Để thực hiện có hiệu quả hoạt động quản lý, chủ thể cần phải có năng lực quản lý (NLQL) và những phẩm chất nhân cách cần thiết. Như V.I. Lênin viết: “Bất cứ công tác quản lý nào cũng đòi hỏi phải có những thuộc tính riêng”. [33, tr.215]
“Những thuộc tính riêng” của nhân cách đáp ứng nhu cầu của HĐQL và đảm bảo cho hoạt động này đạt hiệu quả cao, đó chính là năng lực quản lý.
V. I. Lênin khẳng định: “Muốn quản lý có hiệu quả thì ngoài kỹ năng thuyết phục nhất thiết cần phải có kỹ năng tổ chức thực tiễn. Đây là nhiệm vụ khó khăn hơn cả”. [33, tr.173 ] Nhưng để thuyết phục được con người (đối tượng quản lý) và tổ chức thực tiễn tốt, trước hết, theo Hồ Chí Minh, người lãnh đạo quản lý “phải quyết định mọi vấn đề cho đúng”. Như vậy, theo tư tưởng của Lênin – Hồ Chí Minh thì những kỹ năng ra quyết định, kỹ năng thuyết phục, kỹ năng tổ chức thực tiễn là những kỹ năng không thể thiếu được của người lãnh đạo, quản lý.
Các nhà tâm lý học Nga như A.G. Côvaliốp; L. Umanxki; V.I. Lêbêđép thì cho rằng một trong những năng lực quan trọng nhất của người lãnh đạo, quản lý là
năng lực tổ chức.
Nhà tâm lý học Nga A.I. Kitốp khi phân tích về năng lực quản lý, ông đưa ra khái niệm “những năng lực quản lý”. Theo Kitốp, những năng lực quản lý gồm có: Năng lực chẩn đoán, năng lực sáng tạo và năng lực tổ chức. Trong đó:
+ Năng lực chẩn đoán giúp cho chủ thể có khả năng nhận thức đúng bản chất, nguyên nhân và kết quả tác động của vấn đề đặt ra trong quản lý;
+ Năng lực sáng tạo cho phép chủ thể đề ra được các quyết định đúng đắn, tối ưu;
+ Năng lực tổ chức giúp cho chủ thể quản lý có khả năng tổ chức thực hiện được các quyết định đã đề ra.[31, tr.11]
GS. Auren Uris (Mỹ) cho rằng, năng lực của người lãnh đạo bao gồm các khả năng sau:
+ Khả năng suy đoán và giải quyết vấn đề một cách khách quan, khoa học. + Khả năng hiểu người;
+ Phẩm chất thông minh, linh hoạt trong việc điều chỉnh các phương pháp, các quyết định quản lý;
+ Khả năng thuyết phục, truyền đạt tư tưởng;
Ta nhận thấy, những khả năng trên cũng chính là những biểu hiện của năng lực lãnh đạo nói chung và năng lực ra quyết định, năng lực tổ chức của người quản lý nói riêng.
PGS. TS. Nguyễn Bá Dương đưa ra khái niệm chu trình quản lý để mô tả cơ cấu hoạt động quản lý. Khái niệm chu trình quản lý được hiểu là một tổng thể các hoạt động được tiến hành có trật tự, liên tục, khép kín, đảm bảo để người lãnh đạo, quản lý đạt được mục đích đề ra, đó là: Thu thập thông tin; xử lý thông tin, ra quyết định; và thực hiện quyết định.
Từ những ý kiến trên và theo chúng tôi, những năng lực cần thiết tương ứng của người lãnh đạo, quản lý là:
+ Năng lực thu thập thông tin;
+ Năng lực xử lý thông tin, ra quyết định; và + Năng lực tổ chức thực hiện quyết định.
Ở nước ta, dưới sự lãnh đạo của Đảng và quản lý của Nhà nước, việc đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý ở tất cả các cấp, các ngành được đặc biệt chú trọng. Đặc biệt trong thời kỳ đổi mới, chủ trương phát triển kinh tế nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường, có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa và đặc biệt trong giai đoạn hiện nay, cả nước đang bước vào thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa, vấn đề này lại càng được quan tâm hơn bao giờ hết. Tổng kết thực tiễn Việt Nam trong thời gian qua, Đảng ta đã nhận định: “Vấn đề cán bộ có ý nghĩa cực kỳ quan trọng, là khâu then chốt. Phải đào tạo đồng bộ đội ngũ cán bộ các ngành, các cấp, các lĩnh vực có đầy đủ phẩm chất và năng lực ngang tầm nhiệm vụ to lớn phức tạp hiện nay” và “Cố gắng trong thời gian ngắn bồi dưỡng, đào tạo được những cán bộ lãnh đạo vừa có phẩm chất vừa có năng lực, nhất là phẩm chất chính trị vững vàng, năng lực trí tuệ và năng lực tổ chức thực tiễn”. [23, tr.14]
Tổng hợp những quan điểm khác nhau về năng lực quản lý, lãnh đạo; trên cơ sở lý luận tâm lý học về hoạt động quản lý; xuất phát từ luận điểm tâm lý học mác xít cho rằng: tâm lý, ý thức, nhân cách và hoạt động thống nhất với nhau. Cấu trúc của hoạt động quy định cấu trúc của tâm lý. Có thể rút ra kết luận về NLQL như sau:
NLQL là tổ hợp các thuộc tính của nhân cách, đáp ứng yêu cầu của HĐQL và đảm bảo cho HĐQL đạt hiệu quả cao.
Như vậy, NLQL không phải là tổ hợp mọi thuộc tính của nhân cách mà chỉ bao gồm những thuộc tính tâm lý được hình thành và phát triển trong HĐQL, đảm bảo cho HĐQL đạt hiệu quả cao. Tùy theo vị trí, chức năng, nhiệm vụ của người quản lý trong hệ thống quản lý mà có những yêu cầu cụ thể về trình độ của NLQL khác nhau. Vì HĐQL nói chung (theo lý luận khoa học quản lý hiện đại) được diễn ra theo một quá trình gồm các giai đoạn như: Ra quyết định, tổ chức thực hiện quyết định và kiểm tra kiểm soát. Do đó, các hoạt động ra quyết định, tổ chức thực hiện quyết định, kiểm tra kiểm soát được coi như hoạt động chủ đạo của người quản lý. Tương ứng với các loại hoạt động này là các NLQL tương ứng, bao gồm năng lực ra quyết định, năng lực tổ chức thực hiện quyết định, và năng lực kiểm tra kiểm soát.
Năng lực ra quyết định, năng lực tổ chức và năng lực kiểm tra kiểm sóat là những thành tố cốt lõi của năng lực quản lý lãnh đạo. Các năng lực này có quan hệ tác động qua lại lẫn nhau, tùy theo yêu cầu của mỗi giai đọan trong quá trình quản lý mà mỗi năng lực này có vai trò khác nhau.
Mỗi năng lực trên lại là một tổ hợp những thuộc tính tâm lý cá nhân, chúng có quan hệ biện chứng với nhau trong một cấu trúc tâm lý như một chỉnh thể. Đó là những phẩm chất và năng lực cần thiết cho HĐQL, giúp cho HĐQL tiến hành có hiệu quả cao.