DI SẢN VĂN HÓA ĐỐI VỚI TÀI LIỆU, HIỆN VẬT Ở BẢO TÀNG
2.2.2. Công tác kiểm kê, tổ chức hệ thống kho bảo quản, lưu trữ tài liệu,
liệu, hiện vật
Ở Bảo tàng Hồ Chí Minh, cán bộ phòng Kiểm Kê - Bảo quản phải thực hiện một quy trình kiểm kê, bảo quản khoa học để quản lý tài liệu và bảo vệ
các tài liệu, hiện vật. Toàn bộ các tài liệu, hiện vật sưu tầm và tiếp nhận về
đều được xử lý và làm thủ tục tiếp nhận ban đầu, đăng ký vào sổ sưu tầm.
Hiện vật khi đưa vào kho được xác minh đối chiếu, lập hồ sơ chi tiết, Hội
đồng thẩm định và xét duyệt hiện vật sẽ chọn, thẩm định nội dung, giá trị hiện vật và cuối cùng hiện vật được đưa vào bảo quản tại kho cơ sở. Khi được
nhập vào kho cơ sở thì các hiện vật, tài liệu trở thành tài sản quốc gia, được
quản lý, bảo quản theo đúng nguyên tắc và khai thác sử dụng theo những quy
định của bảo tàng.
Tại Kho cơ sở, cán bộ Phòng Kiểm kê - Bảo quản tổ chức lập danh mục
tài liệu, hiện vật theo các chuyên đề để phục vụ cho công tác nghiên cứu và quản lý hiện vật. Việc xây dựng các danh mục tài liệu hiện vật theo chuyên đề
nghiên cứu sẽ giúp cho Bảo tàng Hồ Chí Minh triển khai có hiệu quả công tác nghiên cứu và phục vụ trưng bày, triển lãm. Hiện nay, bảo tàng Hồ Chí Minh
cũng như các bảo tàng khác trong toàn quốc đang từng bước thực hiện áp
dụng các thành tựu khoa học công nghệ thông tin vào việc quản lý tài liệu,
hiện vật trong Kho cơ sở.
Hiện hệ thống sổ Kiểm kê của Bảo tàng Hồ Chí Minh gồm hơn 50
quyển đăng ký cho trên 13 vạn tư liệu hiện vật, trong đó có 42 quyển đăng
ký cho các tài liệu, hiện vật nguyên gốc tại kho cơ sở bao gồm: hiện vật Chủ
tịch Hồ Chí Minh đã dùng, các tài liệu do Chủ tịch Hồ Chí Minh soạn thảo,
các tài liệu Chủ tịch Hồ Chí Minh đã đọc và có bút tích, các tư liệu hiện vật
Nhờ có việc thực hiện tốt công tác quản lý, tài liệu hiện vật Bảo tàng
Hồ Chí Minh đã và đang từng bước triển khai tốt các hoạt động của mình
đồng thời cung cấp hàng ngàn tài liệu, hiện vật cho các cá nhân, cơ quan triển khai nghiên cứu các công trình khoa học cấp Bộ, Nhà nước về Chủ tịch Hồ
Chí Minh và xây dựng những bộ phim, vở diễn về Người, cung cấp ảnh, tài liệu, hiện vật cho trưng bày tại Bảo tàng Hồ Chí Minh và các triển lãm
chuyên đề trong và ngoài bảo tàng.
Kho cơ sở bảo tàng Hồ Chí Minh thực hiện các hoạt động chính như
sau: Lưu giữ, bảo quản và quản lý chặt chẽ khối tài liệu, hiện vật gốc theo
đúng nguyên tắc khoa học của bảo tàng; Xây dựng hồsơ khoa học và lập các
phiếu quản lý dữ liệu thông tin trên máy tính cho tài liệu, hiện vật, và sưu tập hiện vật; Tổ chức phục vụ nghiên cứu, trưng bày và phát huy giá trị của các tài liệu, hiện vật và sưu tập về hiện vật.
Hiện công tác kiểm kê của kho ngày càng được hoàn thiện như thống kê sốlượng và kiểm tra tình trạng hiện vật, đối chiếu và đưa các tài liệu, hiện
vật về cùng sưu tập, ghi chép và vào sổ kiểm kê tài liệu hiện vật, bổ sung
thông tin cho hồsơ hiện vật. Công tác quản lý và khai thác hiện vật trong Kho
Cơ sở được ứng dụng công nghệ tin học, đáp ứng công tác tra cứu, tìm kiếm
nhanh thông tin về hiện vật.