T t c câc nhă qu n tr đ u mu n có m t c ch ki m tra thích h p vă h u hi u đ giúp h trong vi c duy trì câc ho t đ ng trong t ch c di n ra theo đúng k ho nh vă đ t đ c m c tiíu đê đ ra. Vì m i t ch c đ u có nh ng m c tiíu ho t đ ng, nh ng công vi c, vă nh ng con ng i c th riíng bi t, cho nín câc bi n phâp vă công c ki m tra c a m i xí nghi p đ u ph i đ c xđy d ng theo nh ng yíu c u riíng.
Giâo s Koontz vă O'Donnell đê li t kí 7 nguyín t c mă câc nhă qu n tr ph i tuđn theo khi xđy d ng c ch ki m tra. ó lă câc nguyín t c:
3.1. Ki m tra ph i đ c thi t k c n c trín k ho ch ho t đ ng c a t ch c vă c n c theo c p b c c a đ i t ng đ c ki m tra c n c theo c p b c c a đ i t ng đ c ki m tra
C s đ ti n hănh ki m tra th ng lă d a văo k ho ch. Do v y, nó ph i đ c thi t k theo k ho ch ho t đ ng t ch c. M t khâc, ki m tra còn c n đ c thi t k c n c theo c p b c c a đ i t ng đ c ki m tra.
Ví d nh công tâc ki m tra câc ho t đ ng vă n i dung ho t đ ng c a phó giâm đ c tăi chânh s khâc v i công tâc ki m tra thănh qu c a m t c a hăng tr ng. S ki m tra ho t đ ng bân hăng c ng s khâc v i s ki m tra b ph n tăi chânh. M t doanh nghi p nh đòi h i câch th c ki m tra khâc v i s ki m tra câc xí nghi p l n.
3.2. Công vi c ki m tra ph i đ c thi t k theo đ c đi m câ nhđn câc nhă qu n tr
i u năy s giúp nhă qu n tr n m đ c nh ng gì đang x y ra, cho nín vi c quan tr ng lă nh ng thông tin thu th p đ c trong quâ trình ki m tra ph i đ c nhă qu n tr thông hi u. Nh ng thông tin hay nh ng câch di n đ t thông tin ki m tra mă nhă qu n tr không hi u đ c, thì h s không th s d ng, vă do đó s ki m tra s không còn ý ngh a.
3.3. S ki m tra ph i đ c th c hi n t i nh ng đi m tr ng y u
Khi xâc đnh rõ đ c m c đích c a s ki m tra, chúng ta c n ph i xâc đnh nín ki m tra đđu? Trín th c t câc nhă qu n tr ph i l a ch n vă xâc đnh ph m vi c n ki m tra. N u không xâc đnh đ c chính xâc khu v c tr ng đi m, nh ki m tra trín m t khu v c quâ r ng, s lăm t n kĩm th i gian, lêng phí v v t ch t vi c ki m tra không đ t đ c hi u qu cao. Tuy nhiín, n u ch đ n thu n d a văo nh ng ch khâc bi t thì ch a đ . M t s sai l ch so v i tiíu chu n có ý ngh a t ng đ i nh , vă m t s khâc có t m quan tr ng l n h n.
So Sânh Th c T v i câc Tiíu Chu n o L ng K t Qu Th c T K t Qu Th c T Phđn Tích Nguyín Nhđn Sai L ch Ch ng Trình Ho t ng i u Ch nh Th c Hi n i u Ch nh K t Qu Mong Mu n Xâc nh Nh ng Sai L ch Hình 9.3. Vòng Ph n H i Ki m Tra
Ch ng h n, nhă qu n tr c n ph i l u tđm n u chi phí v lao đ ng trong doanh nghi p t ng 5% so v i k ho ch nh ng s không đâng quan tđm l m n u chi phí v ti n đi n tho i t ng 20% so v i m c d trù. H u qu lă trong vi c ki m tra, nhă qu n tr nín quan tđm đ n nh ng y u t có ý ngh a quan tr ng đ i v i ho t đ ng c a doanh nghi p, vă nh ng y u t đó đ c g i lă câc đi m tr ng y u trong doanh nghi p.
3.4. Ki m tra ph i khâch quan
Quâ trình qu n tr d nhiín lă bao g m nhi u y u t ch quan c a nhă qu n tr , nh ng vi c xem xĩt câc b ph n c p d i có đang lăm t t công vi c hay không, thì không ph i lă s phân đoân ch quan.
N u nh th c hi n ki m tra v i nh ng đnh ki n có s n s không cho chúng ta đ c nh ng nh n xĩt vă đânh giâ đúng m c v đ i t ng đ c ki m tra, k t qu ki m tra s b sai l ch vă s lăm cho t ch c g p ph i nh ng t n th t l n.
Vì v y, ki m tra c n ph i đ c th c hi n v i thâi đ khâch quan trong quâ trình th c hi n nó. đy lă m t yíu c u r t c n thi t đ đ m b o k t qu vă câc k t lu n ki m tra đ c chính xâc.
3.5. H th ng ki m tra ph i phù h p v i b u không khí c a doanh nghi p
cho vi c ki m tra có hi u qu cao c n xđy d ng m t qui trình vă câc nguyín t c ki m tra phù h p v i nĩt v n hóa c a doanh nghi p. N u doanh nghi p phong câch lênh đ o dđn ch , nhđn viín đ c đ c l p trong công vi c, đ c phât huy s sâng t o c a mình thì vi c ki m tra không nín thi t l p m t câch tr c ti p vă quâ ch t ch . Ng c l i, n u câc nhđn viín c p d i quen lăm vi c v i câc nhă qu n tr có phong câch đ c đoân, th ng xuyín ch đ o ch t ch , chi ti t vă nhđn viín c p d i có tính l i, không có kh n ng linh ho t thì không th âp d ng câch ki m tra, trong đó nh n m nh đ n s t giâc hay t đi u ch nh c a m i ng i.
3.6. Vi c ki m tra c n ph i ti t ki m vă b o đ m tính hi u qu kinh t
M c dù nguyín t c năy lă đ n gi n nh ng th ng khó trong th c hănh. Thông th ng câc nhă qu n tr t n kĩm r t nhi u cho công tâc ki m tra, nh ng k t qu thu ho ch đ c do vi c ki m tra l i không t ng x ng.
3.7. Vi c ki m tra ph i đ a đ n hănh đ ng
Vi c ki m tra ch đ c coi lă đúng đ n n u nh ng sai l ch so v i k ho ch đ c ti n hănh đi u ch nh, thông qua vi c lăm l i k ho ch, s p x p l i t ch c; đi u đ ng vă đăo t o l i nhđn viín, ho c thay đ i phong câch lênh đ o. N u ti n hănh ki m tra, nh n ra câi sai l ch mă không th c hi n vi c đi u ch nh, thì vi c ki m tra lă hoăn toăn vô ích.
Ki m tra lă ch c n ng qu n tr r t quan tr ng, có liín quan m t thi t v i câc ch c n ng ho ch đnh, t ch c nhđn s . V c b n, ki m tra lă m t h th ng ph n h i, lă b c sau cùng c a ti n trình qu n tr . V i quan ni m qu n tr h c hi n đ i, vai trò c a ki m tra bao trùm toăn b ti n trình năy.
TÓM L C
Ki m tra lă m t ti n trình đo l ng k t qu th c hi n so sânh v i nh ng đi u đê đ c ho ch đnh, đ ng th i s a ch a nh ng sai l m đ đ m b o vi c đ t đ c m c tiíu theo nh k ho ch ho c câc quy t đnh đê đ c đ ra.
Ki m tra lă ch c n ng c a m i nhă qu n tr , t nhă qu n tr cao c p đ n câc nhă qu n tr c p c s trong m t đ n v . M c dù qui mô c a đ i t ng ki m tra vă t m quan tr ng c a s ki m tra thay đ i tùy theo c p b c c a câc nhă qu n tr , t t c m i nhă qu n tr đ u có trâch
nhi m th c hi n câc m c tiíu đê đ ra, do đó ch c n ng ki m tra lă m t ch c n ng c b n đ i v i m i c p qu n tr .
Ti n trình ki m tra g m câc b c lă xđy d ng câc tiíu chu n vă ch n ph ng phâp đo l ng vi c th c hi n, đo l ng vi c th c hi n, đi u ch nh câc sai l nh.
Ng i ta phđn bi t câc lo i hình ki m tra g m ki m tra l ng tr c, ki m tra đ ng th i, ki m tra ph n h i. Vi c ki m tra ph i tuđn th câc nguyín t c nh t đnh, Koontz vă O'Donnell đê li t kí 7 nguyín t c mă câc nhă qu n tr ph i tuđn theo khi xđy d ng c ch ki m tra. ó lă câc nguyín t c:
w Ki m tra ph i đ c thi t k c n c trín k ho ch ho t đ ng c a t ch c vă c n c theo c p b c c a đ i t ng đ c ki m tra
x Công vi c ki m tra ph i đ c thi t k theo đ c đi m câ nhđn câc nhă qu n tr y S ki m tra ph i đ c th c hi n t i nh ng đi m tr ng y u
z Ki m tra ph i khâch quan (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
{ H th ng ki m tra ph i phù h p v i b u không khí c a doanh nghi p
¦ Vi c ki m tra c n ph i ti t ki m vă b o đ m tính hi u qu kinh t
} Vi c ki m tra ph i đ a đ n hănh đ ng
Ki m tra lă ch c n ng qu n tr r t quan tr ng, liín quan ch t ch đ n câc ch c n ng khâc, vă v c b n, ki m tra lă m t h th ng ph n h i, lă b c sau cùng c a ti n trình qu n tr vă không th thi u đ c đ i v i nhă qu n tr gi i.
CĐU H I ÔN T P
1. Ti n trình c a câc b c c b n trong ch c n ng ki m soât ho c ki m tra g m nh ng gì? 2. Hêy cho bi t nh ng liín h gi a hai ch c n ng ho ch đnh vă ki m soât trong ti n trình qu n tr ?
3. Ki m soât l ng tr c lă gì?
4. Ki m soât thănh tích c a toăn b t ch c qu n tr âp d ng câc ph ng câch ti p c n năo? 5. c tính c a h th ng ki m soât h u hi u g m nh ng gì?
Tăi li u tham kh o
Di p, N.T.L.; “Qu n Tr H c”. Nhă xu t b n th ng kí, 2003.
Donnelly, J.H.; Gibson, J.L. vă Ivancevich, J.M.; “Qu n Tr H c C n B n”. Ng i d ch: V Tr ng Hùng. Nhă xu t b n th ng kí, 2000.
H i, N.T. vă Th ng, P.; “Qu n Tr H c”. Nhă xu t b n th ng kí, 1999.
Koontz, H.; Odonnell, C. vă Weihrich, H.; “Nh ng V n C t Y u c a Qu n Lý”.
Ng i d ch: V Thi u, Nguy n M nh Quđn vă Nguy n ng D u. Nhă xu t b n khoa h c vă k thu t, 1998.
Phú, V.T.; “Qu n Tr H c”. i h c m bân công - Thănh ph HCM, 1999.
Ph c, N.T.; “Qu n Tr H c: Nh ng V n C B n”. Nhă xu t b n th ng kí, 1995.
Robbins, S.P. vă Coultar, M.; “Management” - Tâi b n l n th n m. Nhă xu t b n Prentice Hall International, 1996.
Stoner, J.A.F. vă Wankel, C.; “Management” – Tâi b n l n th ba. Nhă xu t b n Prentice Hall International, 1987.