6. Kết cấu của đềtài
2.2.6.1 Quyđịnh vềthời gian thanh toán lương cho CBCNV
Lương sẽ được chuyển trước ngày 02 tháng kếtiếp.
2.2.6.2 Quy định vềcác điều kiện CBNV được chi trảlương trong tháng
CBNV phải nộp hồsơ nhân sựcho phòng HCNSđầy đủ, đúng thời hạn theo quy định.
Phải có mã sốtrên hệthống phần mềm Công ty theo dõi.
Không còn vướng mắc vềcác vấn đềcông nợ đối với công ty. (đúng, đầy đủcác quy định của Công ty)
Không còn vướng mắc vềcác thủtục hành chính đối với Công ty. Hoàn thành các thủtục nghỉviệc theo đúng Quy định của Công ty.
Đối với phòng ban không cung cấp được các thông tin/ sốliệu/ chứng từliên quan đến việc tính lương cho bộphận tính lương theo quy định hoặc các phòng ban có
nhân sựcòn vướng mắc vềcác thủtục hành chánh nhân sự, chưa kịp hoàn thành vào thời gian quy định thì lương của nhân sự đó sẽchuyển vào kỳlương tiếp theo (với điều kiện đã tuân thủcác yêu cầu liên quan theo quy định hiện hành).
2.2.6.3 Quy định vềtrách nhiệm các phòng ban trong việc tính toán/kiểm tra và thanh toán lương toán lương
STT Phòng ban/cá nhân Trách nhiệm
1Đối với bộphận cung cấp sốliệu liên quan đến công tác tính lương
1.1 Bộphận HCNS Có trách nhiệm cung cấp Bảng danh sách giảm trừgia cảnh của CBNV (tăng/giảm) vào ngày cuối cùng của tháng tính lương.
1.2 Trưởng các bộ phận/phòng ban
Có trách nhiệm cung cấp các văn bản sau vào ngày cuối cùng của tháng tính lương cho phòng HCNS.
Danh sách đềnghịgiữlương (nếu có) Bảng chấm công của đơn vịmình
Bảng xác nhận thời gian công tác, chấm công, nghỉphép, kếhoạch/xác nhận làm thêm giờ(nếu có)
2Đối với bộphận làm lương
2.1 Phòng HCNS Tính toán và lập bảng lương cơ bản (lương thời gian) cho toàn bộCBNV Công ty theo đúng thời gian quy định Cung cấp toàn bộchứng từ, sốliệu liên quan đến việc tính lương cho phòng kếtoán và kiểm soát khi có yêu cầu. Cung cấp vềthông tin liên quan đến nhân sựvà ngày công cho CBNV khi được yêu cầu
Giải trình mọi thắc mắc liên quan đến việc tính lương cho bộphận kiểm tra lương khi có yêu cầu.
Ghi nhận giải quyết thắc mắc vềlương và các khoản chuyển lương cho NLĐ vềlương cơ bản.
Gởi phiếu lương
3Đối với bộphận kiểm tra, kiểm soát bảng lương
3.1 Phòng kếtoán. Thực hiện công việc kiểm tra lương theo đúng thời gian quy định
2.2.6.4 Quy trình tính toán, kiểm tra và thanh toán lương
Lưuđồ2.1 Tính lương - Kiểm tra - Trình duyệt – Thanh toán lương
STT Tiến trình Nội dungcông việc Người chịutrách nhiệm Tần suất Thời gianthực hiện
1 Cung cấp chứng từsố Sai Kiểm tra và tính lương Đúng Sai Kiểm tra bảng Trình duyệt bảng lương Đúng Sai Phê
Cung cấp chứng từ/số liệu liên quan đ ến việc tính lương (bảng chấm công, xác nhận giờcông, ngày phép, công tác, thủ tục nghỉviệc,…), đềnghịgiữlương, hồsơ
nhân sựcủa CBNV vềphòng HCNS PBCN Hàng tháng
Vào ngày 26 hàng tháng
2
Kiểm tra sốliệu, thông tin và lập Bảng lương cơ bản cho toàn bộCBNV Công ty theo quy định hiện hành.
Gửi bảng cứng và file mềm bảng lương cho các phòng ban liên quan kiểm tra và phản hồi.
PBCN
HCNS Hàng tháng
Hoàn thành bảng lương vào ngày 28 Nhận phản hồi của PBCN vào ngày 29
3
Tiếp nhận và kiểm tra bảng lương HCNS chuyển đến.
Nếu đúng, ký xác nhận, chuyển trảlại bảng lương cho HCNS.
Nếu sai: chuyển trảlại bảng lương cho HCNS. Đồng thời có trách nhiệm giải thích/ hướng dẫn nguyên nhân sai phạm.
KT Hàng tháng Hoàn thành kiểm tra bảng lương từ HCNS vào ngày 30 4 Nhận bảng lương từK ế toán.
Tiến hành lập bảng chi tiết chuyển khoản lương cho CBNV (Tiền gửi) hoặc bảng chi tiết lương (tiền mặt)
Trình TGĐ bảng lương và bảng thanh toán tiền lương HCNS Hàng tháng Hoàn thành vào ngày 01 của tháng kếtiếp 5 TGĐnhận bảng lương từHCNS
Nếu đúng: Phê duyệt và chuyển trảcho HCNS.
Nếu sai: Chuyển trảlại bảng lương cho HCNS đểxửlý lại.
Chuyển bảng lương & Bảng thanh toán lương đãđược TGĐphê duyệt cho phòng kếtoán làm căn cứ đểthanh toán lương cho CBNV
TGĐHàng tháng Hoàn thành vàongày 01 của tháng kếtiếp
6
Tiếp nhận bảng lương từphòng HCNS. Kếtoán lương lập UNC/ Phiếu chi lương bằng tiền mặt trình TGĐphê duyệt. Thanh toán lương cho CBNV
KT Hàng tháng
Hoàn thành vào ngày 02 của tháng kếtiếpe
Chuyển Kếtoán
LÊ THỊ KIM LINH – K49C QTKD 56
7
HCNS gửi phiếu lương cho từng CBCNV qua email hoặc in file cứng gửi cho từng người HCNS Hàng tháng Hoàn thành vào ngày 02của tháng kếtiếp 8 KT: Lưu bản gốc
HCNS: Lưu bản sao HCNSKT Hàng tháng Sau khi hoàn tất quy trình
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS Hoàng Trọng Hùng
2.2.6.5 Hiệu lực
- Quy trình này có hiệu lực kểtừngày ký . Các văn bản trước đây trái với Quy trình nàyđều được bãi bỏ.
- Phòng HCNS, Trưởng các phòng/ban, bộphận có trách nhiệm phổbiến Quy trình nàyđến toàn thểnhân viên trực thuộc.
Trong quá trình thực hiện, Quy trình sẽ được xem xét sửa đổi, bổsung khi có những thay đổi vềchế độ, chính sách của Nhà nước hoặc theo tình hình thực tếcủa Công ty hoặc khi phát sinh những bất hợp lý.
Mọi bổsung sửa đổi quy định phải được Tổng giám đốc Công ty hoặc người đượcủy quyền phê duyệt, quyết định mới có hiệu lực thi hành.
2.2.7 Điều chỉnh lương
2.2.7.1 Thẩm quyền và chế độxét điều chỉnh lương
Thẩm quyền:
-HĐQT quyết định việc điều chỉnh lương của Tổng Giám đốc
-Hội đồng lương Công ty quyết định việc điều chỉnh lương của CBCNV Công ty.
-Thành phần Hội đồng lương Công ty bao gồm các ông/bà:
+Tổng Giám đốc – Chủtịch hội đồng lương
+Trưởng phòng HCNS -Ủy viên
+Kếtoán trưởng Công ty -Ủy viên
+Chủtịch công đoàn –Ủy viên
+Phó phòng Hành chính nhân sựphụtrách nhân sự-Ủy viên thường trực.
Chế độxét điều chỉnh
- Thời điểm điều chỉnh lương của Tổng Giám đốc do HĐQT quyết định.
- Hội đồng lương Công ty họp mỗi năm một lần vào tháng thứ12 của năm hoặc theo yêu cầu của Tổng giám đốc đểxem xét điều chỉnh lương cho CBCNV.
2.2.7.2Điều kiện đểxét điều chỉnh lương
- Hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao
- Không vi phạm cam kết theo hợp đồng lao động, nội quy, quy định của Công ty và quy định của pháp luật liên quan đến công việc.
- Có thời gian làm việc tại Công ty ít nhất 10 tháng trởlên, trừtrường hợp nâng lương đột xuất.
Các trường hợp không xét nâng lương
- Người lao động đang trong thời gian chấp hành kỷluật lao động của Công ty
-Người lao động có đủthời gian làm việc cho Công ty nhưng năng suất lao động, trìnhđộ, tay nghềkhông tăng hoặc tăng không đáng kể, hiệu quảcông việc không cao. - Công ty không có nhu cầu sửdụng lao độngởbậc lương cao hơn hoặc đã hết bậc
lương.
Điều kiện xét điều chỉnh hạlương: Thực hiện theo thỏa thuận tại hợp đồng lao động và quy định của pháp luật.
2.2.7.3 Việc điều chỉnh lương đột xuất đối với CBCNV
- CBCNV được điều chỉnh lương đột xuất phải có thời gian làm việc thực tếtại Công ty ít nhất 06 tháng
- Hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ được giao và/ hoặc mang lại hiệu quảkinh tế/quản lý cao cho Công ty
- Không vi phạm hợp đồng lao động, nội quy, quy định của Công ty và quyđịnh của pháp luật liên quan đến công việc.
- Việc điều chỉnh lương đột xuất đối với CBCNV do Chủtịch Hội đồng lương quyết định.
2.2.7.4 Thủtục xét điều chỉnh lương
- Các phòng/ban/bộphận trên cơ sở đánh giá CBCNV thuộc phòng gửi đánh giá và đềxuất điều chỉnh của các phòng ban cho phòng HCNS.
- Phòng HCNS chịu trách nhiệm kiểm tra, rà soát và tổng hợp danh sách CBCNV được đềnghị điều chỉnh trình Hội đồng lương xem xét và quyết định.
Bảng 2.7 Các khoản trích theo lương
Đơn vị: %
Các khoản trích theo lương DN NLĐ
BHXH 17 8
BHYT 3 1.5
BHTN 1 1
KPCĐ 2 1
Cộng 23 11.5
Bảo hiểm xã hội
Hiện nay tất cảcác CBCNV của công ty đều được công ty nộp BHXH hằng tháng với tổng mức trích nộp là 25% trong đó công ty 17%, người lao động 8% trên mức lương tối thiểu chung do Nhà nước quy định. Hằng tháng công ty phải tới cơ quan bảo hiểm nộp toàn bộsốtiền này cho cơ quan bảo hiểm.
Mỗi năm công ty trích từBHXH đểchi trảcho các trường hợpốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghềnghiệp, hưu trí và tửtuất của nhân viên.
BHXH của công ty có các chế độtrợcấp như chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghềnghiệp, chế độhưu trí, tửtuất. Công ty thực hiện đúng theo Luật bảo hiểm xã hội và hệthống văn bản hướng dẫn thực hiện.
Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp, Kinh phí công đoàn
BHYT:Công ty đăng kí mua BHYT cho CBCNV. Tổng mức trích nộp là 4,5% trong đó công ty chịu 3% tính vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, người lao động chịu 1,5% toàn bộsốtiền này dùng đểmua thẻBHYT cho CBCNV.
BHTN:Tổng mức trích nộp là 2% trong đó công ty chịu 1% tính vào chi phí hoạt động kinh doanh, người lao động chịu 1%. Sốtiền này sẽphụgiúp người lao động trong những ngày chưa tìmđược việc sau kì nghỉviệc tại công ty.
công ty. Kinh phí công đoàn được trích nộp 2% đối vơi doanh nghiệp, người lao động trích 1%.
2.2.9 Phương thức và thời hạn trảlương
Phương thức trảlương
Tiền lương được trảbằng đồng Việt Nam theo phương thức chuyển khoản hoặc tiền mặt.
Phương thức trảlương bằng tiền mặt có thểáp dụng đối với các trường hợp người lao động đang trong thời gian thửviệc, người lao động ký hợp đồng thời vụ hoặc hợp đồng theo một công việc nhất định có thời hạn dưới 03 tháng.
Thời hạn trảlương
CBCNV được trảlương hàng tháng muộn nhất vào ngày 02 của tháng tiếp theo. Nhìn chung, theo quy chếlương của công ty ban hành thì việc trảlương cho công nhân viên là vào ngày 02 của tháng tiếp theo. Tuy nhiên, trên thực tếviệc trảlương còn chậm tiến độso với quy định của Công ty, trảlương vào ngày 05 của tháng tiếp theo, chậm tiến độ03 ngày so với quy chếlương được đặt ra tại công ty, gây nên tâm lý tiêu cựcđối với nhân viên. Do đó, cần có các giải pháp và xây dựng lại hệthống trả lương của công ty sao cho phù hợp và trảlương đúng thời hạn cho cán bộcông nhân viên.
2.2.10 Tổchức thực hiện
Trách nhiệm của các Phòng/ ban
- Phổbiến nội dung quy chếlương tới người lao động trước khi ký hợp đồng lao động và trong quá trình làm việc tại Công ty.
- Theo dõi, thống kê, cung cấp các thông tin vềtiền lương cho ban Điều hành, các phòng/ban/bộphận, cá nhân có liên quan theo quy định.
- Tổng hợp các đềxuất điều chỉnh, sửa đổi bổsung Quy chếlương
- Nghiên cứu tình hình,điều kiện thực tế đểxây dựng và tham mưu cho Ban điều hành các quy định vềtrảlương phù hợp với tình hình tại đơn vị.
Giới tính
27,5 %
72,5 %
NamNữ
- Thực hiện việc kiểm tra, giải quyết các khiếu nại vềviệc tính lương, trảlương cho người lao động.
Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, các phòng/ban cá nhân gửi ý kiến tới Phòng HCNS tổng hợp trình BanĐiều hành kiến nghịHội đồng quản trịsửa đổi, bổsung.
2.3 Kết quả đánh giá công tác trảlương và chế độphúc lợi thông qua khảo sátý kiến của CBCNV ý kiến của CBCNV
Nhằm đánh giá tốt hơn công tác trảlương và chế độphúc lợi của công ty, tác giả đã tiến hành khảo sát 120 CBCNV thuộc nhiều bộphận xí nghiệp khác nhau trong công ty, nhằm xem xét chính sách vềlương và phúc lợi của công ty hiện tại đã thực sự phù hợp và đem đến sựhài lòng cho CBCNVđểtừ đó đưa ra các giải pháp phù hợp và giải quyết được các nguyên nhân gây ra.
2.3.1 Đặc điểm mẫu điều tra
Giới tính
Với 120 khách hàng được phỏng vấn có 33 CBCNV nữvà 87 CBCNV nam chiếm lần lượt 27,5% và 72,5%. Kết quảhoàn toàn phù hợp với đặc điểm tình hình lao động của công ty và sựchênh lệch này xảy ra là do đặc thù công việc của công ty cần một sốlượng lao động nam nhiều đểphục vụcông việc.
Biểu đồ2.1 Giới tính của đối tượng điều tra
Độ tuổi 8% 11% 44% 37% 18 - 25 tuổi26 - 25 tuổi 36 - 45 tuổi45 - 60 tuổi Độtuổi
Biểu đồ2.2Độtuổi của đối tượng điều tra
( Nguồn: Kết quảxửlý sốhiệu trên phần mềm SPSS)
Độtuổi của người lao động được chia thành 4 nhóm khác nhau. Nhìn vào biểu đồ ta có thểthấy người lao động có độtuổi từ36 - 45 tuổi chiếm sốlượng nhiều nhất là 53 người tươngứng tỷlệ44,2%. Độtuổi lao động từ26-35 tuổi chiếm sốlượng thứ hai là 45 ngườiứng với 37,5%. Chiếm 13 ngườiứng với 10,8% là độtuổi lao động từ 18 – 25 tuổi và độtuổi lao động chiếm sốlượng thấp nhất là 9 người tươngứng 7,5% là 45 – 60 tuổi. Với cơcấu độtuổi như vậy phù hợp với thực tiễn nguồn lao động của công ty, những người lao động có kinh nghiệm.
Bộphận làm việc
Theo biểu đồta thấy: Bộphận văn phòng chiếm lần lượt như phòng hành chính nhân sựcó sốlượng 15 người tươngứng 12,5%, phòng kếtoán tài chính có 7 người tươngứng 5,8%, phòng kiểm soát nội bộvà pháp chếcó 6 người tươngứng 5%, phòng vật tư thiết bịcó 10 người tươngứng với 8,3%, phòng kếhoạc kỹthuật có 8 người tươngứng 6,7 %. Các xí nghiệp chiếm lần lượt như XN QLVN Hầm Đèo Cảcó
Bộ phận làm việc 13% 12% 6% 14% 5% 8% 12% 7% 13% 10%
Phòng hành chính nhân sự Phòng kế toán tài chính
Phòng kiểm soát nội bộ và pháp chế Phòng vật tư thiết bị
Phòng kế hoạch kỹ thuật XN QLVH Hầm Hải Vân XN QLVH Hầm Đèo Cả XN QLVH Hầm Phước Tượng- Phú Gia
16 người tươngứng với 13,3%, XN QLVN Hầm Phước Tượng – Phú Gia có 14 người tươngứng với 11,7%, XN QLVN Hầm Hải Vân có 12 người tươngứng với 10%, XN thi công xây lắp công trình có 17 người tươngứng với 14,2%, XN SXDV thương mại Hai Vân có 15 người tươngứng với 12,5%.Điều này, cho ta thấy rằng, công ty hoạt động với đa dạng ngành nghềvà lĩnh vực kinh doanh, sốlao động trải dài từBắc vào Nam, nên sốbộphận được chia ra khá nhiều cho từng ngành nghề, lĩnh vực nhằm dễ theo dõi, quản lý nguồn lao động tại mỗi bộphận, xí nghiệp.
Biểu đồ2.3 Bộphận làm việc của đối tượng điều tra
Thâm niên làm việc
< 1 năm1 - dưới 3 năm3 - 5 nămtrên 5 năm
1% 22%
51%
26%
Thâm niên làm việc
Sốlao động được phỏng vấnởcông ty có thâm niên làm việc từtrên 5 năm chiếm sốlượng lớn nhất là 61 người chiếm 50,8%. Thứhai là thâm niên làm việc từ3 – 5 năm chiếm 31 ngườiứng với 25,8%. Thứba là từ1 – dưới 3 năm chiếm 26 người
tươngứng với 21,7%.Cuối cùng là dưới 1 năm chiếm 2 ngườiứng với tỷlệ1,7%. Phù hợp với tiêu chí mà công ty tuyển chọn nhân viên làm việc là ưu tiên người có kinh nghiệm, đe lại hiệu quảsản xuất kinh doanh tối đa cho doanh nghiệp.
Biểu đồ2.4 Thâm niên làm việc của đối tượng điều tra
(Nguồn: Kết quảxửlý sốliệu trên phần mềm SPSS)
Trìnhđộhọc vấn
Trìnhđộhọc vấn bao gồm 4 mức độ. Trong đó trìnhđộsơ cấp chứng chỉnghềcó 15 ngườiứng với 12,5%. Trìnhđộtrung cấp, cao đẳng có 17 người tươngứng 14,2%. Trìnhđộ đại học và trên đại học 83 ngườiứng với 69,2%. Cuối cùng là trìnhđộkhác
Trình độ học vấn
Sơ cấp chứng chỉ nghề Trung cấp và cao đẳng
4% 13%
14%
69%
như trung học phổthông chiếm 5 ngườiứng với 4,2%. Qua đó, ta thấy rằng trìnhđộ học vấn của lao động phù hợp với khảnăng và tính chất công việc của công ty.
Biểu đồ2.5 Trìnhđộhọc vấn của đối tượng điều tra
(Nguồn: Kết quảxửlý sốliệu trên phần mềm SPSS)
Hình thức trảlương của công ty Hamadeco
Bảng 2.8 Hình thức trảlương hiện tại của công ty Hình thức trảlương Sốlượng (người) Tỷlệ(%)
1. Theo ngày công lao động
94 78.3
2. Theo vụviệc 26 21.7
(Nguồn: Kết quảxửlý sốliệu trên phần mềm SPSS)
lao động chiếm 78,3% và ngoài ra cũng có một sốtrường hợp công ty trảlương theo vụviệc, chiếm tỷlệ21,7%. Vì ngày công laođộng, là cơ sở đểtính lương cho người lao động.
Tiền lương trung bình/ tháng
Bảng 2.9 Tiền lương trung bình/ tháng của CBCNV trong công ty Tiền lương trung bình/ tháng Sốlượng Tỷlệ(%)
3 - <5 triệu 16 13.3
5 - <7 triệu 23 19.2
7 - <9 triệu 35 29.2
9 – 15 triệu 21 17.5
>15 triệu 25 20.8
(Nguồn: Kết quảxửlý sốliệu trên phần mềm SPSS)
Qua kết quả điều tra ta thấy người lao động có mức lương từ3 – <5 triệu chiếm sốlượng là 16 ngườiứng với 13,3%. Từ5 - < 7 triệu chiếm 23 người tươngứng với