5. Kết cấu của đề tài
3.3.1. Kế hoạch vận hành
Quản lý chung và các bộ phận chức năng:
Văn phòng làm việc cũng như hoạt động, tổ chức nằm tại 163E/10 Đường 11 Linh Xuân, Thủ Đức, TP. HCM. Văn phòng được sử dụng với mục đích làm nơi họp, vận hành cũng như tiếp khách hàng có nhu cầu mua trực tiếp hoặc bảo hành sản phẩm. Hiện tại, văn phòng có một 1 PC sử dụng cho việc vận hành, đăng tải thông tin, bài viết, cập nhật và lưu trữ thông tin của Website và các thành viên sử dụng laptop cá nhân để tiến hành làm việc. Quản lý và có mặt thường xuyên tại văn phòng là Nguyễn Văn Bình và Huỳnh Phước Sang để tiến hành làm việc.
Trong khi đó, địa điểm vận chuyển, kho lưu trữ hàng hóa của nhóm nằm ở 484 Lê Văn Việt, Quận 9, TP.HCM. Thành viên Trần Văn Thịnh là người quản lý và luân chuyển sản phẩm khi có đơn hàng hoặc nhập hàng.
- Quy trình nhập hàng:
Đối với Shopphukiengiare đi theo 2 con đường đó là cộng tác viên và nhập hàng trực tiếp.
+ Cộng tác viên
Thực hiện quy trình lần lượt các bước như sau: Bước 1: Khách hàng truy cập vào Website đặt hàng
Bước 2: Cuối ngày, nhân viên tổng hợp đơn hàng và lập danh sách các đơn hàng của nhóm đang có ở kho và những đơn hàng có ở dạng cộng tác viên
Bước 3: Liên hệ và gửi đơn hàng đến đối tác mà nhóm làm cộng tác viên Bước 4: Nhân viên cửa hàng trực tiếp đi đến cộng tác viên kiểm và nhận hàng hóa về văn phòng
Bước 5: Đóng gói và vận chuyển sản phẩm đến địa chỉ khách hàng
Điểm yếu của việc cộng tác viên là hàng hóa không có sẵn tại cửa hàng, không thể giao hàng ngay nếu khách hàng đến trực tiếp cửa hàng và mất thời gian, chi phí cho việc lấy hàng sau mỗi ngày. Tuy nhiên, hướng này sẽ giúp một phần chi phí ban đầu, một vấn đề lớn của nhóm hiện tại.
- Nhập hàng trực tiếp về kho:
45
Bước 1: Shop nhận xét, đánh giá các sản phẩm hiện có, những sản phẩm mới có thể đem lại doanh thu và thống kê sản lượng, chi phí và tiềm lực hiện tại
Bước 2: Lên danh sách các sản phẩm cần mua, số lượng và giá cả, chất lượng Bước 3: Tìm kiếm nguồn hàng, từ các nguồn hàng trước đây và tìm kiếm thêm những nguồn hàng mới tốt hơn
Bước 4: Tiến hành mua sỉ hàng trực tiếp từ các cửa hàng phân phối
- Quy trình mua hàng:
Bước 1: Khách hàng truy cập hệ thống Website, Shopee hoặc cửa hàng trên Facebook để lựa chọn sản phẩm.
Bước 2: Truy cập vào giỏ hàng, bấm thanh toán đối với Website, Shopee hoặc liên hệ trực tiếp qua tin nhắn trên Fanpage hoặc Facebook Profile
Bước 3: Điền thông tin cá nhân, hình thức giao hàng, thanh toán,… bấm xác nhận để đặt hàng hoặc gửi tin nhắn thông tin đối với Fanpage và Facebook Profile
Bước 3: Shop tiến hành kiểm tra thông tin, gọi điện thoại xác nhận và thông báo thông tin đơn hàng qua Gmail cho khách hàng
Bước 4: Đóng gói sản phẩm, hóa đơn và thông tin bảo hành và vận chuyển, nhận thanh toán từ khách hàng. Có 3 hình thức thanh toán:
+ Nhận tiền mặt trực tiếp từ khách hàng;
+ Chuyển khoản qua tài khoản Ngân hàng Vietcombank Số tài khoản: 0431000229926 Trần Văn Thịnh, chi nhánh Phú tài, Tuy Phước, Bình Định;
+ Chuyển khoản qua tài khoản Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam - Vietcombank 03810005066893, chủ tài khoản: Nguyễn Văn Bình, chi nhánh Võ Văn Ngân Thủ Đức Thành phố Hồ Chí Minh;
+ Qua tài khoản Momo, Zalo Pay hoặc ViettelPay với số tài khoản 0343807833 NGUYEN VAN BINH.
Bước 5: Thống kê và gửi hóa đơn điện tử qua Gmail
- Quy trình trả hàng và bảo hành sản phẩm:
Bước 1: Khách hàng thông báo trước đến cửa hàng thông báo vấn đề gặp phải, tình trạng sản phẩm và địa chỉ và phải giữ hóa đơn cũng như giữ nguyên vẹn tình trạng sản phẩm khi nhận hàng
46 Bước 3:
Sản phẩm có vấn đề từ phía khách hàng, từ chối bảo hành.
Sản phẩm có vấn đề từ trước, tiến hành nhận lại hàng, thực hiện bảo hành sản phẩm hoặc đổi mới, hoàn tiền cho khách hàng
Bước 4: Email thông báo tình trạng và quy trình giải quyết, tình trạng cho khách hàng
Bước 5: Gửi trả nơi cửa hàng nhập để bảo hành lại sản phẩm
Hoặc khách hàng có thể đến trực tiếp văn phòng tại 163E/10 Đường 11 Linh Xuân, Thủ Đức, TPHCM để các nhân viên trực tiếp tiếp nhận, thông báo tình trạng và bảo hành sản phẩm nhanh chóng nhất có thể cho khách hàng. Trường hợp này, khách hàng có thể được đổi ngay sản phẩm hoặc hoàn tiền trực tiếp ngay sau khi nhân viên xác nhận lỗi sản phẩm từ phía cửa hàng. Quá trình này nhằm tăng độ tin tưởng, uy tín đối với khách hàng.