Ki m tra có vai trò quan tr ng, bao trùm toăn b quâ trình qu n tr vă đ c ti n hănh khi vă sau khi th c hi n câc công vi c đê đ c lín k ho ch.
2.1. Ki m tra l ng tr c
Ki m tra l ng tr c lă lo i ki m tra đ c ti n hănh tr c khi ho t đ ng th c s . Ki m tra l ng tr c theo tín g i c a nó lă tiín li u câc v n đ có th phât sinh đ tìm câch ng n ng a tr c. Ch ng h n, phòng b nh h n ch a b nh lă m t câch ki m tra l ng tr c. Câc nhă qu n tr h c hi n đ i r t chú tr ng đ n lo i hình ki m tra năy. Harold Koontz phđn tích r ng th i gian tr nêi trong quâ trình ki m tra qu n tr ch ra r ng công vi c ki m tra c n ph i h ng v phía t ng lai n u nh nó c n có hi u qu .
Câc nhă qu n tr c n h th ng ki m tra l ng tr c đ có th n m ch c nh ng v n đ n y sinh n u không tâc đ ng k p th i. Nhi u nhă qu n tr thông qua nh ng d đoân c n th n vă đ c l p l i khi có nh ng thông tin m i đ ti n hănh đ i chi u v i k ho ch đ ng th i th c hi n nh ng thay đ i v ch ng trình đ có th d đoân t t h n.
Sau đđy lă m t s câc k thu t ki m tra h ng t i t ng lai:
D bâo m i v k t h p v i k ho ch xúc ti n bân hăng (sales promotion) nh m t ng c ng doanh s k v ng c a công ty đ i v i m t s n ph m hay m t đ n v kinh doanh chi n l c (SBU: Strategic Business Unit) năo đó.
Ph ng phâp s đ m ng l i còn g i lă k thu t duy t xĩt vă đânh giâ ch ng trình (PERT: Program Evaluation and Review Technique), giúp nhă qu n tr l ng tr c câc v n đ phât sinh trong câc lênh v c chi phí ho c phđn b th i gian, vă có bi n phâp ng n ch n ngay t đ u câc hao phí v tăi chânh ho c v th i gian.
H th ng câc đ u văo đ ki m tra l ng tr c v ti n m t (ví d cho trong hình 9.2), ho c v m c d tr hăng hóa.
Ki m tra l ng tr c trong k thu t công trình. Thí d ki m tra nhi t đ tr c khi lu ng n c ch y ra vòi.
Ki m tra l ng tr c trong câc h th ng ph n ng c a con ng i.Thí d ng i th s n s luôn luôn ng m đoân tr c đ ng bay c a chú v t tr i đ đi u ch nh th i gian gi a lúc b n vă lúc viín đ n trúng đích. Ho c m t ng i đi xe mây, mu n gi t c đ không đ i thì th ng không đ i cho đ ng h bâo t c đ gi m m i gia t ng t c đ khi đang lín d c. Thay văo đó, khi bi t r ng đ i d c chính lă m t đ i l ng gđy nín s gi m t c đ , ng i lâi xe đê đi u ch nh t c đ b ng câch t ng ga đ t ng t c tr c khi t c đ gi m xu ng.
2.2. Ki m tra đ ng th i
Ki m tra đ ng th i lă lo i ki m tra đ c ti n hănh trong khi ho t đ ng đang di n ra. Lo i hình ki m tra năy còn có nh ng danh x ng khâc: Ki m tra đ t/không đ t (Yes/no control). Hình th c ki m tra đ ng th i thông d ng nh t lă giâm sât tr c ti p (direct supervision). Khi m t qu n tr viín xem xĩt tr c ti p câc ho t đ ng c a thu c viín, thì ông ta có th đânh giâ (ho c th m đnh) vi c lăm c a thu c viín, đ ng th i đi u ch nh ngay câc sai sót (n u có) c a thu c viín đó. N u có trì hoên c a di n ti n ho t đ ng do tâc đ ng đi u ch nh (corrective action), thì m c đ trì hoên ho c ch m tr th ng chi m th i gian ít nh t.
Câc thi t b k thu t th ng đ c thi t k theo ph ng th c ki m tra đ ng th i. Thí d : H u h t câc mây vi tính đ u có th bâo cho ta bi t ngay khi m t phĩp tính hay m t thu t toân v t ngoăi kh n ng th c hi n ho c cho ta bi t nh p li u lă sai. Mây tính s t ch i th c hi n l nh c a ta vă bâo cho ta bi t t i sao l nh đó sai.
Kh i L ng Bân Chí Phí Lao ng Tr c Ti p Chi Phí B t Bu c c a Nhă Mây Chi Phí V t Li u Chi Phí Bân Hăng Chi Phí Qu n Lý L ng Mua Giao Nh n M c S D ng V t Li u trong Nhă Mây L ng Hăng văo t S n Ph m c a Nhă Mây Nh ng Thay i S n Ph m D Ki n Phđn Ph i cho Khâch Hăng S Gi m Giâ Chi phí v v n Ti n N p Thu M c vay Ngđn Hăng Câc Kho n c n ph i Thanh Toân Câc Kho n có Kh N ng Thu H i M c D Tr L i Nhu n tr c Thu M c Ti n M t có ngăy 1/1/2005 M c Ti n M t mong mu n ngăy 1/4/2005
Hình 9.2. Ví d v h th ng câc đ u văo đ ki m tra l ng tr c v ti n m t
2.3. Ki m tra ph n h i
Ki m tra ph n h i lă lo i ki m tra đ c th c hi n sau khi ho t đ ng đê x y ra. Hình 9.3 ch ra vòng ph n h i ki m tra. Nh c đi m chính c a lo i ki m tra năy lă đ tr v th i gian th ng khâ l n t lúc s c th t s x y ra vă đ n lúc phât hi n sai sót ho c sai l ch c a k t qu đo l ng c n c văo tiíu chu n hay k ho ch đê đ ra. Ví d nh k t qu ki m toân phât hi n văo thâng 12 công ty đê thua l văo thâng 10 do nh ng hănh đ ng sai l m t thâng 7 c a c p qu n tr công ty đó. Tuy nhiín, ki m tra ph n h i có hai u th h n h n ki m tra l ng tr c l n ki m tra đ ng th i.
Th nh t, nó cung c p cho nhă qu n tr nh ng thông tin c n thi t ph i lăm th năo đ l p k ho ch h u hi u trong giai đo n ho ch đnh c a quâ trình qu n tr . N u ki m tra ph n h i ch ra r ng không có nhi u sai l ch gi a k t qu đê th c hi n vă tiíu chu n (ho c m c tiíu) c n đ t đ c thì đi u năy ch ng t công tâc ho ch đnh h u hi u. Ng c l i, s phât hi n có nhi u sai l ch s giúp nhă qu n tr rút kinh nghi m đ đ a ra nh ng k ho ch m i t t h n.
Th hai, ki m tra ph n h i có th giúp c i ti n đ ng c thúc đ y nhđn viín (employee motivation) lăm vi c t t h n. Nó cung c p cho m i ng i trong công ty nh ng thông tin c n thi t ph i lăm th năo đ nđng cao ch t l ng câc ho t đ ng c a mình trong t ng lai.