II. Một số giải phỏp nhằm hoàn thiện hoạt động đăng ký đất và nhà tại văn phũng đăng ký đất nhà quận Hoàng Ma
2.1. Đối với vấn đề tổ chức bộ mỏy văn phũng đăng ký
Đất đai và nhà ở luụn là lĩnh vực nhận được nhiều sự quan tõm của toàn xó hội bởi nú là những tài sản cú giỏ trị lớn, là yếu tố khụng thể thiếu đối với đời sống con người. Để quản lý chỳng một cỏch cú hiệu quả thỡ phải thực hiện tốt cụng tỏc tổ chức đăng ký đất đai và nhà ở, tạo điều kiện để cỏc cơ quan quản lý nhà nước nắm rừ hiện trạng sử dụng đất, từ đú đưa ra cỏc biện phỏp nhằm đạt hiệu quả cao trong quản lý. Một bộ phận quan trọng khụng thể thiếu được của cụng tỏc đăng ký chớnh là tổ chức bộ mỏy của văn phũng đăng ký. Để đẩy nhanh tiến độ thực hiện cụng tỏc đăng ký thỡ việc rà soỏt, đưa ra cỏc giải phỏp nhằm hoàn thiện bộ mỏy tổ chức đăng ký là điều khụng thể thiếu.
Đầu tiờn là phải thực hiện những biện phỏp nhằm hoàn thiện đội ngũ cỏn bộ. Ở quận Hoàng Mai, số lượng cỏn bộ địa chớnh thực hiện cụng tỏc kờ khai đăng ký đất đai và nhà ở cũn rất thiếu. Mỗi cỏn bộ phải phụ trỏch hai phường về cỏc vấn đề như hồ sơ đăng ký cấp giấy chứng nhận, cỏc hồ sơ chuyển dịch… Lượng cỏn bộ địa chớnh phường thỡ vừa yếu, vừa thiếu nờn gặp nhiều khú khăn khi thực hiện cụng tỏc đăng ký. Do đú, cần phải hoàn thiện đội ngũ cỏn bộ, nõng cao chất lượng chuyờn mụn thụng qua cỏc lớp đào tạo nghiệp vụ về quản lý đất đai và nhà ở. Khụng những thế, cỏc cấp lónh đạo cần cú những chớnh sỏch về lao động và tiền lương thoả đỏng để thu hỳt những người cú năng lực về làm việc và
cỏc cỏn bộ cũ cú thờm động lực để cụng tỏc cú hiệu quả. Ngay bản thõn cỏc cỏn bộ của văn phũng cũng phải khụng ngừng nõng cao trỡnh độ của chớnh mỡnh để nõng cao chất lượng cụng việc, đẩy nhanh cụng tỏc đăng ký đất đai và nhà ở.
Đi kốm với việc phải hoàn thiện đội ngũ cỏn bộ là phải nõng cao cụng tỏc tổ chức bộ mỏy của văn phũng đăng ký. Do mỗi cỏn bộ phải phụ trỏch hai phường về mọi vấn đề liờn quan đến đất đai và nhà ở nờn lượng cụng việc chồng chộo nhau, làm chậm tiến độ của cụng tỏc đăng ký. Khụng những thế, một phần lớn cỏc cỏn bộ đú cũn phải phụ trỏch cụng tỏc tiếp nhận và trả hồ sơ cho người đăng ký. Do vậy, ngoài việc hoàn thiện đội ngũ cỏn bộ, bổ sung cỏn bộ cho văn phũng cũn cần phải nõng cao hiệu quả làm việc thụng qua việc chia nhỏ cỏc chức năng, nhiệm vụ cho cỏc cỏn bộ để mỗi người cú thể chuyờn mụn hoỏ cụng việc, từ đú nõng cao hiệu quả làm việc, tạo điều kiện cho cụng tỏc đăng ký đất đai và nhà ở được thực hiện đỳng tiến độ. Cú thể tổ chức bộ mỏy của văn phũng thành ba bộ phận: một bộ phận chuyờn tiếp nhận và trả hồ sơ, một bộ phận chuyờn thực hiện cỏc nghiệp vụ đăng ký, một bộ phận chuyờn làm cỏc cụng việc bàn giao, tiếp nhận hồ sơ giữa văn phũng và cỏc cơ quan chuyờn mụn khỏc ( như cơ quan thuế, phũng thành tra, phũng xõy dựng…). Những cỏn bộ trong cỏc bộ phận chỉ thực hiện nhiệm vụ chuyờn mụn của mỡnh, nhưng cú sự kết hợp giỳp đỡ lẫn nhau trong hoạt động của cỏc bộ phận. Lượng cỏn bộ phụ trỏch cỏc vấn đề đất đai của cỏc phường thỡ được phõn cụng chuyờn mụn hoỏ, đó phụ trỏch về cấp giấy chứng nhận của phường nào thỡ phụ trỏch luụn việc làm cỏc hồ sơ chuyển dịch cho phường đú. Và cỏc cấp quản lý cần tiến hành thanh tra, kiểm tra thường xuyờn, thực hiện chỉ đạo sỏt sao nhằm phối hợp hài hoà giữa cỏc bộ phận trong văn phũng và giữa cỏn bộ địa chớnh phường và cỏn bộ địa chớnh quận.
Trong thời đại cụng nghệ thụng tin hiện nay, đối với cụng tỏc quản lý nhà nước núi chung và cụng tỏc quản lý nhà nước về đất đai và nhà ở núi riờng thỡ
trang thiết bị, mỏy múc là những yếu tố khụng thể thiếu được để nõng cao hiệu quả làm việc. Đối với cụng tỏc đăng ký đất đai và nhà ở tại văn phũng đăng ký đất, nhà quận Hoàng Mai thỡ trang thiết bị mỏy múc cũn rất thiếu. Hệ thống bản đồ vẫn là bản đồ giấy từ năm 1995, cỏc hồ sơ lưu trữ cũng đang lưu trữ dưới dạng giấy. Với lượng hồ sơ đăng ký ngày một nhiều thỡ văn phũng hiện đang đối đầu với tỡnh trạng quỏ tải hồ sơ vỡ phải lưu trữ tất cả hồ sơ dưới dạng giấy, gõy khú khăn trong quỏ trỡnh làm việc vỡ khụng gian hẹp, nơi lưu trữ hồ sơ khú cú thể được sắp xếp một cỏch khoa học, việc tỡm kiếm hồ sơ mất rất nhiều thời gian. Do vậy, Phũng tài nguyờn mụi trường và Văn phũng đăng ký cần cú văn bản kiến nghị lờn UBND thành phố Hà Nội và Sở Tài nguyờn Mụi trường và Nhà đất Hà Nội để được cung cấp hệ thống bản đồ số phự hợp với hiện trạng của quận để thực hiện tốt hơn cụng tỏc đăng ký. Và đồng thời văn phũng cũng nờn cú văn bản đề nghị với cỏc cấp lónh đạo cấp kinh phớ để đầu tư vào cỏc phần mềm quản lý để cú thể lưu trữ tốt hơn hệ thống hồ sơ đăng ký, đào tạo về tin học văn phũng và tin học quản lý đối với đội ngũ cỏn bộ văn phũng để cỏc cỏn bộ cú thể thực hiện tốt hơn cỏc nhiệm vụ của mỡnh. Đồng thời việc lưu trữ và quản lý hồ sơ một cỏch khoa học cũn tạo điều kiện thuận lợi khi cần thanh tra, kiểm tra và giải quyết cỏc tranh chấp, khiếu nại, tố cỏo xung quanh vấn đề đất đai và nhà ở.