Việc xác định được chính xác cá nhân hoặc bộ phận trong tòa soạn thực hiện và có trách nhiệm tiếp nhận, phân tích các nguồn tin và thông tin phản hồi của công chúng là tiền đề cho mô tả thực trạng và hiệu quả của hình thức này. 4 bộ phận thường xuyên tiếp nhận các nguồn tin từ công chúng ở 3 tòa soạn báo khảo sát là: Ban Bạn đọc, Ban Thư ký tòa soạn, Ban Quảng cáo & phát hành, Ban Điện tử (phụ trách báo điện tử). Ở báo 1, chủ trì hoạt động này là Ban Thư ký tòa soạn. Ban Thư ký tòa soạn có trách nhiệm phối hợp thông tin từ Ban Bạn đọc để nghiên cứu công chúng.
Như vậy là: Có 4 bộ phận trong tòa soạn bao gồm: Ban Bạn đọc, Ban Thư ký tòa soạn, Ban Quảng cáo - phát hành, Ban Điện tử là chủ thể chịu trách nhiệm trước Ban lãnh đạo báo và có trách nhiệm phối hợp với nhau để làm tốt việc thu nhận, phân tích và có sản phẩm phân tích các nguồn tin và thông tin phản hồi từ công chúng, phục vụ cho các hoạt động tại tòa soạn. Các bộ phận có thể có mức độ trách nhiệm khác nhau trong hoạt động này.
Các kênh thông tin và phản hồi của công chúng bao gồm bạn đọc đến tòa soạn trực tiếp cung cấp thông tin và hưởng các dịch vụ tư vấn của tòa soạn (báo 1 có dịch vụ tư vấn sức khỏe vị thành niên, báo 2 tiếp nhận đơn khiếu nại, tố giác... và xử lý bởi Ban Bạn đọc, báo 3 có tư vấn pháp luật tại phòng tiếp bạn đọc 1 tuần 3 buổi sáng, được thực hiện bởi các luật sư mời ngoài); thư gửi qua đường bưu điện; điện thoại trực tiếp đến các ban và đường dây nóng; e-mail gửi đến tòa soạn và các hình thức thông tin qua kênh báo điện tử.
Một bộ phận chịu trách nhiệm (chủ yếu là Ban Bạn đọc) tiếp nhận và quản lý mọi thông tin phản hồi, phân tích, tổng hợp và chia sẻ thông qua cuộc họp giao ban hàng ngày, hoặc thông báo khi có trường hợp khẩn cấp (báo 1 và 2), hoặc bằng văn bản phân tích (báo 3) gửi đến Ban lãnh đạo và các phòng ban liên quan. Phân tích mẫu tổng hợp thư, tin bài từ bạn đọc, không có cột, mục và tiêu chí phân loại về nhóm tuổi nói chung và cột, mục, tiêu chí có ưu tiên nhóm công chúng mục tiêu là thanh niên [x. xem phụ lục 10, tr.238-240]. Điều đó có nghĩa là: yêu cầu về tiêu chí phân loại thông tin và thông tin phản hồi có ưu tiên nhóm công chúng mục tiêu là thanh niên chưa được đề cập tới.
Các kết quả nghiên cứu của hình thức phân tích thông tin và phản hồi của công chúng được sử dụng nhiều nhất cho việc gợi ý đề tài phóng viên, bổ sung tin bài ảnh vào tổ chức nội dung và trình bày báo; tiếp đó là tư vấn cho tòa soạn về quản lý nội dung, trình bày báo, nhân sự, quản trị thương hiệu, tổ chức sự kiện...
Mô hình 2.1. Mô hình tiếp nhận, phân tích, sử dụng thông tin và thông tin phản hồi của công chúng ở tòa soạn báo 1
ș郏郏郏郏郏郏 郏郏郏⬐勭勭 郏郏郏ቅቅ郏Ꮌ郏郏郏郏郏郏郏ቅ郏郏ቅ郏 ቅءቅ郏 郏郏郏郏郏∤ 郏郏ቅ郏ቅâ郏郏郏郏郏郏 郏ቅ郏郏郏 郏郏郏郏ⅰ Ꮌ郏⢦郏郏ቅ郏郏ቅ)Ꮌ郏≨ 郏⢮ቅ郏郏郏Ꮌ郏郏郏郏郏郏郏郏郏郏郏Ⴎ郏ᕿ郏郏郏郏郏⅘ 郏 郏郏郏郏ℸ郏郏郏ⵅ郏郏Ʃ郏郏ቅ郏郏ቅ 郏郏郏郏 郏郏ℎ 郏 郏ቅቅ郏Я郏Ȱቅ郏郏郏 郏- Ꮌ╮ 郏郏ቅѣ郏郏郏 郏郏.郏郏郏郏郏郏郏郏ᐴ郏ɦ郏ቅᎼ郏郏 Ǿ郏ѯ郏QȒᎼ郏郏郏 郏郏↳ *µ郏郏郏Ⅲ 郏郏郏郏郏 ⥈ 郏郏ᑎǨNຸ郏ᒴቅ郏郏郏郏郏郏 ቅቅ郏ቅ⬡ቅ郏郏郏郏ቅ 郏Ө郏Ꮌ郏郏 郏Ꮌ郏郏郏郏ǥ郏ቅ郏郏郏Ꮌ郏郏郏Ꮌ郏郏郏郏ቅ郏Ꮌ郏郏郏郏郏⎭ ቅቅ郏郏郏郏郏郏郏郏郏郏郏郏Ꮌ郏郏…╢Գ郏郏
Mô hình 2.2. Mô hình tiếp nhận, phân tích, sử dụng thông tin và thông tin phản hồi từ công chúng ở tòa soạn báo 2
Mô hình 2.3. Mô hình tiếp nhận, phân tích, sử dụng thông tin và thông tin phản