn hóa của dự án- tác động của dự án về cơ cấu tổ chức và văn hóa.
- Giải thích về giá trị - Xác định những năng lực bổ sung cho tổ chức và giải thích nó sẽ hỗ trợ cho các mục tiêu chiến lược như thế nào.
- Trình bày những đề nghị cho việc bảo dưỡng - Để các đối tượng liên quan đến dự án tham gia và xác định các trách nhiệm quản trị vận hành liên tục để hỗ trợ và thúc đẩy khả năng mới đảm bảo tính liên tục của vận hành.