II. Phơng hớng phát triển công ty trong thời gian tới 1 Phơng hớng
2. Giải pháp đối với dự trữ
2.1) Đa mô hình phân tích dự trữ A.B.C vào việc mua sắm, dự trữ và phân bổ nguồn vốn hợp lý, tránh lãng phí.
Các loại vật t nguyên liệu có tầm quan trọng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Một số loại vật t nếu thiếu sẽ làm tê liệt hoạt động sản xuất của doanh nghiệp, một số khác lại quá đắt, một số khó mà có đợc. Do vậy, trong quá trình tổ chức mua sắm và quản lý vật t nguyên liệu, các doanh nghiệp cần chú ý tới các sản phẩm, vật t nguyên liệu quan trọng. Chúng cần phải đợc phân loại để có những biện pháp quản lý có hiệu quả.
Về nguyên tắc : Phân loại A.B.C đợc chia ra nh sau.
Nhóm A : Chiếm từ 5 đến 15% chủng loại sản phẩm vật t, chiếm 75 đến 85% giá trị dự trữ.
Nhóm B : Chiếm từ 25 đến 35% chủng loại sản phẩm vật t, chiếm 25 đến 35% giá trị dự trữ.
Nhóm C : Chiếm từ 50 đến 60% chủng loại sản phẩm vật t, chiếm 5 đến 10% giá trị dự trữ.
Đây là những số liệu trung bình và tuỳ theo mỗi doanh nghiệp khác nhau thì việc áp dụng sẽ có sự thay đổi thích hợp.
Việc vận dụng sẽ đợc tiến hành nh sau :
Đối với việc quyết định liên quan đến ngời có trách nhiệm làm công tác dự trữ, cần phải chia vật t nguyên liệu theo từng chủng loại. Những sản phẩm nhóm A sẽ là đối tợng lập kế hoạch và quản lý chặt chẽ cụ thể về nhu cầu. Sản phẩm nhóm B có thể quản lý bằng cách kiểm kê liên tục, còn sản phẩm nhóm C là đối tợng kiểm kê định kì hàng tháng. Vì vật t nguyên liệu thuộc nhóm A tuy ít về chủng loại nhng lại có giá trị lớn nên việc can thiệp đầu tiên để giảm chi phí dự trữ là phải nhằm vào những mặt hàng thuộc loại này.
Tiếp đó, sẽ là quyết định liên quan đến mua sắm, từ việc xác định đợc các chủng loại nguyên liệu khác nhau, trong đó, vật t nhóm A sẽ là đối tợng tìm kiếm và để đánh giá kỹ càng những nhà cung ứng. Vật t nhóm A phải đợc phân tích về mặt giá trị và phải cho ngời có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này, còn lại đối với sản phẩm loại C thì ta có thể giao cho ngời mới vào nghề cha có nhiều kinh nghiệm. Nếu vật t loại A có tính thời vụ thì nên mua tập trung vào chính vụ với số lợng phải đợc xác định chính xác nhằm tránh tình trạng mua quá nhiều gây lãng phí và chiếm đọng vốn kinh doanh hay quá ít làm mất đi cơ hội kinh doanh, còn đối với các loại vật t khác cần số lợng ít sẵn có trên thị trờng thì sẽ đ- ợc mua theo hình thức phi tập trung.
Sau khi đã phân loại đợc các nhóm sản phẩm vật t quan trọng khác nhau, sẽ là việc lựa chọn nhà cung cấp. Những ngời cung ứng loại A là đối tợng theo theo dõi đặc biệt, để từ đó, tìm ra đợc nhà cung cấp đảm bảo những yêu cầu của mình về chất lợng, số lợng, thời gian, giá cả.
Để đảm bảo cho các hoạt động sản xuất kinh doanh đợc diễn ra liên tục và đều đặn, đòi hỏi phải thờng xuyên cung ứng đủ các loại vật t nguyên liệu về chất lợng và chủng loại, kịp về mặt thời gian, và để đảm bảo đợc những đòi hỏi trên thì công tác dự trữ phải dữ một vai trò quyết định. Đây là điều kiện bắt buộc mà thiếu nó thì không thể có sản xuất đợc. Có vật t nguyên liệu thì mới có thể tạo ra sản phẩm. Vì vậy, đảm bảo vật t nguyên liệu là một yêu cầu khách quan, một điều kiện chung cho mọi nhà sản xuất.
2.2) Xây dựng một quy trình kế hoạch mua sắm vật t
Một trong những yêu cầu quan trọng trong công tác dự trữ là phải xác định đợc khả năng mua sắm và quản lý vật t nguyên liệu, đảm bảo cung ứng vật t kịp thời cho sản xuất và dự trữ. Để đạt đợc điều này trong quá trình tổ chức mua sắm và quản lý dự trữ vật t nguyên liệu, công ty phải xác định rõ : Cần mua cái gì? Chất lợng ra sao? Số lợng là bao nhiêu? Mua ở thời điểm nào? Mua ở đâu? Để trả lời đợc câu hỏi trên, quá trình mua sắm và dự trữ cần đợc tổ chức một cách khoa học từ khâu lập kế hoạch cho đến khâu tổ chức mua sắm và quản lý dự trữ.
Đối với công ty Rợu Hà Nội việc mua sắm vật t nguyên liệu là các nhân viên Phòng Kế hoạch-Vật t tổ chức thực hiện và có sự tham gia của các Phòng chức năng, các xí nghiệp khác nhau trong công ty. Để đảm bảo cho việc cung ứng và dự trữ vật t nguyên liệu có hiệu quả cần phải có một quy trình kế hoạch mua sắm thích hợp đối vơí công ty.
Quy trình mua sắm và quản lý dự trữ vật t nguyên liệu đợc thể hiện trong mô hình sau :
Sơ đồ 10: Mô hình mua sắm và quản lý dự trữ nguyên vật liệu
Trình tự lập kế hoạch mua sắm vật t nguyên liệu đợc thực hiện nh sau : - Giai đoạn chuẩn bị : Đây là giai đoạn quan trọng quyết định đến chất l- ợng và nội dung của của một bản quy trình kế hoạch. Trong giai đoạn này các cán bộ làm công tác mua sắm vật t nguyên liệu phải thực hiện các công việc sau : nghiên cứu và thu thập các thông tin về thị trờng, các yếu tố sản xuất; các phơng án sản xuất kinh doanh, kế hoạch tiêu thụ sản phẩm; mức tiêu dùng
Phân tích quá trình mua sắm vật tư Xây dựng kế hoạch yêu cầu vật tư Tổ chức quản lý dự trữ vật tư Xác định nhu cầu vật tư Lập và tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư Xác định phương thức đảm bảo vật tư Lựa chọn nhà cung ứng Thương lượng và đặt hàng Theo dõi đặt hàng và nhận hàng Quyết toán vật tư Cấp phát vật tư nội bộ Quản lý dự trữ, bảo quản
- Giai đoạn xác định nhu cầu của công ty : Để có đợc kế hoạch mua sắm vật t nguyên liệu chính xác và khoa học thì cần phải xác định đầy đủ các loại nhu cầu nguyên liệu cho sản xuất. Đây là căn cứ quan trọng để xác định lợng nguyên liệu cần mua. Trong điều kiện vốn sản xuất kinh doanh của công ty còn thiếu và đặc thù của nguyên liệu có tính mùa vụ nên việc xác định đúng đắn các loại nhu cầu có ý nghĩa kinh tế to lớn đối với công ty, giảm chi phí cho quản lý dự trữ, tăng vốn cho việc mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Giai đoạn xác định số lợng hàng còn tồn trong đầu và cuối kỳ : Do số l- ợng các chủng loại mặt hàng dự trữ trong kho là tơng đối lớn và nhỏ lẻ, trong đó còn có không ít các nguyên liệu bị h hao và có chất lợng không đảm bảo do quá trình dự trữ . Nên việc xác định chủ yếu là ớc tính dựa trên phơng pháp định mức kỹ thuật.
- Giai đoạn cuối là việc lập kế hoạch mua sắm vật t nguyên liệu cho sản xuất : Để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, nhu cầu này của công ty đợc xác định theo phơng pháp cân đối.
Trong đó:
- Là nhu cầu về loại nguyên liệu i dùng cho mục đích j .
- Là tổng nhu cầu về loại nguyên liệu i đảm bảo ứng bằng nguồn j . Trong nền kinh tế thị trờng, yêu cầu của hiệu quả kinh doanh thơng mại, đòi hỏi công ty phải hết sức quan tâm đến việc mua sắm và dự trữ vật t nguyên liệu, nhu cầu dự trữ phải đợc tính toán khoa học, cân nhắc mọi tiềm năng của công ty. Trong kinh doanh đó, việc lên kế hoạch mua sắm và dự trữ nguyên vật liệu ở mức tối thiểu, mà vẫn đảm bảo đợc yêu cầu của sản xuất kinh doanh, nhằm giải chi phí cho công tác dự trữ nguyên vật liệu, tăng khả năng sử dụng và quay vòng vốn cho các hoạt động cần thiết khác.
∑ =∑j j i i j P N , , ∑ij N , ∑ j i P ,
Kết luận
Bất cứ một doanh nghiệp sản xuất nào muốn cho hoạt động sản xuất đợc diễn ra liên tục, bên cạnh các loại kế hoạch khác thì phải xác định cho mình kế hoạch sản xuất và dự trữ thích hợp, nhằm đảm bảo đáp ứng kịp thời và đủ cho nhu cầu sản xuất và tiêu thụ sản phẩm trên thị trờng. Nhất là đối với các doanh nghiệp sản xuất những mặt hàng có tính chất thời vụ.
Công ty Rợu Hà Nội là một doanh nghiệp chuyên kinh doanh các loại sản phẩm về cồn, rợu mùi-trắng các loại và kinh doanh dịch vụ tổng hợp, thuộc ngành thực phẩm đồ uống. Trong đó, thị trờng tiêu thụ sản phẩm và một số loại vật t nguyên liệu chủ yếu của công ty lại có tính thời vụ nên việc lập kế hoạch sản xuất và dự trữ của công ty đã gặp không ít khó khăn. Trong vấn đề dự trữ, thì đây là cơ sở để đảm bảo cho hoạt động sản xuất đợc thực hiện liên tục, tuy nhiên nếu dự trữ quá nhiều sẽ phát sinh chi phí, gây ra sự lãng phí vốn cho doanh nghiệp, ngợc lại nếu dự trữ quá ít hay không đủ thì sẽ làm mất đi cơ hội kinh doanh của mình. Do vậy, mục tiêu của dự trữ là phải đảm bảo kết hợp một cách hài hoà, vừa đảm bảo cho sản xuất kinh doanh đợc thờng xuyên đều đặn, vừa phải đảm bảo sử dụng vốn tiết kiệm. Trong những năm gần đây việc thực hiện kế hoạch sản xuất ở công ty Rợu Hà Nội gặp nhiều khó khăn, thờng là không đạt chỉ tiêu kế hoạch đề ra. Sở dĩ, việc thực hiện kế hoạch không đạt một phần là do quy trình lập kế hoạch sản xuất hiện nay của công ty không còn phù hợp với yêu cầu hiện nay, cha khoa học dẫn đến kế hoạch sản xuất cha mang yếu tố khách quan.
Qua việc nghiên cứu về vấn đề này, phần nào đã giúp cho em hiểu đợc nội dung của một bản quy trình kế hoạch sản xuất và dự trữ, cơ chế tổ chức và việc thực hiện nó. Đó là cơ hội để em áp dụng các lý thuyết đã học ở nhà trờng vào thực tế sản xuất của doanh nghiệp, từ đó nâng cao trình độ nhận thức cả về lý
luận và thực tế trong công tác lập kế hoạch và dự trữ tại các doanh nghiệp sản xuất.
Trên đây là một số đề suất đối với công ty Rợu Hà Nội góp phần nâng cao chất lợng quản lý đối với hoạt động sản xuất, nhng do nhiều nguyên nhân khác nhau nên bài chuyên đề này sẽ không tránh khỏi một số thiếu sót. Do đó, em rất mong có sự đóng góp quý báu của các bác, các chú cán bộ phòng kế hoạch vật t, cùng với ý kiến của giảng viên hớng dẫn Th.s Bùi Đức Tuân và các bạn.