Con người là chủ thể thực hiện những hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu của tổ chức. QLNS là quản lý con người, do đó đây là khâu quan trọng, cần thiết cho bất kỳ một tổ chức nào.
Yếu tố hạn chế trong hầu hết mọi trường hợp làm ăn kém hiệu quả chính là sự thiếu thốn về chất lượng và sức mạnh của nhà quản trị, không biết cách khai thác các nguồn lực và sự lãng phí không thể tưởng tượng được về các nguồn nhân lực và vật lực. Vì thế có thể nói, quản lý nhân sự là một công việc hết sức khó khăn và phức tạp, bởi vì nó đụng chạm đến những con người cụ thể với những hoàn cảnh, nguyện vọng, sở thích, cảm xúc và văn hóa riêng biệt.
Có nhiều định nghĩa về QLNS, chẳng hạn:
GS. Dinock (Mỹ) cho rằng: “QLNS sự bao gồm toàn bộ những biện pháp và thủ tục áp dụng cho nhân viên của một tổ chức và giải quyết tất cả những trường hợp xảy ra có liên quan đến một loại công việc nào đó”. [12]
GS. Felix Migro thì cho rằng: “QLNS là nghệ thuật chọn lựa những nhân viên mới và sử dụng những nhân viên cũ sao cho năng suất và chất lượng công việc của mỗi người đều đạt tới mức tối đa có thể được”.[39]
Nguyễn Hải Sản đã đề cập đến QLNS như sau: “QLNS là quá trình phân tích, đánh giá, hoạch định, quản lý và sử dụng một cách có hiệu quả nguồn nhân lực nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức”. [18]
Từ những định nghĩa trên ta có thể nêu ra những nét chung nhất như sau:
Hoạt động quản lý nhân sự là hoạt động quản lý con người trong mối quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động nhằm đạt được những mục đích của tổ chức và thỏa mãn nhu cầu của từng cá nhân.
QLNS là một khoa học ứng dụng, không phải là một khoa học chính xác. Do đó, nó là nghệ thuật kết hợp nhuần nhuyễn nhiều thành tựu của các ngành khoa học khác nhau tạo thành một tổng thể những phương tiện nhằm:
+ Thu hút, lôi cuốn những người giỏi về với tổ chức, với doanh nghiệp. + Giữ cho được đội ngũ nhân sự mà tổ chức, doanh nghiệp đang có. + Động viên thúc đẩy nhân viên, tạo điều kiện cho họ bộc lộ, thăng hoa
và cống hiến tài năng cho tổ chức, cho doanh nghiệp.
Tất cả các hoạt động này không có kỹ thuật chính xác nào hỗ trợ và nó diễn ra trong bối cảnh một tổ chức, một doanh nghiệp, bối cảnh xã hội, văn hóa, chính trị. Thực tiễn của các hoạt động kinh doanh ngày nay đặt ra cho QLNS rất nhiều vấn đề cần giải quyết. Bao gồm từ việc đối phó với những thay đổi của môi trường kinh doanh, sự biến động không ngừng của thị trường lao động hay những thay đổi của pháp luật về lao động…Vì vậy, các HĐQLNS sự đòi hỏi phải luôn được phát triển, đổi mới và thể hiện trên các lĩnh vực chức năng liên quan đến các công việc hoạch định nhân sự, tuyển mộ, lựa chọn, hướng dẫn, đào tạo, huấn luyện và phát triển nghề nghiệp của nhân viên. Nhân sự phải gắn liền với tổ chức, với việc sắp xếp con người vào những vị trí nhất định trong bộ máy tổ chức để đảm bảo khả năng quản lý, điều hành được doanh nghiệp cả hiện tại và tương lai. QLNS là một trong những chức năng cơ bản của quá trình quản lý. Bởi con người bao giờ cũng là yếu tố quan trọng nhất của một doanh nghiệp. Do đó, việc lựa chọn, sắp xếp con người có năng lực, phẩm chất phù hợp với các vị trí trong bộ máy tổ chức là nhiệm vụ hàng đầu của nhà quản lý.
Từ những phân tích trên về QLNS có thể nêu ra những hoạt động chính mà người lãnh đạo, quản lý phải thực hiện là:
+ Hoạch định tài nguyên nhân sự; bao gồm việc phân tích, đánh giá những tài nguyên nhân sự hiện tại và cần có cho tương lai, xây dựng chương trình đáp ứng những nhu cầu đó. Đây chính là quá trình giúp cho nhà quản trị
biết chắc họ có đúng số lượng và loại nhân viên ở đúng vị trí và đúng lúc không, đó phải là những con người có khả năng hoàn thành nhiệm vụ một cách có hiệu quả, nhằm giúp cho doanh nghiệp đạt mục tiêu chung.
+ Chọn lựa, tuyển dụng nhân viên. Đây là một quá trình phức tạp. Nhà quản lý phải dựa trên kết quả phân tích công việc và hoạch định nhân sự một cách cụ thể.
+ Bố trí, sắp xếp nhân sự.
+ Đào tạo, phát triển năng lực cho nhân viên. + Đánh giá, thưởng, phạt nhân viên.
+ Trả lương cho nhân viên.
+ Thăng chức, giáng chức, thuyên chuyển nhân viên.
+ Quản lý các chương trình phúc lợi khác nhau của tổ chức, của doanh nghiệp, như bảo hiểm, nghỉ phép, nghỉ hưu, giải quyết tranh chấp…