Thủ tục hành chính là cơ sở và điều kiện cần thiết để cơ quan nhà nước giải quyết công việc của công dân và tổ chức theo quy định của pháp luật, bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, tổ chức có công việc cần giải quyết.
Chúng ta đang xây dựng một nhà nước thật sự là nhà nước của dân, do dân và vì dân. Nền hành chính đang trong quá trình chuyển từng bước từ nền hành chính truyền thống sang nền hành chính phát triển phù hợp với xu hướng hiện đại. Hành chính phát triển là mô hình hành chính công theo các tiêu chí hiện đại, chủ động, năng động, nhạy bén, thích nghi cao nhằm đáp ứng các nhu cầu quản lý và dịch vụ tối đa trong điều kiện kinh tế thị trường phát triển mạnh mẽ và những quan hệ quốc tế ngày càng phụ thuộc chặt chẽ với nhau.
Trong điều kiện nước ta hiện nay đang thực hiện nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa thì nền hành chính mà chúng ta hướng tới
là nền hành chính được xây dựng trên quan hệ giữa nhà nước với công dân trên cơ sở của sự bình đẳng, các quyền và nghĩa vụ qua lại rõ ràng, không
xem cơ quan nhà nước như là người cai trị, là người “cho” mà là người “phục
vụ”, thông qua phục vụ để quản lý, coi công dân là đối tượng phục vụ chứ
không phải là đối tượng bị cai trị, bị quản lý…Bước đột phá cơ bản là thay đổi quan niệm của công dân, từ phải xin phép sang quyền đương nhiên được cung cấp dịch vụ.
Trong thực tế thì thủ tục hành chính nước ta còn nhiềunhược điểm như:
- Đòi hỏi quá nhiều giấy tờ, gây phiền hà cho nhân dân, nhất là những người ít hiểu biết về lề lối làm việc trong cơ quan nhà nước.
- Nặng nề, nhiều cửa, hoặc một cửa chỉ mang tính hình thức, nhiều cấp trung gian không cần thiết, rườm rà, không rõ ràng về trách nhiệm.
- Trì trệ, cũ kỹ, theo thói quen kinh nghiệm, dựa trên các cơ sở mà ngày nay không còn phù hợp.
- Thiếu thống nhất, thường bị thay đổi một cách tuy tiện và thiếu công khai.
- Cải cách thủ tục hành chính còn nghiêng về các giải pháp tình thế, thiếu một cách nhìn tổng thể và mang tính hệ thống.
Hệ thống thủ tục hành chính như vậy đã gây phiền hà cho nhân dân trong việc thực hiện quyền tự do, lợi ích và công việc chung của các cơ quan nhà nước, gây trở ngại cho việc giao lưu và hợp tác giữa chúng ta với người nước ngoài nhất là cản trở đến việc thu hút đầu tư, gây ra tệ cửa quyền, bệnh giấy tờ trong guồng máy hành chính và là mảnh đất thuận lợi cho nạn tham nhũng, cửa quyền, làm giảm lòng tin của nhân dân đối với cơ quan nhànước.
Vì vậy, cải cách thủ tục hành chính đang là yêu cầu cần thiết của nhân dân, của các tổ chức và các nhà đầu tư trong và ngoài nước, là khâu đột phá của tiến trình cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta. Cải cách thủ tục hành chính là điều kiện để tăng cường, củng cố mối quan hệ giữa nhà nước và nhân dân, tăng cường sự tham gia quản lý nhà nước của nhân dân.