f. Sổ kế toán sử dụng và trình tự ghi sổ kế toán:
2.2.2.1. Chức năng nhiệm vụ của từng bộphận trong bộ máy kế
Kế toán tổng hợp: Lập phiếu chi hàng ngày, tập hợp chi phí tính giá thành tại chi nhánh sản xuất ở Hưng Yên, tập hợp và phân bổ khấu hao TSCĐ, chi phí chờ phân bổ, tiền lương BHXH, BHYT, Chi phí phí phải trả …., kiểm tra lương, thực phẩm dưới Nhà máy, quản lý và theo dõi hoàn thiện hồ sơ tài sản cố định, làm báo cáo tài chính, tháng, quý, năm tại chi nhánh Hưng Yên
Kế toán quỹ: Thu tiền và chi tiền hàng ngày, đi ngân hàng nộp và rút tiền. Vào phiếu nhập, xuất kho: Vật liệu thép, Hoá chất, Kho dầu, kẽm. Đối chiếu với kế toán nhà máy và thủ kho.
Kế toán bán hàng: Làm báo cáo bán hàng nhập xuất, đối chiếu công nợ 10 ngày 1 lần và hàng tháng với tiếp thị, báo cáo hàng ngày cho kế toán trưởng, đối chiếu tồn kho 1 tuần 1 lần với kế toán kho.
Kế toán thuế và công nợ phải thu: Vào hóa đơn bán hàng, nhập kho thành phẩm, theo dõi công nợ phải thu, làm báo cáo thuế ( kê khai thuế đầu vào, đầu ra, thuế thu nhập cá nhân, thuế XNK…), làm lương cho cán bộ trong công ty, đối chiếu BHXH, lập phiếu thu tiền hàng ngày.
Kế toán ngân hàng: Vào sổ tiền gửi đi ngân hàng cắt ủy nhiệm chi, làm các thủ tục thanh toán trực tiếp, mở L/C, theo dõi tín dụng, L/C tại các ngân hàng, vào Phiếu nhập, xuất kho : Bán thành phẩm, Tôn dải, Cán nguội, đối chiếu kho với kế toán nhà máy và thủ kho.
Hàng ngày kê các khoản trả nợ qua ngân hàng báo xuống phòng kinh doanh. Kế toán công nợ phải trả: Hàng ngày vào số dư công nợ, theo dõi công nợ
phải trả. Lập phiếu thu, chi của công ty thép Cán nguội, lập ủy nhiệm chi thanh toán công nợ qua ngân hàng.
Kế toán nhà máy: Vào hóa đơn bán hàng tại nhà máy ống thép, nhận và kiểm tra phiếu xuất, lệnh xuất hàng để viết hóa đơn cho khách hàng, theo dõi thu, chi tiền tại nhà máy, đối chiếu số tồn thành phẩm cuối tháng với kế toán công ty và thủ kho, vào báo cáo hàng ngày của kho thành phẩm( theo dõi chi
tiết từng loại), vào báo cáo ngày các kho Bán thành phẩm, tôn dải, dầu, hóa chất, kẽm. Tập hợp phiếu nhập, xuất để gửi về công ty, fax báo cáo hàng ngày cho phòng kinh doanh. Hàng tuần vào thứ 2 và thứ 5 fax báo cáo cho chi nhánh Đà Nẵng và chi nhánh Sài Gòn.
Tổ chức công tác kế toán của công ty được tổ chức theo kiểu tập trung. Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất tổ chức quản lý mà công ty tổ chức bộ máy kế toán đơn giản gọn nhẹ.
Trong quá trình hạch toán của công ty mỗi nhân viên kế toán chịu trách nhiệm một phần hành cụ thể tạo thành mắt xích quan trọng trong dây chuyền hạch toán. Bộ máy kế toán của chi nhánh công ty bao gồm 1 kế toán tổng hợp chi nhánh, 1 kế toán quỹ, 1 kế toán bán hàng, 1 kế toán ngân hàng, 1 kế toán thuế và công nợ phải thu, 1 kế toán nhà máy và 1 công nợ phải trả.