1.2.2.1. Khái niệm tổ chức sự kiện
TCSK là làm cho một hoạt động của một người, nhóm người, hay cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cộng đồng thành một sự kiện có thể gây ra dư luận nhanh, mạnh, rộng rãi với sự tác động của báo chí và các PTTTĐC.
Trong TCSK, có hai nội dung chính là “tạo sự kiện”: Tạo ra và làm cho một hoạt động của một người, nhóm người thành “sự kiện” bởi tính mới mẻ, tính độc đáo trong nội dung, hình thức hay ý nghĩa xã hội của sự kiện; và “tạo dư luận” về sự kiện thông qua sự tham gia của báo chí và các PTTTĐC khác. Việc tổ chức cả hai nội dung này thuộc yêu cầu công việc của người làm quản trị sự kiện - chuyên viên PR.
Các hình thức TCSK cơ bản bao gồm: khai trương, động thổ, khánh thành, lễ kỷ niệm, hội thảo, hội nghị, gặp mặt, các cuộc thi, giao lưu, biểu diễn, diễu hành, thi đấu thể thao, lập quỹ xã hội, hoạt động từ thiện... Sức sáng tạo là yêu cầu quan trọng với những người TCSK. Nếu người làm sự kiện có nhiều ý tưởng sáng tạo thì kết quả cho thấy sự đa dạng và độc đáo trong nội dung và hình thức TCSK. Cũng có thể phân chia các loại sự kiện theo nội dung và tính chất của sự kiện được tổ chức. Ví dụ như: sự kiện chính trị, kinh tế, văn hóa, thể thao...
1.2.2.2. Quy trình tổ chức sự kiện
Một sự kiện được tổ chức bao gồm nhiều hoạt động, nhiều khâu khác nhau. Theo Julia Ruthfotrd Silvers (2002), tác giả của cuốn Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp (Professional Events Coordination) [x. xem thêm 92], các bước cơ bản nhất cho việc TCSK bao gồm 7 bước (Xem bảng 1.1).
Bảng 1.1: Các bước cơ bản của tổ chức sự kiện, theo quan điểm của J.R.Silvers.
Bước 1 Hình thành bối cảnh, chủ đề sự kiện Bước 2 Viết chương trình
Bước 3 Thực hiện kế hoạch có kiểm soát Bước 4 Tổ chức sự kiện và theo dõi sự kiện Bước 5 Kết thúc sự kiện
Bước 6 Chuyển đồ đạc về kho Bước 7 Họp rút kinh nghiệm
Quy trình TCSK là những quy định về các bước và trình tự thực hiện các bước, các công việc cụ thể khi tổ chức một hay một nhóm các sự kiện. Mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp khi TCSK có thể theo các bước với trình tự riêng biệt. Và trên cơ sở đó, có thể thống nhất giữa các bên quản lý thực hiện việc TCSK một quy trình riêng biệt, những công việc cụ thể và yêu cầu riêng cho từng bước TCSK. Chính vì vậy, mỗi loại hình TCSK và mỗi cơ quan, tổ chức lại có thể xây dựng một quy trình với những mô hình định dạng, nhưng đồng thời cũng vô cùng linh hoạt trong việc quản lý và giám sát nhằm triển khai hiệu quả nhất các sự kiện mà họ tổ chức.
1.2.2.3. Vai trò, mục đích của tổ chức sự kiện do tòa soạn báo thực hiện và quản trị
TCSK được coi là một hoạt động PR có hiệu quả to lớn trong việc giữ thị phần và mở rộng thị phần, các tờ báo, tạp chí không ngừng cải tiến về hình thức và nội dung để đáp ứng ngày một tốt hơn yêu cầu của độc giả. Là một trong những cầu nối trực tiếp giữa tờ báo và công chúng, TCSK có thể gây ra dư luận nhanh, mạnh và rộng rãi trong công chúng, làm cho tờ báo gần gũi hơn, thân thiết hơn với độc giả. Qua sự kiện, công chúng hiểu rõ hơn vị thế, sức mạnh của tờ báo, nhờ đó mà uy tín của tờ báo được nâng cao. TCSK tốt có thể đem đến khả năng định hướng, giáo dục, điều chỉnh hành vi theo chiều hướng tích cực, phù hợp với lợi ích của cộng đồng.
TCSK hiệu quả có thể làm phong phú, đa dạng nội dung thông tin của tờ báo, mang lại lợi ích kinh tế cho tờ báo. Bản thân mỗi tờ báo chính là một cơ quan truyền thông đại chúng. Uy tín và hệ thống các mối quan hệ của nhà báo và cơ quan báo chí, hệ thống thu nhận và xử lý, sử dụng thông tin, nguồn tin từ bạn đọc, đại lý phát hành, các nhà báo, các nguồn tin chính thức gửi tới tòa soạn... cũng là những ưu thế riêng có của một tòa soạn báo khi TCSK. Đó là chưa kể đến đội ngũ các nhà báo - nguồn lực lý tưởng cho các ý tưởng độc đáo và thiết thực trong TCSK.
TCSK là cơ sở cho hoạt động nghiên cứu công chúng, đánh giá tác động của mọi hoạt động của tờ báo, đồng thời đó cũng là công cụ để đo lường phản ứng của dư luận với các tác động trong dự kiện của tờ báo.
Mọi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, thậm chí là mỗi cá nhân, tùy vào mục đích khác nhau, có thể tổ chức các sự kiện với nội dung và hình thức khác nhau. Trong nghề PR, các mục đích cơ bản nhất của TCSK thường được đề cập tới là :
Thứ nhất, gây dựng sự cảm tình của công chúng, từ đó gây dựng uy tín của tổ cơ
quan, tổ chức, gây dựng thương hiệu sản phẩm. Thứ hai, tạo một ấn tượng mạnh để ghi nhớ hình ảnh của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, sản phẩm. Thứ ba, tạo sự
hiểu biết sâu sắc và rộng rãi cho công chúng về mục tiêu, các định hướng giá trị của cơ quan, tổ chức hay các nhân vật đứng đầu, từ đó thúc đẩy thái độ và hành vi có lợi cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Ở các cơ quan báo chí, việc TCSK thường tập trung vào 3 mục đích chính: Tăng tính cạnh tranh của tờ báo, thể hiện trách nhiệm xã hội của nhà báo và cơ quan báo chí và mục đích kinh tế.
Mục đích tăng tính cạnh tranh của tờ báo: Trong nền kinh tế thị trường, báo
chí – nhất là báo in – cạnh tranh ngày càng quyết liệt. Nếu như cuối năm 2006, số lượng báo và tạp chí là hơn 600 tờ thì đến đầu năm 2008 con số đó là trên 700. Các tờ báo củng cố và chiếm lĩnh thị phần mình đang có bằng cách “giành giật” công chúng. Bên cạnh việc cải tiến mạnh mẽ hình thức và nội dung, thì việc TCSK thu hút và tác động đến công chúng đã là một phương thức cạnh tranh hiệu quả. Chính các sự kiện do tòa soạn báo tổ chức đó đã làm cho công chúng luôn nhớ tới tờ báo và nếu là độc giả của tờ báo thì
chắc chắn họ sẽ là độc giả trung thành.
Mục đích thể hiện trách nhiệm xã hội của tờ báo với cộng đồng: Đây là nét
riêng, khác biệt của báo chí Việt Nam. “Báo chí Việt Nam là cơ quan ngôn luận của các tổ chức của Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ chức xã hội; là diễn đàn của nhân dân”. (Điều 1, Chương I, Luật Báo chí năm 1989). Trong quá trình thực hiện chức năng thông tin của mình, báo chí Việt Nam không chỉ “nói suông” mà nhiều khi còn “xắn tay làm”. TCSK là một trong những công việc mà báo chí Việt Nam đã, đang làm rất tốt. Lấy ví dụ trong lĩnh vực thể thao, qua khảo sát, có rất ít cơ quan báo chí nước ngoài làm việc này. Chúng ta có thể chỉ ra một số tờ báo nước ngoài có những hoạt động được coi là sự kiện như tạp chí France Football của Pháp với sự kiện bầu chọn danh hiệu cầu thủ bóng đá xuất sắc nhất Châu Âu (“Quả bóng vàng”, “Quả bóng bạc”, “Quả bóng đồng”) hay như tạp chí Forbes của Mỹ với sự kiện công bố danh sách các tỷ phú trên thế giới…
Mục đích cải thiện thu nhập của tờ báo. Cũng phải nói ngay rằng “làm kinh
tế” từ các sự kiện không phải là mục đích chính của các tờ báo. Nhưng việc quản trị sự kiện, với sự tham gia của các cơ quan tài trợ, sao để có lãi, không bị lỗ vốn là một phần quan trọng. Tất nhiên, lãi/lỗ cũng phải tính đến lãi/lỗ vô hình (hiệu quả gián tiếp mà các sự kiện mang lại).
1.2.2. Tư vấn
Tư vấn là quá trình tương tác giữa người làm truyền thông với đối tượng nhằm giúp họ có khả năng đưa ra những quyết định lựa chọn các giải pháp cho vấn đề của chính họ, sau khi đã được cung cấp thông tin khách quan, đồng thời hỗ trợ về mặt tình cảm và phương pháp tiếp cận. 5 chức năng cơ bản của tư vấn là: Cung cấp thông tin, hỗ trợ, giải quyết mâu thuẫn, giải quyết vấn đề, thay đổi hành vi [13, tr.86-87]. Trong ngành PR, tư vấn là lĩnh vực tạo “đẳng cấp cao” cho các chuyên viên và các nhà quản lý lĩnh vực này. Tư vấn trong PR bao gồm 2 mảng chính: tư vấn quản lý và tư vấn công chúng.
1.2.3.1. Tư vấn quản lý
Tư vấn quản lý là hoạt động của chuyên viên hay bộ phận PR nội bộ dành cho ban lãnh đạo, những người đứng đầu, hoặc có khả năng ra quyết định trong mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, nhằm thiết kế, thực hiện, điều chỉnh... các hoạt động quản lý, trên cơ sở các kết quả đạt được trong mọi hoạt động PR. Để thực hiện được tư vấn quản lý, cần tạo các cửa thu nhận thông tin từ công chúng, kỹ năng thu thập và xử lý thông tin... Nói cách khác, chất lượng của nghiên cứu công chúng là điều kiện tối cần thiết. Bên cạnh đó, kết quả hiện thực của các chương trình, dự án, hoạt động PR, kỹ năng vận động gây ảnh hưởng của chuyên viên PR có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Theo D.M. Dozier, L.A. Grunig và J.E. Grunig (1995), với những các nhà truyền thông cấp cao - tức là người giữ vị trí quản lý truyền thông và PR họ cần “coi bộ phận quản lý trong tổ chức của họ là một trong các nhóm công chúng của mình” [81, tr.49].
郏郏郏郏郏 郏(郏郏 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});