III. Quy trình lập kế hoạch sản xuất và dự trữ
1.Phòng kế hoạch vậ tt
1.1) Chức năng nhiệm vụ
Phòng kế hoạch vật t là phòng có chức năng nhiệm vụ tham mu cho lãnh đạo công ty trong tất cả các lĩnh vc sản xuất kinh doanh, cung cấp các thông tin giúp lãnh đạo công ty nắm bắt nhanh nhất tình hình sản xuất kinh doanh của công ty để lãnh đạo và chỉ đạo mọi hoạt đông sản xuất kinh doanh của công ty có hiệu quả nhất.
- Lập kế hoạch sản xuất cho toàn công ty.
- Lập kế hoạch sản xuất hàng tháng, quý cho cho từng xí nghiệp. - Theo dõi điều độ sản xuất hàng ngày.
- Trên cơ sở các chỉ tiêu kế hoạch tính toán giá thành.
- Theo dõi tổng hợp các số liệu kịp thời để lập báo cáo gửi lãnh đạo công ty và các cơ quan quản lý cấp trên.
- Lập kế hoạch chuẩn bị vật t cho phục vụ sản xuất.
- Giúp lãnh đạo triển khai ký kết các hợp đồng kinh tế mua bán vật t. - Tổ chức tiếp nhận, quản lý và bảo quản các vật t nguyên liệu.
- Làm nhiệm vụ chuẩn bị cho sản xuất nh: xay, nghiền nguyên liệu... - Làm các thủ tục thanh quyết toán vật t nguyên liệu... và lập các chứng từ hồ sơ ban đầu để công ty có cơ sở hạch toán.
1.2) Tổ chức quản lý
Các cán bộ quản lý phòng Kế Hoạch Vật T căn cứ vào chức năng nhiệm vụ đợc chia thành 3 bộ phận:
• Bộ Phận Kế Hoạch : Gồm hai cán bộ: Tr
ởng phòng : Lập kế hoạch sản xuất chung cho toàn Công Ty, ngoài ra chịu trách nhiệm điều hành các hoạt động của phòng và chịu trách nhiệm trớc công ty về mọi hoạt động đó.
Phó phòng: Tham gia quản lý phòng về các mặt : Làm công tác điều độ sản xuất hàng ngày, lập kế hoạch sản xuất tháng quý cho các xí nghiệp thành viên, làm báo cáo, giải quyết các vấn đề độ xuất hàng ngày nh sản xuất,vật t phục vụ sản xuất....
• Bộ Phận Thống Kê Tổng Hợp : Một cán bộ phụ trách
Chịu trách nhiệm theo dõi tổng hợp số liệu, lập báo cáo lên cấp trên và quản lý hoá đơn tài chính xuất bán, thanh lý vật t, bộ phận này đợc đảm trách bởi 1 cán bộ.
• Bộ Phận Cung ứng Vật T : Bộ phận này đợc đảm trách bởi 5 nhân viên, các nhân viên này sẽ thực hiện các công tác chung nh: cung ứng vật t, kiểm tra nhập nguyên liệu cũng nh… phối hợp để hoàn thành tốt những chức năng nhiệm vụ của mỗi ngời đợc giao.
- Một nhân viên phụ trách nguyên liệu chính: Ngô, sắn, đờng … - Một nhân viên phụ trách bao bì, nhãn mác, chai …
- Một nhân viên phụ trách nguyên liệu nhập khẩu, điều phối phơng tiện vận chuyển.
- Một nhân viên phụ trách xăng dầu, hoá chất, vật t xây dựng, máy móc phụ tùng.
- Một nhân viên phụ trách thu mua hoa quả và các phụ phẩm pha chế. ♦ Dới bộ phận này là 5 kho .
+ Kho bao bì : Nhãn, can, thùng hộp .…
+ Kho nguyên liệu : Dự trữ và sơ chế nguyên liệu sắn, đờng,…
+ Kho chai và vật liêu XDCB : Chai, vật liệu xây dựng cơ bản, hoá chất... + Kho cơ khí : Máy móc, hơng liệu, phụ liệu, thiết bị, hoá chất…
sơ đồ 7: Mô hình tổ chức Phòng Kế Hoạch Vật T