Bƣớc
công việc Trình tự thực hiện Trách nhiệm
Bước 1 Công dân/ Công chức bộ phận một cửa
Bước 2 Công chức bộ phận một cửa
Bước 3 Công chức bộ phận một cửa
Bước 4 Công chức bộ phận chuyên môn
Bước 5 chuyên môn; Công chức Công chức bộ phận
bộ phận một cửa
Bước 6 Công chức bộ phậnmột cửa
Bước 7 Công chức bộ phận một cửa
Bước 8 một cửa; Công chức Công chức bộ phận
bộ phận chuyên môn
(Nguồn: Quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại UBND cấp xã trên địa bàn thành phố Việt Trì tỉnh Phú Thọ năm 2014)
Tiếp đón và hướng dẫn Kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ
Chuyển hồ sơ tới bộ phận chuyên môn
Thụ lý hồ sơ
Trình duyệt; Bàn giao
kết quảcho bộ phận một cửa Trả kết quả
cho tổ chức, công dân Thống kê tổng hợp
số liệu giải quyết
Bƣớc 1: Tiếp đón và hƣớng dẫn
Tổ chức, công dân có nhu cầu giải quyết hồ sơ hành chính đến liên hệ với Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc UBND cấp xã, để được hướng dẫn và nộp hồ sơ theo yêu cầu.
Công chức được giao nhiệm vụ thuộc bộ phận một cửa có trách hiện tiếp đón và hướng dẫn tổ chức, công dân
Bƣớc 2: Kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ
Công chức bộ phận một cửa xác định rõ yêu cầu của tổ chức, công dân, xem xét tính đầy đủ và hợp pháp của các giấy tờ của từng loại hồ sơ.
- Đối với loại công việc không thuộc trách nhiệm, thẩm quyền, Cán bộ tiếp
nhận hồ sơ hướng dẫn tổ chức, công dân đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
-
dẫn) để tổ chức, công dân bổ sung, hoàn chỉnh theo quy định.
Trong quá trình tiếp nhận hồ sơ, nếu thủ tục còn vướng mắc, chưa rõ ràng thì công chức tiếp nhận hồ sơ trực tiếp trao đổi ngay với phòng chuyên môn để thống nhất trước khi nhận hồ sơ.
Hồ sơ chỉ được tiếp nhận sau khi tổ chức, cá nhân đã lập đầy đủ theo quy định.
Sau khi kiểm tra, nếu đã đúng nội dung và đủ số lượng các loại giấy tờ theo quy định, công chức nhận hồ sơ viết Phiếu tiếp nhận và hẹn trả và vào sổ nhật ký (tiếp nhận, chuyển giao kết quả giải quyết thủ tục hành chính).
Bƣớc 3: Chuyển hồ sơ tới bộ phận chuyên môn
Công chức bộ phận một cửa viết phiếu chuyển giao nhận hồ sơ hành chính và giao hồ sơ cho bộ phận chuyên môn thực hiện theo đúng quy trình
giải quyết thủ tục hành chính và yêu cầu bộ phận chuyên môn ký nhận vào
Bƣớc 4: Thụ lý hồ sơ
Công chức bộ phận chuyên môn (theo lĩnh vực được phân công) cập nhật thời gian nhận hồ sơ từ bộ phận một cửa vào sổ theo dõi của bộ phận chuyên môn và chịu trách nhiệm giải quyết hồ sơ của tổ chức, công dân theo thời gian quy định.
- Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết, trong vòng 01 ngày kể từ khi có kết luận không giải quyết, Bộ phận chuyên môn có trách nhiệm phối hợp với Bộ phận một cửa liên hệ với tổ chức, công dân để trả lại hồ sơ và thông báo lý do không giải quyết (kèm phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ).
- Trường hợp Bộ phận chuyên môn giải quyết hồ sơ chậm hơn so với
thời gian quy định thì phải có trách nhiệm thông báo lý do cho Bộ phận một cửa bằng văn bản (trước ít nhất ½ ngày so với thời gian trả kết quả theo phiếu hẹn) để thông báo và có cơ sở giải thích cho tổ chức, công dân và hẹn lại thời gian trả kết quả.
Bước 5: Trình duyệt; Bàn giao kết quả giải quyết cho bộ phận một cửa
Sau khi thẩm định và xử lý hồ sơ, công chức thuộc bộ phận chuyên môn trình lãnh đạo UBND cấp xã ký duyệt kết quả (đối với trường hợp thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã) hoặc ký văn bản xác nhận trình cấp có quyền phê duyệt (trường hợp hồ sơ thuộc thẩm quyền giải quyết cuối cùng của cấp huyện hoặc cấp có liên quan); chuyển trả kết quả giải quyết hồ sơ cho Bộ phận một cửa đúng thời gian quy định.
Bƣớc 6: Trả kết quả cho tổ chức công dân.
Sau khi nhận được hồ sơ đã giải quyết từ Bộ phận chuyên môn/ từ cấp có thẩm quyền, công chức một cửa kết hợp với văn thư nhân bản, đóng dấu vào sổ nhật ký chuyển giao kết quả giải quyết thủ tục hành chính, hướng dẫn tổ chức, công dân nộp các khoản phí, lệ phí (nếu có)
Trả kết quả cho tổ chức, công dân. Khi trả kết quả thu phiếu hẹn, yêu cầu ký nhận vào sổ nhật ký
Trường hợp kết quả không phù hợp với yêu cầu của khách hàng, tuỳ từng trường hợp, công chức một cửa phối kết hợp với các bộ phận chuyên môn kiểm tra lại hồ sơ và xử lý theo quy trình kiểm soát sự không phù hợp
Hoạt động điều chỉnh lại kết quả giải quyết phải đảm bảo nguyên tắc phù hợp với yêu cầu của luật định hiện hành.
Bƣớc 7: Thống kê, tổng hợp số liệu giải quyết
Định kỳ tháng, quý, năm hoặc đột xuất, công chức bộ phận một cửa có trách nhiệm cập nhật số liệu tiếp nhận, giải quyết vào Sổ thống kê kết quả thực hiện thủ tục hành chính và thực hiện lập báo cáo, báo cáo Lãnh đạo UBND Phường.
Bƣớc 8: Lƣu hồ sơ:
- Công chức bộ phận một cửa có trách nhiệm lưu giữ bản gốc, phiếu nhận và hẹn trả hồ sơ phiếu giao nhận hồ sơ, sổ nhật ký là loại tài liệu tác
nghiệp thường xuyên, được sử dụng và lưu trữ tại bộ phận một cửa. Thời gian lưu trữ theo thông tư 09/2011/TT-BNV.
- Công chức bộ phận chuyên môn lưu hồ sơ theo quy định tại quy trình kiểm soát hồ sơ và quy định tại các quy trình giải quyết thủ tục chuyên môn liên quan.