chính theo cơ chế một cửa ởcấp xã
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả gọi tắt là bộ phận “một cửa” trực thuộc UBND các xã, phường được đặt ngay tại tầng 1, thuận tiện cho các tổ chức và công dân đến liên hệ công tác. Cán bộ, công chức làm việc tại bộ phận “một cửa” chịu sự quản lý trực tiếp và toàn diện của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch phụ trách bộ phận một cửa.
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có nhiệm vụ sau đây:
- Tiếp tổ chức, công dân tại phòng làm việc của bộ phận “một cửa” khi họ có yêu cầu giải quyết công việc trong phạm vi thẩm quyền của UBND xã, phường được quy định giải quyết theo cơ chế “một cửa”.
Trường hợp yêu cầu tổ chức, công dân không thuộc thẩm quyền giải quyết thì hướng dẫn để tổ chức, công dân đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
- Hướng dẫn và nhận hồ sơ của tổ chức, công dân theo quy định và vào sổ các hồ sơ đã nhận.
- Trường hợp hồ sơ chưa hoàn chỉnh thì hướng dẫn để tổ chức, công dân bổ sung hoàn chỉnh. Xem xét nếu thấy hồ sơ đầy đủ theo quy định thì tiếp nhận, viết phiếu nhận hồ sơ theo quy định, vào sổ theo dõi.
- Chuyển hồ sơ của tổ chức, công dân đến các phòng, ban chuyên
môn xử lý.
- Sau khi có kết quả từ các phòng chuyên môn, trả lời kết quả giải quyết cho tổ chức, công dân, bộ phận tiếp nhận thu lệ phí theo quy định.
* Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch phụ trách Văn phòng một cửa có nhiệm vụ:
- Quản lý thời gian làm việc hằng ngày của cán bộ, công chức thuộc bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
-Theo dõi, nắm tình hình tiếp nhận, giải quyết, trả hồ sơ của cán bộ, công chức thuộc bộ phận một cửa và phối hợp với trưởng các phòng ban chuyên môn kịp thời giải quyết những vấn đề vướng mắt xảy ra.
- Kiểm tra, đôn đốc, chấn chỉnh những sai sót trong quá trình làm việc của cán bộ, công chức khi giao tiếp với công dân.
- Đảm bảo các điều kiện làm việc của bộ phận tiếp nhận * Các công chức chuyên môn có nhiệm vụ:
- Vào sổ các hồ sơ do bộ phận tiếp nhận và trả kết quả chuyển đến theo nội dung: ngày hồ sơ đến, nội dung cần giải quyết, ngày trao trả hồ sơ, ký xác nhận.
- Chịu trách nhiệm giải quyết hồ sơ, đảm bảo thời gian hẹn, đúng pháp luật. Các công chức chuyên môn không trực tiếp nhận hồ sơ của tổ chức, công dân thuộc các lĩnh vực giải quyết theo cơ chế “một cửa”
Trường hợp hồ sơ liên quan nhiều đến các công chức chuyên môn khác thì trưởng phòng chịu trách nhiệm phối hợp giải quyết.
a. Cơ cấu tổ chức và số người làm việc
Đội ngũ CBCC làm việc tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có từ 01 đến 03CBCC nhưng trực tiếp làm nhiệm vụ tiếp nhận và trả kết quả chỉ có 01 hoặc 02 CBCC, dưới sự điều hành trực tiếp của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND cấp xã. Việc quy định chỉ có một đầu mối (công chức Văn phòng – thống kê) được tiếp nhận hồ sơ của công dân đã giúp tách bạch được người tiếp nhận và người giải quyết hồ sơ. Phần lớn CBCC làm việc tại bộ phận này đều có trình độ từ trung cấp trở lên. Tuy nhiên, đội ngũ CBCC ở xã thường xuyên biến động, bố trí người không đúngnghiệp vụ đào tạo và chức danh.
Hàng năm UBND xã, phường cũng kiện toàn tổ chức của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính, ban hành Quyết định điều động công chức làm chuyên trách tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính, Quyết định cử cán bộ làm trưởng bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính, Quyết định điều động cán bộ hợp đồng làm việc kiêm nhiệm tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính.
b. Thời gian làm việc của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả làm việc vào các ngày làm việc trong
tuần (trừ các ngày nghỉ lễ, Tết theo quy định). Thời gian làm việc: 08 giờ/01 ngày. Cụ thể:
Thời gian tiếp nhận và trả kết quả
Sáng: từ 8 giờ 00 phút đến 11 giờ 00 phút. Chiều: từ 13 giờ 30 phút đến 16 giờ 30 phút.
Trường hợp cần thiết do yêu cầu công việc, thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định thời gian tiếp nhận và trả kết quả bắt đầu sớm hơn hoặc kết thúc muộn hơn thời gian trên.
Thời gian còn lại trong ngày làm việc để làm công tác sắp xếp và bàn
giao hồ sơ.
Thời gian tiếp nhận và trả kết quả đối với hồ sơ nộp trực tuyến do thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định nhưng không ít hơn thời gian tiếp nhận và trả kết quả tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan, đơn vị.