III. Phân tích thực trạng hoạt động xuất khẩu của công ty
3. Tình hình thực hiện các công tác cơ bản nhằm hỗ trợ cho việc thực
3.1 Công tác điều tra nghiên cứu thị trờng
xuất nh thế nào và sản xuất cho ai của công ty đều do Nhà Nớc quy định bằng các chỉ tiêu pháp lệnh. Lúc này do sản xuất không đáp ứng đủ cho nhu cầu tiêu dùng, khoảng cách giữa cung và cầu là rất lớn.Vì vậy mọi vấn đề về thị trờng và nhu cầu của ngời tiêu dùng không đợc công ty quan tâm. Công ty không cần phải điều tra nghiên cứu và tìm hiểu nhu cầu thị trờng mà vẫn sản xuất đến đâu bán hết đến đó. Thực chất thời kỳ này là thời kỳ mà công ty thực hiện cơ chế cấp phát vật t và giao nộp sản phẩm, còn ngời tiêu dùng chỉ có một sự lựa chọn duy nhất là sử dụng sản phẩm của công ty.
Ngay cả thời kỳ công ty chuyển sang làm hàng xuất khẩu cho các nớc Đông âu và Nhật Bản cũng vậy. Tuy thời gian này công ty đã đi vào sản xuất theo yêu cầu của khách hàng nớc ngoài nhng chủ yếu vẫn là do kế hoạch từ tổng công ty dệt Textimex và từ Unimex Hà nội đa xuống do đó công ty không cần tiếp xúc tìm hiểu thị trờng. Các sản phẩm không đủ tiêu chuẩn xuất khẩu không những không thể tiêu thụ đợc mà thậm chí còn phải theo sự chỉ định phân phối của Nhà nớc vì nhu cầu của thị trờng nội địa cao hơn nhiều so với l- ợng hàng cung ứng chính vì vậy công tác nghiên cứu thị trờng của công ty trong thời gian này bị lu mờ, công ty gần nh không quan tâm tới việc tìm hiểu nhu cầu và tâm lý tiêu dùng của khách hàng. Do đó mà hoạt động kinh doanh của công ty không đợc mấy hiệu quả.
Nhng từ khi nền kinh tế chuyển đổi sang cơ chế thị trờng, đợc Nhà nớc giao quyền tự chủ sản xuất kinh doanh, công ty phải trực tiếp tự mình phải lo các nguồn lực sản xuất đầu vào và tìm đầu ra cho các sản phẩm của công ty. Vì vậy việc công ty sản xuất cái gì, sản xuất nh thế nào và sản xuất cho ai đều phải bắt nguồn từ việc nghiên cứu nhu cầu của thị trờng. Đặc biệt là trong xu thế thơng mại tự do cạnh tranh và cạnh tranh gay gắt nh ngày nay, lại càng đòi hỏi công ty phải thực sự quan tâm đầu t chiều sâu cho công tác nghiên cứu thị trờng .
Tuy nhiên khả năng tiềm lực tài chính vẫn còn nhỏ bé cha đủ để công ty có thể tiến hành đợc hoạt động nghiên cứu thị trờng trên thị trờng nớc ngoài một cách trực tiếp. Công ty không có đủ kinh phí để có thể đầu t thành lập chi nhánh hoặc văn phòng đại diện tại thị trờng xuất khẩu của công ty. Trong những năm qua công ty đã thông qua các thơng vụ của Việt Nam tại Nhật Bản, EU và các đại sứ quán của các nớc này tại Việt Nam hoặc thông qua các thơng nhân việt kiều để giới thiệu sản phẩm của công ty với khách hàng và tìm hiểu thị trờng. Đối với thị trờng Châu á bao gồm các nớc Hồng Kông, Đài Loan, Hàn Quốc thì công ty tiến hành nghiên cứu thị trờng bằng cách tổ chức các chuyến đi công tác cử các cán bộ ở phòng kế hoạch thị trờng có năng lực đi khảo sát nghiên cứu thị trờng tại những nơi công tác.
Tóm lại, nhìn chung trong những năm qua mặc dù đã có sự quan tâm đến việc điều tra nghiên cứu thị trờng song công tác này của công ty dệt Minh Khai vẫn chỉ dừng lại ở mức độ đơn giản, chung chung, cha thành nề nếp th- ờng xuyên. Công ty cha có một bộ phận chuyên nghiên cứu về thị trờng, không có ai chịu trách nhiệm cụ thể về vấn đề này. Công tác này do phòng kế hoạch thị trờng đảm nhiệm. Tuy nhiên phòng kế hoạch thị trờng phải đảm
nhiệm quá nhiều chức năng nh thống kê, lập kế hoạch, giá thành, kế hoạch sản xuất, theo dõi đôn đốc tiến độ sản xuất kinh doanh, mua sắm vật t cung ứng cho sản xuất, ký kết hợp đồng xuất khẩu vì vậy không thể lúc nào cũng có thể tập trung vào hoạt động nghiên cứu thị trờng.
3.2 Hoạt động quảng cáo và xúc tiến bán hàng.
Trong môi trờng cạnh tranh khốc liệt nh ngày nay, hoạt động quảng cáo và xúc tiến bán hàng có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với việc đẩy mạnh hoạt động kinh doanh xuất khẩu của công ty. Đó là thứ vũ khí cạnh tranh sắc bén giúp sản phẩm của công ty có thể chiếm lĩnh và phát triển trên thị trờng xuất khẩu của công ty.Trên cơ sở tiến hành các hoạt động tuyên truyền quảng bá cho sản phẩm của mình công ty có thể mở rộng và phát triển các mối quan hệ bạn hàng với các khách hàng mới.
Công ty dệt Minh khai trong những năm qua để tuyên truyền quảng cáo cho sản phẩm của mình với ngơì tiêu dùng và các nhà nhập khẩu, công ty đã tiến hành các hoạt động quảng cáo trên các phơng tiện thông tin đại chúng nh báo chí, ti vi, các ấn phẩm, mạng Internet. Công ty cũng thờng xuyên tham gia các kỳ hội chợ triển lãm tổ chức trong nớc tại trung tâm hội chợ triển lãm Giảng Võ. Tại các hội chợ này công ty mang sản phẩm ra trng bày và bán nhờ đó công ty có dịp trực tiếp tiếp xúc với ngời tiêu dùng, tìm hiểu thêm về thị tr- ờng cũng nh xu thế tiêu dùng. Ngoài ra công ty cũng tham dự các hội chợ tổ chức tại nớc ngoài nh Hội chợ hàng công nghiệp tại KOBE Nhật Bản, Hội chợ hàng xuất nhập khẩu tổ chức tại Paris. Tuy nhiên do kinh phí còn hạn hẹp, nên ở các hội chợ này công ty không thể tổ chức gian hàng riêng mà phải thuê chung với gian hàng khác. Song qua đó cồng ty cũng giúp công ty có điều kiện quảng cáo cho sản phẩm cuả công ty đồng thời tìm hiểu nhucầu thị trờng
3.3. Công tác giao dịch đàm phán kí kết hợp đồng xuất khẩu
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và kinh doanh xuất khẩu nói riêng, công ty dệt Minh khai rất coi trọng công tác giao dịch đàm phán kí kết hợp đồng tiêu thụ sản phẩm, đặc biệt là hợp đồng xuất khẩu. Bởi họat động xuất khẩu là hoạt động chính của công ty. Hợp đồng xuất khẩu là cơ sở để công ty xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, bố trí sản xuất hợp lý đảm bảo đúng tiến độ thực hiện kế hoạch sản xuất. Trên cơ sở các hợp đồng công ty tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Quá trình kí kết hợp đồng chính là quá trình công ty chủ động tính toán cân nhắc mọi chi phí và hiệu quả kinh tế của các phơng án kinh doanh, hoạt động kinh doanh, bảo đảm nguyên tắc hạch toán kinh tế lấy thu bù chi để có lãi.
Công tác giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu của công ty do phòng kế hoạch thị trờng đảm nhiệm dới sự chỉ đạo trực tiếp của GIám đốc. Các cán bộ và nhân viên trong phòng kế hoạch thị trờng hầu hết đều có trình độ đại học hay ít nhất từ trung cấp trở lên và có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực kinh doanh xuất khẩu. Chính vì vậy tất cả họ đều nắm rõ đợc các nghiệp vụ cũng nh các thủ tục để tiến hành giao dịch kí kết hợp đồng xuất khẩu. Trong thời gian qua công ty đã kí đợc rất nhiều hợp đồng xuất khẩu với
các khách hàng nớc ngoài đặc biệt là các khách hàng Nhật Bản. Điều này thể hiện trong kim ngạch xuất khẩu của công ty sang Nhật Bản luôn chiếm khoảng 90% tổng kim ngạch xuất khẩu.Trong mấy năm trở lại đây công ty đã ký kết thêm đợc nhiều hợp đồng xuất khẩu với một số khách hàng Nhật Bản mới nh các trung tâm thơng mại ITOCHU, ASAHI. Năm2000 công ty đã ký hợp đồng xuất khẩu màn tuyn sang thị trờng Châu Phi, năm 2001 kí hợp đồng xuất khẩu áo choàng tắm sang Hàn Quốc.
Công tác giao dịch của công ty thờng đợc bắt đầu từ việc công ty nhận đ- ợc đơn đặt hàng từ phía nớc ngoài và giao dịch bằng th từ, điện tín, fax hoặc gặp mặt trực tiếp, thông qua đó để thỏa thuận các điều kiện giao dịch về số l- ợng, chất lợng, giá cả, thời hạn giao hàng các điều kiện giao nhận, thanh toán...Đối với những khách hàng mới thì công tác này rất đợc công ty quan tâm và tiến hành giao dịch đàm phán giao dịch chặt chẽ để đảm bảo tính hiệu lực cho hợp đồng và mang lại hiệu quả kinh doanh cho công ty cũng nh cho đối tác. Riêng đối với những bạn hàng truyền thống là Nhật Bản thì việc giao dịch đàm phán đơn giản hơn. Trên cơ sở những hợp đồng đã thỏa thuận từ những lần giao dịch trớc, công ty chỉ cùng khách hàng thỏa thuận lại một số điều kiện hay thay đổi nh số lợng, giá cả, thời gian giao hàng.
3.4. Công tác tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu cũng là một trong những công tác đợc công ty dệt Minh khai rất coi trọng. Bởi đây là một yếu tố then chốt đảm bảo cho hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Công tác này có đợc thực hiện tốt thì mới gây đợc niềm tin và uy tín đối với khách hàng, trên cơ sở đó để tiếp tục duy trì quan hệ kinh doanh buôn bán lâu dài với các bạn hàng nớc ngoài đặc biệt là đối với những đối tác rất khó tính trên thị trờng Nhật Bản.
Công ty dệt Minh Khai tiến hành tổ chức sản xuất trên cơ sở các hợp đồng xuất khẩu đã đợc ký kết, chuẩn bị đầy đủ nguyên vật liệu cho sản xuất, bố trí sắp xếp thời gian sản xuất hợp lý để đảm bảo cho việc giao hàng đúng tiến độ nh đã quy định trong hợp đồng. Công ty cũng rất chú trọng đến việc đóng gói bao bì cho sản phẩm xuất khẩu trong quá trình hoàn thiện sản phẩm bởi các đối tác Nhật Bản rất coi trọng yếu tố bao bì của hàng xuất khẩu, yêu cầu đóng gói đúng quy cách, chất lợng bao bì, kí mã hiệu rõ ràng.Vì vậy chỉ một sai sót nhỏ trong khâu đóng gói cuối cùng cũng có thể gây thiệt hại lớn cho công ty vì khách hàng sẽ trả lại ngay lô hàng xuất khẩu không đủ tiêu chuẩn đó.
Công ty thờng ký kết hợp đồng xuất khẩu theo điều kiện giao hàng FOB nên công ty không phải làm các công việc thuê tàu và mua bảo hiểm cho hàng hóa của mình. Công ty tiến hành giao hàng theo phơng thức đủ một công te nơ, chịu chi phí vận chuyển hàng hóa đến cảng giao hàng quy định và giao hàng lên tàu.Cách thức giao hàng theo điều kiện FOB nói chung là an toàn cho công ty, công ty không phải chịu rủi ro gì trong quá trình vận chuyển hàng hóa tới cảng đích vì mọi rủi ro đã đợc chuyển giao sang cho ngời mua tại cảng đi kể từ khi công ty giao hàng lên tàu. Tuy nhiên cách thức giao hàng này lại làm cho công ty mất đi một khoản lợi nhuận cho công ty từ việc thuê
tàu. Đây là hình thức giao hàng phổ biến đối với các doanh nghiệp Việt Nam xuất khẩu hiện nay. Nếu công ty giao hàng theo điều kiện CIF thì nghĩa vụ thuê tàu sẽ thuộc trách nhiệm của công ty. Việc thuê tàu chuyên chở hàng hóa xuất khẩu sẽ đem lại cho công ty một khoản hoa hồng từ ngời chuyên chở đồng thời cũng là nhân tố giúp cho hoạt động vận tải đờng biển của Việt Nam có điều kiện phát triển và đem lại nguồn thu ngoại tệ cho đất nớc.
Các hợp đồng xuất khẩu của công ty dệt Minh khai thờng đợc bảo đảm thanh toán bằng phơng thức tín dụng chứng từ. Đây là hình thức thanh toán an toàn nhất cho các nhà xuất khẩu nói chung và công ty nói riêng, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh xuất khẩu của công ty mang lại hiệu quả cao nhất.
Các nhân viên lo việc thực hiện các thủ tục hải quan của công ty rất thông thạo nghiệp vụ và chứng từ nên việc giải quyết các thủ tục hải quan cho hàng xuất khẩu của công ty có thể đợc thực hiện nhanh chóng tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao hàng đúng thời hạn.
Toàn bộ các quy trình nghiệp vụ xuất khẩu nói chung đều đợc công ty tiến hành chặt chẽ, kịp thời và chuẩn xác, hầu nh không có sai xót gì. Vì vậy việc khiếu nại tranh chấp vơí khách hàng đối với công ty rất hiếm khi xảy ra. Do đó uy tín và hình ảnh của công ty đối với các bạn hàng ngày càng đợc nâng cao. Đối với công ty vấn đề giữ chữ tín luôn dợc đặt lên hàng đầu.
3.5. Công tác quản lý chất lợng sản phẩm xuất khẩu
Yếu tố chất lợng sản phẩm luôn đóng vai trò quyết định trong quan hệ làm ăn với các thơng nhân nớc ngoài trong điều kiện cạnh tranh quốc tế gay gắt nh hiện nay, đặc biệt là đối với ngành hàng dệt may xuất khẩu Việt Nam nói chung và với sản phẩm dệt khăn bông nói riêng của công ty dệt Minh Khai. Sản phẩm có chất lợng cao sẽ là một lợi thế cạnh tranh của công ty trên thị trờng truyền thống Nhật Bản của công ty hiện nay khi mà công ty đang phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt của khăn bông Trung Quốc đồng thời cũng sẽ là lợi thế cho công ty trong quá trình thâm nhập vào các thị trờng mới. Bởi tâm lí ngời tiêu dùng nói chung đều mong muốn sử dụng những sản phẩm có chất lợng, an toàn và có độ bền cao, hơn nữa vì sản phẩm khăn bông của công ty là sản phẩm thiết yếu trong sinh hoạt hàng ngày của ngời tiêu dùng nên càng cần phải có chất lợng cao do đó việc nâng cao chất lợng là yếu tố quan trọng để sản phẩm đợc ngời tiêu dùng a chuộng. Chính vì vậy chất lợng sản phẩm luôn đợc công ty coi trọng và là u tiên số một.
Trong thời gian qua để nâng cao hiệu quả kinh doanh xuất khẩu, đẩy mạnh xuất khẩu công ty dệt Minh Khai đã không ngừng đầu t đổi mới các thiết bị công nghệ sản xuất nhằm nâng cao chất lợng sản phẩm cho khăn bông đáp ứng nhu cầu của thị trờng. Đồng thời công ty cũng đã áp dụng hệ thống tiêu chuẩn chất lợng ISO 9000 cho quy trình sản xuất của công ty. Năm 2000 công ty đã triển khai xây dựng và từng bớc thực hiện hệ thống quản lý chất l- ợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 cùng với sự giúp đỡ của trung tâm năng suất chất lợng Việt Nam (VPC) và đã áp dụng thành công, đợc tổ chức GLOBAL của Anh cấp chứng chỉ tiêu chuẩn quốc tế. Hiện nay các sản phẩm khăn bông của công ty đã đáp ứng đợc đầy đủ các thông số kỹ thuật đảm bảo
cho chất lợng sản phẩm làm ra có độ bền cao, mịn, dễ thấm nớc, độ dày mỏng khác nhau phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Điều này đợc chứng minh rõ qua khả năng xuất khẩu các sản phẩm khăn bông của công ty sang thị trờng Nhật Bản và thị phần của công ty trên thị trờng này. Công ty dệt Minh khai không những có thể tồn tại đợc trên thị trờng Nhật Bản mà ngày càng củng cố và nâng cao đợc uy tín, hình ảnh của công ty. Cái tên MIKHATEX ngày nay đã trở lên quen thuộc đối với giới doanh nhân kinh doanh ngành hàng khăn bông Nhật Bản.