f. Sổ kế toán sử dụng và trình tự ghi sổ kế toán:
2.2.2.4. Hệ thống chứng từ
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của công ty đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Hiện nay công ty sử dụng hệ thống chứng từ đúng theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ban hành ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Số loại chứng từ sử dụng phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh các yếu tố trong chứng từ đầy đủ chính xác đảm bảo đủ căn cứ cho việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế. Chế độ lập luân chuyển chứng từ hợp lý, gọn nhẹ song vẫn khá chặt chẽ trong quản lý (Các chứng từ phải có đầy đủ các chỉ tiêu, rõ ràng, trung thực, chữ viết rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt và phải đầy đủ các chữ ký, với những chứng từ đòi hỏi phải có sự phê duyệt thì phải có sự phê duyệt). Tất cả các chứng từ đều được kiểm soát chặt chẽ trước khi ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hệ thống chứng từ được sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm:
chỉ tiêu hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hoá, biên bản kiểm nghiệm hàng hoá, biên bản kiểm kê,…
chi tiêu vốn bằng tiền: phiếu thu, phiếu chi, giấy thanh toán tiền tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, biên lai thu tiền, giấy uỷ nhiệm thu,giấy uỷ nhiệm chi, giấy báo có, giấy báo nợ…
tthanh toán tiền lương, thanh toán tiền thưởng, bảng phân bổ tiền lương và BHXH.
chỉ tiêu TSCĐ gồm có: biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản kiểm kê TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
2.2.2.5. Tổ chức vận dụng sổ kế toán.
Là doanh nghiệp có quy mô lớn, căn cứ vào đặc điểm loại hình kinh doanh phức tạp và yêu cầu quản lý cao, với trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững của đội ngũ nhân viên kế toán và các trang bị phòng kế toán công ty đã áp dụng hình thức nhật ký chung để tổ chức hệ thống sổ kế toán
Theo hình thức này công ty có các loại sổ kế toán sau: nhật ký chung, sổ cái, sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Hình thức ghi sổ : Hiện nay công ty đang áp dụng ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung (Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC). Hiện nay công ty sử dụng phần mềm kế toán Bravo 6.3 thực hiện công tác kế toán. trình tự như sau
Sơ đồ 2.5. Sơ đồ trình tự kế toán như sau:
PHẦN MỀM KẾ TOÁN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI SỔ KẾ TOÁN SỔ TỔNG HỢP SỔ CHI TIẾT NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI
BÁO CÁO TÀI CHÍNH BÁO CÁO KẾ TOÁN
QUẢN TRỊ
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ ,báo cáo cuối tháng, cuối năm, đối chiếu,kiểm tra
Màn hình giao diện chính của phần mềm đó như sau:
Đây là phần mềm kế toán được thiết kế phù hợp với công ty, với đầy đủ các phân hệ: Vốn bằng tiền, mua hàng – phải trả, bán hàng – phải thu, hàng tồn kho, quản lý tài sản, chi phí giá thành, kế toán tổng hợp. Trong phòng kế toán, mỗi người đều được trang bị máy vi tính có ứng dụng phần mềm để thực hiện nhiệm vụ của mình ứng với từng phân hệ. Hàng ngày nhân viên kế toán tiến hành phân loại chứng từ theo loại chứng từ, theo số chứng từ, theo ngày tháng năm phát sinh rồi vào từng phân hệ tiến hành nhập số liệu. Cuối kỳ, sau khi các nghiệp vụ phát sinh đã được phản ánh đầy đủ, kế toán tổng hợp tiến hành các bút toán phân bổ, kết chuyển, tính giá thành sản phẩm, cuối mỗi quý tiến hành khoá sổ, in các báo cáo và sổ kế toán.
Việc mã hoá các tài khoản được thực hiện cùng với việc cài đặt hệ thống khi mới bắt đầu làm việc với chương trình phần mềm và trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty có sự thay đổi thì có thể thêm, bớt, sửa các tài khoản chi tiết cho phù hợp với tình hình sản xuất thực tế và thuận tiện cho công tác tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm.
Trình tự ghi sổ: Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và sắp xếp theo
loại, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được nhập sẽ tự động được ghi vào sổ kế toán tổng hợp (Nhật ký chung, Sổ Cái) và các sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan theo đúng quy trình ghi sổ nhật ký chung. Cuối tháng( hoặc bất kỳ thời điểm nào cần thiết ) kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ ( cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với sổ chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo những thông tin đã nhập trong kỳ. Mặt khác có thể đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính trước hoặc sau khi in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Công ty thường thực hiện in các sổ tổng hợp sổ chi tiết và đóng thành quyển vào thời điểm cuối tháng và cuối năm và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
2.2.2.6. Báo cáo tài chính tại doanh nghiệp
Báo cáo tài chính là những hệ thống mẫu biểu được quy định thống nhất phản ánh có hệ thống tình hình tài sản, nguồn hình thành tài sản của doanh nghiệp, tình hình và hiệu quả sản xuất kinh doanh, tình hình lưu chuyển tiền tệ và tình hình quản lý, sử dụng vốn…của doanh nghiệp.
Chi nh¸nh c«ng ty TNHH èng thÐp Hoµ Ph¸t đã tiến hành lập các báo cáo tài chính theo tháng ( trừ thuyết minh báo cáo tài chính), theo quý vµ theo năm. Việc lập Báo cáo tài chính được tuân thủ theo đúng quy định tại Chuẩn mực kế toán số 21 “Trình bày báo cáo tài chính”, đảm bảo các nguyên tắc: Hoạt động liên tục, cơ sở dồn tích, nhất quán, trọng yếu, tập hợp, bù trừ và có thể so sánh, các thông tin trọng yếu được giải trình để giúp người đọc hiểu đúng thực trạng tình hình tài chính của công ty.
Công ty sử dụng hệ thống Báo cáo tài chính gồm có:
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B02 – DN - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03 – DN - Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09 – DN
Cuối mỗi tháng, quý, năm, phòng Tài chính kế toán phải hoàn tất các báo cáo bao gåm c¶ b¸o c¸o néi bé vµ b¸o c¸o tµi chinh. Ngoài ra công ty còn sử dụng các mẫu báo cáo khác như :
- Báo cáo hợp nhất kết quả sản xuất kinh doanh . - Báo cáo thu chi các quỹ của doanh nghiệp.
- Báo cáo tổng hợp thuế và các khoản phải nộp nhà nước