Phương pháp phân tích tài liệu cho thấy kết quả định lượng và định tính (Như phân tích trong Chương 1). Ở các tòa soạn báo thuộc diện khảo sát, số nghiên cứu có phân tích định lượng rất ít ỏi, hầu như chỉ dừng lại ở việc thống kê phân loại số tin bài, thư từ, cũng như các nguồn tin khác ở các tòa soạn, khi làm bảng tổng hợp gửi những người và bộ phận có trách nhiệm. Trong khi đó, phân tích định tính được ưu tiên sử dụng.
Phân tích tài liệu chủ yếu được thực hiện trong việc tiếp nhận, phân tích thông tin phản hồi và tin bài ảnh - từ cộng tác viên, từ các nguồn khác nhau, đặc biệt là đường dây nóng. Đây là lĩnh vực đặc biệt được chú trọng trong các tòa soạn báo thuộc diện khảo sát.
Về tổ chức, thực hiện công việc này chủ yếu là Ban bạn đọc, số lượng cán bộ trong Ban khoảng 10 đến 15 người. Nhiệm vụ của Ban này là lắng nghe tất cả các ý kiến đóng góp của bạn đọc qua tất cả các kênh: Điện thoại có đường dây nóng, qua email, thư tay, trực tiếp, qua những hoạt động do báo và Ban Công tác bạn đọc tổ chức.
Khảo sát bằng ankét với các câu hỏi: “Bạn đã bao giờ gửi thư hoặc trực tiếp
đến tòa soạn báo 1, 2, 3 để cung cấp thông tin cho tòa soạn báo?”; “Bạn đã từng gửi tin, bài ảnh để đăng trên các báo 1, 2, 3?”; “Bạn đã từng gửi thông tin phản hồi đến tòa soạn báo 1, 2, 3?”. Kết quả thu được trên 450 phiếu hỏi theo bảng 2.1
sau:
Bảng 2.1: Các nguồn thông tin công chúng đến tòa soạn báo
ViệcViêcViêc Việc đã từng làm Tỷ lệ
Gửi thư hoặc trực tiếp cung cấp thông tin cho tòa soạn báo 8,2%
Gửi tin, bài, ảnh đăng báo 9,1%
Cung cấp thông tin phản hồi 10,2%
Nguồn: Kết quả cuộc điều tra CCTN năm 2007
Ban Bạn đọc chịu trách nhiệm chính, và phối hợp với các ban khác để tiếp cận không bỏ sót các nguồn tin:
Nguồn thông tin tòa soạn tiếp nhận thường bao gồm: email, thư bạn đọc, fax, đường dây nóng (...) Thường là phải thẩm tra lại thông tin chứ không tiếp nhận và xử lý toàn bộ. Với những thông tin đường dây nóng họ kiện cáo thì mình hướng dẫn họ làm đơn gì, như thế nào để họ gửi chuyển cho tòa soạn. Tức là mình hướng dẫn họ đến các bộ phận khác trong tòa soạn. Chúng ta phối hợp với nhau là vậy đó [PVS, trường hợp 3.2, nam, Phụ trách đường dây nóng, báo 2. Phụ lục 5, tr.223].
Việc phân tích tài liệu từ nguồn thông tin công chúng hướng tới mục đích của nghiên cứu là thu thập các đóng góp ý kiến của bạn đọc để cải tiến các trang mục, layout v.v... và thu thập các ý kiến liên quan đến chủ trương biên tập.
Kết quả quan sát tại tòa soạn cho thấy, ban bạn đọc các tòa soạn báo đều có vị trí tiếp công chúng, và có người trực thường xuyên. Đường dây nóng trực 24/24 giờ đảm bảo không bỏ lỡ thông tin. Bộ phận bạn đọc báo 3 có diện tích rộng, nằm ở ngay tầng 1, sát quầy lễ tân, thuận tiện cho công chúng gặp trực tiếp. Báo này cũng có bộ phận tư vấn pháp luật cho công chúng, được thực hiện bởi các luật sư thuê bên ngoài, mỗi tuần 3 buổi sáng theo định kỳ, để có thể tiếp cận và giải quyết, thông qua đó nghiên cứu các vấn đề bức xúc của công chúng. [x. thêm trích Sổ tay người nghiên cứu, phụ lục 7, tr.229-233].
Việc xử lý các thông tin từ công chúng được thực hiện nghiêm túc, khá rõ ràng và khoa học. Phương pháp định lượng chủ yếu là thống kê và phân loại tin, để gửi đến các ban chức năng, ban biên tập hay xử lý trực tiếp. Thậm chí, đây được coi là kỹ năng buộc phải có cho cơ quan báo chí và những người làm báo trong môi trường cạnh tranh:
Nếu không rành về kỹ năng thu thập và xử lý thông tin bạn đọc thì sẽ bị đào thải tức khắc. Và bạn đọc là người ra quyết định đào thải. Có cái thư phản ánh gửi đến tòa soạn phàn nàn, vài ba lần thì còn cho làm kiểm điểm. Còn nhiều hơn thì phải cho thôi việc thôi [PVS, trường hợp 2.2. nam, Trưởng ban Bạn đọc, báo 2. Phụ lục 5, tr.223].
Các thông tin được xử lý định lượng và định tính cho sản phẩm là các bản phân tích, bản báo cáo tổng hợp, được gửi đến mọi ban và những thành viên có trách nhiệm trong tòa soạn, hoặc đơn giản là để chia sẻ trong cuộc họp giao ban tòa soạn. Việc xuất bản một tờ báo phụ thuộc trước hết vào ý kiến của những người tham gia công tác tiếp nhận, xử lý thông tin công chúng từ các nguồn khác nhau.
Thậm chí xử lý tốt thông tin từ công chúng góp phần thẩm định thông tin trước khi đăng tải. Điều này thể hiện qua ý kiến trả lời phỏng vấn sâu sau đây:
Buổi sáng họp giao ban, tất cả Trưởng - Phó ban chuyên môn phải trình bày đề tài. Bao giờ Tổng biên tập cũng hỏi Ban Bạn đọc có gì không? Ban Bạn đọc sẽ báo cáo lại: thứ nhất là đơn thư kiện cáo, thứ 2 là các bài viết, phản ứng của bạn đọc với những số báo đã quan. Báo có một người trực đường dây nóng gần như 24/24 chỉ có nghe điện thoại và gửi Ban Thư ký tòa soạn. Đường dây nóng trực thuộc Ban Thư ký tòa soạn. Ra một số báo, thư ký tòa soạn phải liên tục hỏi người trực đường dây nóng là hôm nay có vấn đề gì không. Ngoài đường dây nóng còn có e-mail, thư ký tòa soạn phải trực tiếp đọc những văn bản đó và cái gì xử lý được thì xử lý luôn, không xử lý được thì báo cáo cấp trên. Không chỉ xử lý trong ngày mà xử lý từng giờ. Ban Bạn đọc giám sát toàn bộ hoạt động và giao tiếp hàng ngày hàng giờ với công chúng. Người chủ trì chính là Ban Thư ký [PVS, trường hợp 2.1, nam, Trưởng ban Thư ký tòa soạn, báo 1. Phụ lục 5, tr.222].
Việc phân tích tài liệu ở báo 3 cũng bao gồm cả việc PTND các ấn phẩm do tòa soạn phát hành. Việc này được làm với phương pháp truyền thống: Phân tích nội dung theo chủ đề. Tham gia công việc này là các chuyên gia cao cấp ở nhiều lĩnh vực khác nhau, có khả năng đọc, phân tích và khuyến nghị về nội dung, hình thức của sản phẩm báo chí. Báo 3 có CLB chuyên gia gồm những chuyên gia cao cấp ở nhiều lĩnh vực khác nhau tư vấn, giám sát, theo dõi, phản biện và cung cấp thông tin cho báo. Họ gần như là những người sát cánh cùng báo. Báo cũng có nhóm cộng tác viên điểm báo. Hàng tuần sẽ có những bản điểm báo của họ, họ khen gì, chê gì và khuyến khích họ chê. Tất tật những gì xuất hiện trên mặt báo họ đều có thể có ý kiến. Nhóm cộng tác viên được khuyến khích khi
phân tích trong sự so sánh với những tờ báo khác, vạch ra chi tiết những điểm được và chưa được so với những tin tức đăng trên các báo khác. Sản phẩm của hoạt động phân tích báo là:
Ngày nào cũng có 2 bản tổng hợp ý kiến bạn đọc qua các kênh, từ Ban Công tác bạn đọc. Gần đây có thêm bản tổng hợp ý kiến bạn đọc qua báo điện tử. Mỗi ngày những người phụ trách nội dung sẽ được nhận những bản từ bạn đọc ít nhất là 3, tối đa thì chưa có, có hôm 5, 6 bản. Có sự kiện thì còn có thêm những bản tổng hợp chuyên đề [PVS, trường hợp 3.6, nam, Phóng viên có kinh nghiệm thực hiện PR, báo 3. Phụ lục 5, tr.224].
Nói cách khác, sau khi xử lý thông tin bởi nhiều nguồn khác nhau, kết quả PTND phổ biến là bản tổng hợp ý kiến bạn đọc [x. thêm Phụ lục 10, tr.238-240]. Bản thông tin tổng hợp đó là cơ sở cho tư vấn nội dung và trình bày báo, tư vấn phát hành, tư vấn quảng cáo và tư vấn quản lý trong tòa soạn. Nó được lưu giữ dưới dạng file trong máy vi tính của tòa soạn.
Nhiều nguồn tin cung cấp bởi bạn đọc là khởi đầu cho các TPBC chất lượng. Nhiều phóng sự đoạt các giải báo chí có khởi nguồn từ thông tin bạn đọc cung cấp. Nhiều tin, bài ảnh từ bạn đọc được đăng tải trên báo, đặc biệt trong trang bạn đọc và báo điện tử. Và vì thế, thông qua việc phân tích sức hấp dẫn của các trang báo như trang Bạn đọc ở các tờ báo, có thể đánh giá được kỹ năng xử lý định tính nội dung tài liệu do công chúng cung cấp cho tòa soạn. Mức độ quan tâm của thanh niên với các trang đăng tải ý kiến bạn đọc (tính trên số độc giả của từng tờ báo) được thể hiện thông qua bảng sau:
Bảng 2.2: Mức độ quan tâm đến các trang bạn đọc của công chúng thanh
niên
ViệcViêcViêc Quan tâm đến trang bạn đọc Tỷ lệ
Báo 2 (tính trên CCTN báo 2) 19,9%
Báo 3 (tính trên CCTN báo 3) 47,9% (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nguồn: Kết quả cuộc điều tra CCTN bằng bảng hỏi năm 2007
Bảng trên cho thấy hiệu quả xử lý thông tin định tính trên các nguồn tin từ bạn đọc của báo 3 là tốt nhất (47,9%), tiếp đến báo 1 (29,2%) và ít hiệu quả hơn là báo 2 (19,9%).
Một số nhận định về việc sử dụng phương pháp phân tích tài liệu ở các tòa soạn báo khảo sát
Thứ nhất, tiếp nhận, phân tích, xử lý các nguồn thông tin từ công chúng
được coi là trách nhiệm lớn nhằm đảm bảo quyền được thông tin và cung cấp thông tin cho báo chí của công chúng nước ta nói chung và công chúng thanh nên nói riêng. Các tòa soạn báo dành cho thanh niên đã ý thức rõ được trách nhiệm, hiểu được ý nghĩa của công việc này trong một nền báo chí vì dân, cho dân, đồng thời cũng biết sử dụng các kỹ năng phân tích định lượng, đặc biệt là định tính mọi tài liệu do công chúng cung cấp cho tòa soạn.
Thứ hai, kỹ năng phân tích định lượng của tòa soạn chỉ dừng lại ở thống kê,
phân loại. Kỹ năng phân tích định tính được sử dụng ở mức độ cao. Nhiều bộ phận trong tòa soạn, dưới sự tập hợp của một bộ phận chủ chốt (thường là Ban Bạn đọc hoặc Ban Thư ký tòa soạn) tạo ra một quy trình khá rõ ràng trong việc tiếp nhận và xử lý triệt để, không bỏ sót các nguồn tin từ công chúng đi vào tòa soạn với nhiều đường vào khác nhau. Thư, gặp trực tiếp, điện thoại, fax, email và trang báo điện tử là những nguồn thông tin công chúng chủ chốt, tạo nguồn tài liệu phong phú cho hoạt động phân tích trong nghiên cứu công chúng của tòa soạn báo.
Thứ ba, phân tích SPBC do cơ quan báo chí ấn hành đã bắt đầu được thực
hiện, cho kết quả tư vấn hiệu quả. Hiện tại, chỉ có một trong ba tờ báo có dạng PTND. PTND bằng phương pháp định lượng, với sự tham gia của các phần mềm máy tính xử lý dữ liệu định tính chưa thấy xuất hiện trong bất cứ kết quả khảo sát
của luận án. Phân tích nội dung chủ yếu là định tính, được thực hiện bởi các cộng tác viên và các chuyên gia có kinh nghiệm về các lĩnh vực mà nội dung tờ báo phản ánh.
Thứ tư, hiệu quả nghiên cứu định tính của phương pháp PTND rất rõ ràng.
Các sản phẩm nghiên cứu được quy định về nội dung và hình thức thể hiện (ví dụ như mẫu phân tích tổng hợp ý kiến bạn đọc). Các sản phẩm này cũng có tính thực tế cao, được truyền thông nội bộ, góp phần tăng hiệu quả điều chỉnh các hoạt động phóng viên trong sáng tạo tác phẩm, trong tổ chức nội dung và trình bày báo, tư vấn quản lý...