b) Qui trình quản lý nguồn nhân lực (NNL).
7.3.3.Giai đoạn hòa giả i tập trung vào các vấn đề về quy trình và năng xuất làm việc.
năng xuất làm việc.
Ở giai đoạn Hòa giải, đội dự án bắt đầu làm việc một cách năng suất mà không phải lo lắng gì về quan điểm cá nhân hoặc các vấn đề tranh cãi. Khi xung đột vẫn còn xảy ra thì người ta chỉ tập trung vào các vấn đề liên quan đến quy trình hơn là liên quan đến cá nhân. Đội dự án bắt đầu hoạt động trên cơ sở tin tưởng và trông cậy lẫn nhau.
Trong giai đoạn hòa giải, Giám đốc dự án phải thêm vào các tiêu chí bằng cách tập trung vào các vấn đề về hiệu quả làm việc của dự án. Chẳng hạn như Giám đốc dự án phải:
- Tập trung nâng cao năng suất của đội nhằm đạt được mục tiêu của dự án. - Nếu đội dự án mắc phải những vẫn đề cơ bản thì hãy lập các nhóm chức năng để giải quyết vấn đề.
- Xóa bỏ tất cả những rào cản gây tổn hại đến hiệu quả làm việc của đội. - Tạo cơ hội để ban quản lý, khách hàng, cũng như các đội khác ghi nhận hiệu quả làm việc của Đội dự án.
Ví dụ: Hòa giải các xung đột trong đội dự án.
Đội dự án vừa làm việc được hai tháng trong kế hoạch 6 tháng để nâng cấp hệ điều hành của máy trạm, nhưng lại nảy sinh một số vấn đề về cấu hình giữa hệ điều hành và các ứng dụngdoanh nghiệp. Giám đốc dự án đã cử một nhóm tập trung giải quyết vấn đề cấu hình, và họ đã dần giải quyết được vấn đề. Tiến độ của dự án hơi chậm so với lịch trình, và đội dự án rất mệt mỏi vì những giờ làm việc dài và căng thẳng. Biết được rằng nhà tài trợ rất thông cảm với những nỗ lực của đội, Giám đốc dự án đã tổ chức một buổi ăn trưa cho đội cũng với nhà tài trợ dự án, với mục đích ghi nhận những nỗ lực của đội và tạo lòng nhiệt huyết mới cho dự án.
7.3.4.Giai đoạn thực hiện – đội dự án làm việc với năng xuất cao
Trong giai đoạn Thực hiện, đội dự án sẽ làm việc với năng suất cao nhất.
Việc cộng tác và trao đổi trở nên dễ dàng, các xung đột được giải quyết. Các thành viên trong đội cảm thấy thoải mái khi trình bày được các vấn đề, tin tưởng vào đồng đội để tìm ra giải pháp tốt nhất cho toàn đội dự án. Vai trò Giám đốc dự án trong giai đoạn thực hiện là phải công nhận hiệu quả làm việc của đội, nhưng lại đứng ngoài như thể đội dự án tự giải quyết vấn đề này.
Ví dụ: Giai đoạn thực hiện đội dự án.
Tiến độ của đội dự án đang chậm so với lịch trình, điều này đòi hỏi các thành viên trong đội phải làm việc ngoài giờ. Mặc dù là người luôn hết mình vì dự án, Nguyên vẫn phải lo cho con nhỏ, nên việc làm ngoài giờ đối với anh ta quả thật là rất vất vả. Thay vì gặp Giám đốc dự án để trình bày vấn đề đó, Nguyên đã tự thu xếp với một thành viên khác trong đội là Hiền. Nguyên sẽ làm nhưng công việc mà Hiền vốn dĩ rất ghét, và ngược lại cô sẽ làm thêm giờ để giải quyết công việc của Nguyên. Đây là một ví dụ khá hay trong giai đoạn thực hiện, vì đội dự án đã thể hiện được sự cống hiến vì mục tiêu của dự án, và tự giải quyết các vấn đề một cách êm thấm mà không hề có xung đột gì.
7.3.5.Một vài kinh nghiệm phát triển đội dự án
Hãy chủ động giúp đỡ đội dự án đạt được năng suất làm việc cao nhất bằng các bước sau:
- Trong suốt quá trình hình thành, tổ chức các hoạt động xây dựng đội dự án để tạo nên một tập thể đoàn kết, vững mạnh và phải đặt ra những kỳ vọng cho đội dự án. Để giúp đỡ các thành viên trong giai đoạn hình thành, phải tạo điều kiện cho đội dự án làm quen với nhau và tạo môi trường làm việc tôn trọng lẫn nhau. Đồng thời, giúp đỡ đội thực hiện một số quy tắc cơ bản để giao tiếp với các thành viên khác trong đội. Cuối cùng, tạo cho các thành viên dự án
có cảm giác rằng họ là những người đặc biệt, và họ được chọn làm việc nhằm phục vụ một mục tiêu quan trọng cụ thể cho tổ chức. Một vài chiến lược có thể sử dụng trong giai đoạn hình thành đội dự án bao gồm:
o Chương trình của buổi họp kick-off dự án phải dành thời gian để các thành viên giới thiệu về mình.
o Tạo một cuốn sổ tay đội dự án để ghi lại mục tiêu của đội, các công việc chính cần đạt được mục tiêu đó, và tất cả các ràng buộc mà đội phải tuân theo.
o Tạo một thư mục dự án
o Lập các quy tắc chung của dự án về các thành viên cư xử với nhau, cách trao đổi về thời gian họp, về cách đưa ra quyết định và cách đưa ra vấn đề. o Chọn tên hoặc biểu tượng cho đội dự án.
o Các dịp vui chơi khi bắt đầu đội dự án cũng là cơ hội để các thành viên tìm hiểu kỹ về nhau hơn.
- Trong giai đoạn mâu thuẫn, hãy sử dụng các kỹ năng về giải quyết xung đột và ủy thác để làm dịu các cuộc xung đột giữa các thành viên. Nếu vấn đề ở mức độ nghiêm trọng thì nên tìm sự trợ giúp của phòng Nhân sự.
- Trong giai đoạn hòa giải, phải hướng cho đội tập trung đạt được các mục tiêu của dự án và xóa bỏ các rào cản. Có thể tham khảo một số chiến lược sau:
o Tập trung nâng cao năng suất của đội nhằm đạt được mục tiêu của dự án. o Nếu đội dự án mắc phải những vấn đề cơ bản thì hãy lập các nhóm nhỏ đội
dự án chức năng để giải quyết các vấn đề (nhóm phản ứng nhanh), nhanh chóng đưa dự án vào trạng thái hoạt động ổn định.
o Xóa bỏ tất cả những rào cản gây tổn hại đến hiệu quả làm việc của đội. o Tạo cơ hội để ban quản lý, khách hàng, cũng như các đội khác ghi nhận
hiệu quả làm việc của đội dự án.
- Trong giai đoạn thực hiện, phải xây dựng cơ chế khen thưởng kịp thời, hiệu quả làm việc của đội và khuyến khích đội dự án đưa ra cách giải quyết cho vấn đề nảy sinh. Tuy nhiên, nếu tiến độ đội dự án bị chậm thì đây cũng là cơ hội tốt để thử thách đội dự án với các mục tiêu nghiêm ngặt hơn về hiệu quả làm việc.
BÀI TẬP KẾT THÚC CHƯƠNG
1. Trong cấu trúc tổ chức nào sau đây, giám đốc dự án có quyền lực ít nhất? A. Tổ chức dự án.
B. Tổ chức ma trận mạng. C. Tổ chức ma trận yếu. D. Tổ chức theo chức năng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2. Ai có trách nhiệm chuẩn bị báo cáo đánh giá sau triển khai? A. Người sử dụng.
B. Giám đốc dự án. C. Nhà tài trợ. D. Kỹ sư cao cấp.
3. Phương pháp hiệu quả nhất trong việc xây dựng đội dự án trong tổ chức ma trận là tuân theo:
A. Kế hoạch truyền thông.
B. Kế hoạch quản lý thay đổi phạm vi. C. Kế hoạch quản lý đội ngũ.
D. Kế hoạch phát triển đào tạo.
4. Giám đốc dự án đang xây dựng kế hoạch cho dự án. Giám đốc dự án đã xác định các nhiệm vụ và chỉ định nguồn lực thích hợp. Công cụ được sử dụng thông báo rằng một vài nguồn lực được phân bổ xong. Bước tiếp theo của giám đốc dự án sẽ là gì?
A.Di chuyển các nguồn lực. B. Yêu cầu thêm nguồn lực. C. Điều chỉnh nguồn lực.
D. Dự thảo ngân sách ngoài giờ.
5. Điều chỉnh các nhiệm vụ được phân bổ khác nhau trong dự án để duy trì khối lượng nguồn lực phù hợp được gọi là:
A. Tối ưu hoá nguồn lực. B. Phân chia nguồn lực. C. Cơ cấu lại nguồn lực. D. Điều chỉnh nguồn lực.
6. Bạn đang quản lý đội kỹ thuật là những người lao động bán thời gian. Phần lớn những người lao động này là sinh viên và có những cam kết khác trong suốt năm học. Năm ngoái bạn đã chậm trễ trong một vài dự án bởi vì bạn đã sắp xếp các dự án được hoàn tất trong suốt kỳ thi tốt nghiệp của sinh viên. Hiện nay bạn đang bắt đầu thực hiện một kế hoạch cho các dự án sắp tới và có thời hạn cuối cùng khác trong suốt giai đoạn thi tốt nghiệp. Bạn nên làm gì để ngăn chặn xung đột này?
A. Sử dụng các nguồn lực khác trong suốt giai đoạn thi tốt nghiệp. B. Sử dụng nhiều nguồn lực hơn và rút ngắn lịch trình dự án.
C. Thuê thêm sinh viên để trợ giúp trong suốt giai đoạn thi tốt nghiệp. D. Sắp xếp dự án được hoàn tất sau giai đoạn thi tốt nghiệp.
7. Những vấn đề còn tồn tại lâu dài đã bắt đầu dính líu và ảnh hưởng tới nhiều người, do đó tạo ra nhiều sự phụ thuộc. Giám đốc dự án tốt nhất nên xử lý tình huống này như thế nào?
A. Đưa nó cho quản lý cấp cao hơn.
B. Tách vấn đề thành những vấn đề nhỏ theo lôgíc. C. Đặt cơ sở lịch trình dự án.
D. Thực hiện quản lý rủi ro.
8. Trong số tất cả các xung đột có thể xẩy ra trong dự án thì xung đột nào là bất lợi nhất đối với kết quả và hiệu suất của đội?
Chương 8
Quản lý truyền thông dự án Giới Thiệu