- Sắp xếp hợp lý bộmáy hành chính đảm bảo tính hiệu quả
- Khắc phục vướng mắc trong quan hệ nội bộ giữa các phòng ban chuyên môn, sắp xếp lại mối quan hệ với các phòng ban chuyên môn sao cho phù hợp với cơ chế "Một cửa"
- Kiện toàn tổ chức bộ máy, nâng caotrách nhiệm của người đứng đầu và đội ngũ cán bộ, công chức
Về cơ cấu biên chế
Để mô hình một cửa cấp xã có thể vận hành một cách trơn tru, thì cơ
cấu biên chế ở một cửa của ủy ban nhân dân cấp xã cần một cán bộlãnh đạo
làm trưởng bộ phận và một số công chức chuyên môn, yêu cầu của biên chế
nên từ 4 đến 5 người có thể bố trí công việc như sau:
* 01 lãnh đạo ủy ban nhân dân cấp xãtrực tiếp làm trưởng bộ phận
* 01 cán bộ phụ trách lĩnh vực địa chính - đô thị, có chuyên môn bên
mảng địa chính, đô thị, xây dựng
* 01 cán bộ quản lý lĩnh vực tư pháp, hộ tịch: Bố trí cán bộ có chuyên môn đại học luật hoặc Học viện hành chính đảm nhiệm
* 01 cán bộ phụ trách lĩnh vực chính sách xã hội và người có công: bố trí cán bộ có chuyên môn đại học lao động - xã hội đảm nhiệm.
* 01 cán bộ hành chính văn thư, bố trí người lao động tốt nghiệp ngành công nghệ thông tin hoặc hành chính văn thư, thành thạo tin học.
Về cơ chế phối hợp trong việc thực hiện cơ chế “một cửa” giữa bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính với các bộ phận chuyên môn
Theo mô hình thực hiện cơ chế “một cửa” là khi giải quyết các thủ tục
hành chính, công dân chỉ cần đến bộ phận một cửa để được hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ đến việc trả kết quả, còn việc giải quyết thuộc trách
nhiệm, thẩm quyền của bộ phận chuyên môn. Việcphối hợp giữa các bộ phận
liên quan để giải quyết công việc của tổ chức, công dân là trách nhiệm của cơ quan hành chính nhà nước, đây là một nguyên tắc quan trọng, cơ bản trong
suốt quá trình thực hiện, nếu không đảm bảo được nguyên tắc này thì cơ chế một cửa khó mà thực hiện được, hoặc cũng thực hiện một cách hình thức, chiếu lệ và là cơ hội dễ phát sinh tiêu cực. Để giải quyết công việc được thông suốt, đảm bảo quy trình, đúng thời gian quy định, đòi hỏi phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận với nhau, tránh tình trạng ách tắc ở phòng, ban nào
đó dẫn đến việc trễ hẹn, gây khó khăn cho tổ chức, công dân. Do đó sự phối hợp này phải thực hiện bằng một quy chế phối hợp chặt chẽ, cụ thể và bằng hợp này phải thực hiện bằng một quy chế phối hợp chặt chẽ, cụ thể và bằng văn bản quy phạm pháp luật. Nó là cơ sở pháp lý để UBND cấp xã căn cứ quy định trách nhiệm trong thực hiện mô hình “một cửa” sao cho có hiệu quả. Cơ chế phối hợp phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Xác định mục tiêu chung: phải đảm bảo thực hiện các thủ tục hành
chính cho tổ chức, công dân đầy đủ, nhanh chóng, thuậnlợi.
- Quy định đối tượng và phạm vi phối hợp: bộ phận một cửa là đầu mối, bộ phận phối hợp gồm các phòng, ban chuyên môn. Bộ phận một cửa chịu trách nhiệm trực tiếp hướng dẫn, tiếp nhận các hồ sơ, thủ tục, chuyển hồ
sơ đến bộ phận chuyên môn, sau đó nhận và trả kết quả cho tổ chức, công dân theo thời gian quy định. Cơ quan phối hợp thực hiện việc giải quyết các thủ tục hành chính do bộ phận tiếp nhận và trả kết quả chuyển đến một cách kịp thời, nhanh chóng theo quy trình giải quyết. Tổ chức và công dân phải có trách nhiệm nộp đầy đủ hồ sơ, đóng phí và lệ phí theo quy định, có quyền khiếu nại và được giải quyết khi trả kết quả không đúng thời gian quy định.
- Nguyên tắc và phương thức phối hợp: Đảm bảo bình đẳng, công khai, kỷ luật trong hoạt động phối hợp, đề cao vai trò trách nhiệm cá nhân của thủ trưởng cơ quan, cán bộ công chức tham gia phối hợp. Việc luân chuyển hồ sơ, thủ tục giữa các bộ phận với nhau được thực hiện thông qua hình thức phiếu chuyển có ký giao nhận và quy định thời gian cụ thể.
- Xác định rõ thời gian giải quyết cho từng lĩnh vực: theo xu hướng rút ngắn thời gian giải quyết có thể thực hiện được so với quy định thời hạn,
đồng thời là căn cứ để có cơ sở thực hiện và quy trách nhiệm cho từng bộ phậncó liên quan khi trễ hẹn.
- Mẫu hoá các văn bản: theo hướng đơn giản, dễ hiểu, thuận tiện để ai cũng có thể điền vào được và được niêm yết công khai tại trụ sở cơ quan hành
chính.
- Quy định chế tài: đảm bảo cho công tác phối hợp trong việc giải quyết
các thủ tục hành chínhtheo mô hình “một cửa” vận hành một cách thông suốt, không ách tắc, hạn chế tình trạng vô trách nhiệm, thờ ơ của các cán bộ công
chức cơ quan phối hợp, cần phải quy định cụ thể vấn đề khen thưởng, động
viên cán bộ công chức nghiêm túc thực hiện tốt quy chế phối hợp. Đồng thời kiên quyết xử lý kịp thời những trường hợp vi phạm quy chế, có thái độ quan liêu cửa quyền, nhũng nhiễu, gây khó khăn để hưởng lợi.
- Sơ kết, tổng kết, đánh giá rút kinh nghiệm: cần duy trì và thường
giao ban để đánh giá, rút kinh nghiệm, tháo gỡ kịp thời những vấn đề còn vướng mắc trong quá trình thực hiện, đề xuất, kiến nghị cấp trên sửa đổi, bãi bỏ những quy định còn chồng chéo, lỗi thời… 6 tháng, 1 năm sơ kết đánh giá hoạt động, xây dựng kế hoạch năm tới.