Mục tiêu:
- Kiến thức: Trình bày được các nội dung công việc trong lập kế hoạch truyền thông bằng ngôn ngữ nói theo một chủ đề nhất định.
- Kỹ năng: Lập được một kế hoạch truyền thông bằng ngôn ngữ nói theo chủ đề nhất định.
- Thái độ: Rèn luyện thái độ tích cực, chủ động trong quá trình học tập; và lập kế hoạch tuyên truyền vận động xã hội vì mục đích nâng cao đời sống của cộng đồng.
Truyền thông bằng ngôn ngữ nói là hình thức truyền đạt thông tin sử dụng lời nói và tiếp thu bằng cơ quan phân tích thính giác.
Ví dụ: Hình thức đối thoại, thuyết trình, phát thanh…
Lập một kế hoạch truyền thông bằng ngôn ngữ nói cũng yêu cầu bao gồm 6 bước công việc chung cho một kế hoạch truyền thông như: xác định và phân tích đối tượng; phân tích thực trạng; xây dựng mục tiêu và các hoạt động hướng tới mục tiêu; thiết kế thông điệp và xác định các kênh truyền thông; phân bổ thời gian và lịch trình hoạt động; quyết định phương án huy động các nguồn lực.
Tuy nhiên, do đặc trưng của loại hình truyền thông này (chủ yếu là các buổi nói chuyện, tư vấn, thuyết trình…) nên trong quá trình lập kế hoạch cần chú ý vào một số công việc có tính đặc trưng sau:
Đối tượng trong truyền thông bằng ngôn ngữ nói chủ yếu là khán thính giả - những người thụ hưởng trực tiếp nội dung truyền thông thông qua bài phát biểu, buổi nói chuyện hay thuyết trình của cán bộ truyền thông.
Trong một buổi truyền thông bằng ngôn ngữ nói (thuyết trình), khán thính giả sẽ quy định việc xác định nội dung, lựa chọn phương pháp, phương tiện tác động đến họ. Cùng một vấn đề nhưng nói cho những đối tương khác nhau thì cách xây dựng bài thuyết trình cũng phải khác nhau. Vì vậy, phân tích nghiên cứu khán thính giả là công việc đầu tiên mà người thuyết trình phải tiến hành.
Sẽ là lý tưởng nếu trước khi thực hiện các giai đoạn tiếp theo của quá trình thuyết trình, bạn có được bản danh sách khán thính giả với những thông tin chi tiết: họ tên, tuổi tác, giới tính, dân tộc, tôn giáo, trình độ văn hóa, chuyên môn, mục đích, kỳ vọng đối với buổi truyết trình. Dựa vào cơ sở những thông tin có được, bạn sẽ phân tích khán thính giả trên các khía cạnh: nhân chủng học, văn hóa và tâm lý, từ đó lựa chọn những giải pháp thích hợp giúp buổi thuyết trình thành công. Với số lượng người nghe đã được xác định, nếu bạn được lựa chọn địa điểm thuyết trình và các phương tiện kỹ thuật hỗ trợ thích hợp thì khả năng thành công sẽ cao hơn.
Để phân tích khán thính giả, có thể dựa vào bảng câu hỏi xoay quanh những nội dung sau:
+ Khán thính giả của buổi thuyết trình gồm những ai? Tuổi tác, trình độ văn hóa, chuyên môn nghiệp vụ, địa vị xã hội… của họ ra sao?
+ Mục đích của họ khi đến nghe bài thuyết trình?
+ Họ đến với buổi thuyết trình do tự nguyện hay bị ép buộc? + Tình trạng tâm lý của họ khi đến nghe bài thuyết trình? + Họ có được lợi ích gì khi nghe bạn nói?
+ Bạn muốn nói gì với họ?
+ Mức độ hiểu biết của khán thính giả về chủ đề bạn sẽ thuyết trình? Mức độ quan tâm của họ về vấn đề này?
+ Trong khoảng thời gian cho phép, người nghe có khả năng thu nhận được một lượng thông tin là bao nhiêu?
+ Bạn muốn họ nhớ gì về bài thuyết trình của bạn? 1.2. Phân tích thực trạng
Trong truyền thông bằng ngôn ngữ nói, mục tiêu truyền thông thường được thực hiện thông qua những buổi nói chuyện, thuyết trình trực tiếp giữa cán bộ truyền thông và đối tượng nên, bên cạnh những hoạt động phân tích nội lực và ngoại lực cơ bản, cán bộ truyền thông cần chú ý hoạt động đánh giá bản thân.
Trước khi đi vào chọn chủ đề và nội dung thuyết trình, bạn cần trả lời câu hỏi khá quan trọng: Bạn là ai? Cổ nhân đã dạy “Biết mình biết người, trăm trận trăm thắng”. Vì vậy, trước khi nhận lời thuyết trình về một chủ đề nào đó, bạn hãy cân nhắc các vấn đề sau:
+ Bạn có am hiểu vấn đề, có đủ thông tin để trình bày hay không? Vốn kiến thức lý luận và thực tiễn có liên quan đến vấn đề dự kiến trình bày của bạn ra sao?
+ Bạn có những ưu thế đặc biệt gì?
+ Uy tín của bạn đối với khán giả như thế nào?
+ Cương vị của bạn có được người nghe chấp nhận hay không?
Cần lưu ý không nên nhận lời thuyết trình về một chủ đề mà bạn không nắm vững hoặc những vấn đề mà tầm quan trọng của nó không ngang tầm với bản thân. Bạn hãy chọn những chủ đề phù hợp với thế mạnh, kiến thức và kinh nghiệm của bạn.
1.3. Xây dựng mục tiêu và các hoạt động hướng tới mục tiêu
Trước khi chuẩn bị nội dung bài thuyết trình, bạn cần xác định rõ mục đích. Mục đích là cơ sở đề ra mục tiêu. Mục tiêu cần phải cụ thể để có thể đánh giá được mức độ thành công của bài thuyết trình. Xác định mục đích có ý nghĩa định hướng đối với nội dung của bài thuyết trình.
Một số mục tiêu cơ bản cần đạt được ở một bài thuyết trình trong truyền thông:
- Nội dung được chuẩn bị kỹ lưỡng và có sự phù hợp với đối tượng (họ là ai? Vì sao họ lại nghe?), thời gian, địa điểm thuyết trình.
- Nội dung được sắp xếp theo trình tự logic (cấu trúc bài thuyết trình): phân chi nội dung thành các phần, sắp xếp theo vị trí khó, dễ... để đối tượng không quá mệt mỏi trong quá trình lắng nghe và dễ ghi nhớ những nội dung quan trọng. Nhấn mạnh những điểm quan trọng trong thông điệp.
- Tạo được sự chú ý và mối quan hệ thân thiện với đối tượng ngay từ khi bắt đầu bài thuyết trình.
- Tạo ra được động lực thúc đẩy/kêu gọi hành động ở đối tượng sau khi kết thúc bài thuyết trình.
Trên cơ sở một số mục tiêu cơ bản như trên, người làm công tác truyền thông bằng ngôn ngữ nói cần lập bảng kế hoạch các hoạt động cụ thể cần thực hiện trong quá trình lập dàn ý và hoàn thiện bài thuyết trình.
“Thế giới không bị điều hành bởi cái đúng mà bởi người biết thuyết phục là đúng” 1.4. Thiết kế thông điệp và xác định các kênh truyền thông 1.4.1. Thiết kế thông điệp
Xác định được đề tài/thông điệp phù hợp, tiếp theo có thể vận dụng quy tắc sau để xác định chính xác chủ đề và nội dung thuyết trình:
+ Phân tích
Phân tích, so sánh những đề tài có liên quan đến chủ đề cần thuyết trình, trên cơ sở đó lựa chọn đề tài phù hợp về khối lượng nội dung (những khía cạnh trọng tâm), về phạm vi nghiên cứu (không gian, thời gian).
+ Động não
Bạn càng động não suy nghĩ nhiều, suy nghĩ sâu, chín chắn, kỹ càng thì bài thuyết trình càng có giá trị và hay. Để quá trình suy nghĩ đạt hiệu quả cao, bạn cần thu thập, tập hợp thông tin có liên quan đến bài thuyết trình.
+ Lựa chọn
Trên cơ sở những số liệu, tài liệu có được, bạn hãy tích cực suy nghĩ để lựa chọn những thông tin tốt nhất và thích hợp nhất với bài thuyết trình của mình. Khi lựa chọn nội dung bài thuyết trình, bạn cần chọn những vấn đề mang tính đặc trưng như: đáp ứng nhu cầu thông tin của đối tượng, mang tính thời sự, tính cấp thiết, phản ánh những vấn đề của cuộc sống.
1.4.2. Xác định hình thức/kênh truyền thông bằng ngôn ngữ nói
Ngôn ngữ nói là ngôn ngữ có trước, biểu hiện bằng chuỗi âm thanh, tiếp nhận bằng thính giác, mang tính phổ biến trong xã hội, có thể dùng cho mọi người, yêu cầu tối thiểu là chỉ cần có khả năng nghe.
Truyền thông cá nhân bằng ngôn ngữ nói bao gồm: gặp gỡ trực tiếp, gọi điện thoại, tư vấn cá nhân.
Một số tình huống truyền thông nhóm bằng ngôn ngữ nói: các buổi nói chuyện hoặc trình bày; họp báo; các khóa tập huấn ngắn hạn…
Trên cơ sở phân tích ưu điểm và hạn chế của một số hình thức truyền thông bằng ngôn ngữ nói như trên, cán bộ truyền thông cần lựa chọn và xác định kênh truyền thông phù hợp với đối tượng và thực trạng để có thể đạt hiệu quả truyền thông tối ưu.
* Phân tích ưu điểm và hạn chế của buổi nói chuyện/trình bày - Ưu điểm
+ Sử dụng linh hoạt, hiệu quả thông tin cao.
+ Có thể sử dụng trong nhiều bối cảnh, tình huống, điều kiện…
+ Có thể sử dụng những thành ngữ, thuật ngữ… quen thuộc, các câu châm ngôn, cách ngôn để biểu đạt thông điệp một cách ngắn gọn, chính xác, dễ hiểu… mà không cần phải nói nhiều lời.
+ Tính truyền cảm của ngôn ngữ nói.
+ Ưu thế trong việc sử dụng các yếu tố phi ngôn ngữ. - Hạn chế
+ Hạn chế do ngôn ngữ nói xuất hiện theo thời gian tuyến tính.
+ Nếu không làm chủ được lời nói và cảm xúc hoặc không may lỡ lời thì không rút lại được.
+ Tính tức thời và dễ bị gián đoạn của thông tin bằng ngôn ngữ nói. + Phạm vi tác động hẹp, tốc độ truyền tin chậm.
+ Nếu số lượng người nghe quá lớn sẽ khó thu được thông tin phản hổi và điều chỉnh cho thích hợp.
+ Phụ thuộc rất nhiều vào chủ thể phát biểu miệng (sức khỏe, sức hấp dẫn trong cách trình bày…).
* Phân tích ưu điểm và hạn chế của thuyết trình
Một bài thuyết trình được coi là có bố cục hợp lý, khoa học gồm 3 phần: phần mở đầu (giới thiệu) chiếm khoảng 10%, phần nội dung chính chiếm 85% và phần kết luận chiếm 5% bài thuyết trình.
- Ưu điểm: Có khả năng cuốn hút người nghe, đưa người nghe vào cuộc, cùng với người nói tạo ra các thông điệp nhằm giải quyết những vấn đề cụ thể.
- Hạn chế: Dễ gây nhàm chán cho người nghe nếu người nói chỉ diễn thuyết hoặc nội dung thuyết trình không phù hợp, không thu hút người nghe.
* Phân tích ưu điểm và hạn chế của tuyên truyền qua hệ thống phát thanh cơ sở
Tuyên truyền qua hệ thống phát thanh cơ sở là hình thức đọc tài liệu, bản tin công khai trên hệ thống phát thanh, người dân nào cũng có thể tiếp cận một cách dễ dàng, vì vậy thông tin có thể tác động lớn tới tư tưởng, tình cảm, cách suy nghĩ, nhận thức của người dân.
Đặc điểm: thông tin một chiều được truyền đến với số đông quần chúng, tốc độ truyền tin nhanh và số lượng thông tin tương đối lớn, ngoài ra nó còn đặc trưng bởi tính công khai, tính định hướng.
1.4.3. Xây dựng đề cương (bài phát biểu/thuyết trình)
Bên cạnh hoạt động thiết kế thông điệp, trong truyền thông bằng ngôn ngữ nói, hoạt động xây dựng đề cương có ý nghĩa rất quan trọng trong việc tạo điều kiện cho cán bộ truyền thông có thể cung cấp thông tin kiến thức tới đối tượng, thuyết phục, cảm hóa, tạo niềm tin và thôi thúc hành động của đối tượng/người nghe.
Đề cương phải thể hiện được mục đích bài thuyết trình, là sự cụ thể hóa mục đích bài thuyết trình bằng các phần, mục, các luận điểm, luận cứ, luận chứng, ý chính, ý phụ… Đề cương cũng phải khái quát nội dung bài thuyết trình một cách logic.
* Yêu cầu về đề cương
- Lượng thông tin nhận được nhiều, có hệ thống, logic và sâu sắc.
- Có khả năng thuyết phục bằng lý lẽ và tình cảm. Điều này đòi hỏi kết cấu, cách sử dụng các biểu tượng, hình ảnh, tư duy logic trong bài phát biểu.
- Thỏa mãn những yêu cầu về phong cách trình bày và khả năng diễn đạt bằng lời nói (âm lượng vừa đủ, rõ lời, khả năng diễn cảm, nhấn mạnh đúng lúc, đúng chỗ…)
- Có khả năng vận dụng lý thuyết xét đoán xã hội để tạo ra tính thuyết phục. - Có khả năng hấp dẫn người nghe (mở, kết nối, kết thúc).
- Tạo ra tính “mở” trong nhận thức.
* Những yếu tố tạo nên nghệ thuật phát biểu miệng - Phương pháp thực hiện một bài thuyết trình:
+ Nên bắt đầu từ những câu chuyện, những vấn đề mang tính bức xúc, những câu chuyện hấp dẫn đặc biệt với nhóm đối tượng, thể hiện sự quan tâm hoặc đánh giá cao con người, công việc mà nhóm đối tượng tham gia…
+ Chữ cái đầu tiên: Cách này sử dụng chữ cái đầu của mỗi câu để tạo ra một từ hay một cụm từ có nghĩa và dễ nhớ nhằm giúp người nghe tập trung theo dõi.
+ Theo thứ tự tăng hay giảm dần: Có thể bắt đầu từ vấn đề ít quan trọng nhất, theo tiến trình của bài thuyết trình mức độ quan trọng của bài thuyết trình dần tăng lên cho đến vấn đề quan trọng nhất. Hoặc ngược lại là giảm dần. Chọn cách nào hiệu quả hơn phụ thuộc vào vấn đề, đối tượng nghe và tâm lý của người nghe.
+ Theo trình tự thời gian: Cách trình bày này còn có tên gọi là “ngày xửa, ngày xưa”. Bạn có thể dùng cách này để kể một câu chuyện, giới thiệu về lịch sử của một dân tộc, một vùng đất hay quá trình hình thành và phát triển của một công ty với những dấu mốc, chặng đường lịch sử.
+ Nguyên nhân và kết quả
+ Cách này rất thích hợp cho việc trình bày các đề tài nghiên cứu khoa học thuộc nhóm ngành kinh tế - xã hội. Bạn sẽ bắt đầu từ việc phân tích thực trạng của vấn đề nghiên cứu, đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu, tìm nguyên nhân, trên cơ sở đó đề xuất giải pháp hoàn thiện.
+ Từ tổng quát đến cụ thể: Có thể bắt đầu bài thuyết trình bằng bức tranh tổng thể của vấn đề rồi mới đi vào từng khía cạnh cụ thể. Phương pháp này rất thích hợp khi trình bày những vấn đề mới.
+ Vấn đề, lựa chọn và đề nghị: Bạn sẽ đưa ra vấn đề và một số giải pháp lựa chọn, sau đó phân tích, so sánh và đi đến lựa chọn một trong các giải pháp đã nêu.
+ Vấn đề và giải pháp: Bạn đưa ra vấn đề, phân tích, đánh giá và đề xuất giải pháp hoàn thiện. Phương pháp này gần với phương pháp nguyên nhân và kết quả, nhưng nó thiên về khai thác tính logic chặt chẽ trong lập luận, chứ không đi sâu vào quan hệ nhân quả;
+ Sắp xếp theo không gian: Khi trình bày vấn đề có liên quan đến không gian rộng lớn, để giúp người nghe có thể hiểu thấu đáo vấn đề, bạn nên chọn cách này.
- Tính hấp dẫn và ngắn gọn của thông điệp.
- Cần có những đoạn dẫn chuyển mềm mại và khéo léo.
- So sánh và đối chiếu: Cách này sẽ phát huy tác dụng rất tốt khi bạn cần phải làm rõ sự giống nhau và khác nhau giữa các vấn đề, sự vật hoặc sự việc.
- Phần kết thúc nên đi kèm sự nhấn mạnh về nhận thức và cảm xúc.
- Thể hiện sự quan tâm, chia sẻ sâu sắc của người nói với đối tượng, dù biểu hiện về thái độ có thể là ủng hộ hay phê phán.
- Tạo mọi điều kiện có thể để thu thông tin phản hồi từ phía công chúng. Ví dụ: bản thông điệp có sức thuyết phục mạnh mẽ đến lý trí và trái tim gần 500 doanh nghiệp Hoa Kỳ năm 2005 là bài phát biểu của Thủ tướng Phan Văn Khải tại Diễn đàn Doanh nghiệp ở New York (Mỹ) ngày 23/6/2005.
1.4.4. Hoàn chỉnh nội dung bài thuyết trình
Để có một bài thuyết trình thành công, thì sau khi hoàn tất việc phác thảo nội dung/ xây dựng đề cương, dù đã rất công phu, cẩn thận, bạn cũng không được chủ quan, tự mãn dừng lại, mà phải tiếp tục hoàn chỉnh. Trong giai đoạn này, trước hết bạn hãy tập trung giải đáp những câu hỏi sau: