Đánh giá hoạt động quản lý thông tin của Công ty

2.5.2.1. Thực trạng hoạt động quản lý thông tin của Công ty

Thông tin trong quản lý là yếu tố kết nối trao đổi giữa nhà quản lý và người lao động. Nó giúp cho mối quan hệ này được hài hòa, hai bên hiểu nhau, cùng nhau giải đáp thắc mắc, xử lý tình huống trong quá trình lao động. Thông tin không chỉ đi một chiều từ nhà quản lý xuống tới người lao động và sau đó thì người lao động phải thực hiện theo quy định, chỉ thị đó, mà thông tin còn đi ngược từ phía người lao động lên nhà lãnh đạo các ý kiến phản hồi để nhà lãnh đạo xử lý. Để hỗ trợ cho việc trao đổi thông tin thì Công ty đầu tư hệ thống trang thiết bị hỗ trợ cho quá trình chuyển đổi thông tin này như: điện thoại, Internet, fax,…do đặc điểm của hoạt động xây dựng đều là những công trình ở xa, cố định một chỗ nên mọi nhân lực, vật tư đều phải di chuyển tới địa điểm đặt sản phẩm. Hơn nữa, hoạt động tại các công trường diễn ra liên tục thường xuyên xảy ra các tình huống bất ngờ nên việc trang bị các thiết bị là rất cần thiết.

Quy định về việc trao đổi thông tin cũng được Công ty quy định rõ ràng trong nội quy. Mọi chỉ thị từ Ban giám đốc xuống tới công trường thi công đều thực hiện thông qua cán bộ chỉ huy công trường. Các trường hợp khẩn cấp thì cán bộ chỉ huy công trường trực tiếp liên hệ với Ban giám đốc để có phương án chỉ đạo giải quyết ngay. Ngoài ra, theo quy định chung, trong quá trình thực hiện công trình, Ban chỉ huy tại mỗi công trường sẽ phải cử một cán bộ (thường là chỉ nhiệm công trường ) lên Công ty báo cáo tình hình thi công như tiến độ, tiêu hao vật liệu, sự cố xảy ra vào ngày cuối tuần để Ban giám đốc nắm bắt tình hình hoạt động tại mỗi công trường. Đối với những công trình ở xa, không có điều kiện về thường xuyên thì yêu cầu của Ban giam đốc phải gửi fax về báo cáo tình hình cho Công ty.

2.5.2.2. Đánh giá hoạt động quản lý thông tin của Công ty

Bảng 2.7: Đánh giá yếu tố quản lý thông tin

Tiêu chí Rất không đồng ý Không đồng ý Trun g lập Đồng ý Rất đồng ý Tổng

Có sự trao đổi ý kiến SL 0 9 7 14 13 43

% 0 20,9 16,3 32,6 30,2 100

Phổ biến quy định chất lượng, yêu cầu chủ đầu tư SL 0 3 9 18 13 43 % 0 7 20,9 41,9 30,2 100 Hệ thống thiêt bị truyền đạt, xử lý SL 0 1 3 23 16 43 % 0 2,3 7,0 53,5 37,2 100

Giải quyết phản hồi SL 2 7 7 15 12 43

% 4,7 16,3 16,3 34,9 27,9 100 (Nguồn: Số liệu điều tra) Nhận xét: Qua bảng số liệu tổng hợp yếu tố thông tin trong quản lý cho thấy việc quản lý thông tin bao gồm bốn yếu tố: Sự trao đổi thông tin giữa nhà quản lý và công nhân, Những quy định về chất lượng và yêu cầu của chủ đầu tư đều được phổ biến cho công nhân, Công ty xây dựng hệ thống thiết bị truyền đạt , xử lý, Giải quyết tốt những ý kiến phản hồi từ phía công nhân. Nhìn chung đa số các lựa chọn là đồng ý và rất đồng ý, điều này cho thấy hoạt động quản lý thông tin đã được công ty chú trọng.

- Tại tiêu chí: có sự trao đổi ý kiến giữa nhà quản lý và người lao động có tới 32.6% ý kiến đồng ý với nhận định này nhưng cũng có tới 20,9% ý kiến không đồng ý. Qua điều tra trực tiếp được biết đôi khi sự trao đổi này mang tính bắt buộc theo quy định của Công ty chứ chưa mang tính tình nguyện hợp tác. Ý kiến phản hồi chưa mang tính chủ động sẽ là một rào cản giữa nhà quản lý và công nhân. Đây là một thực trạng xảy ra tại nhiều công trình không chỉ với Công ty mà nhiều đơn vị khác. Hơn nữa, công nhân với tâm lý nhận hợp đồng xây dựng sau đó hoàn thành theo yêu cầu của nhà thầu là xong, khi họ có kiến nghị hay đề xuất giải pháp gì thì đều nghĩ rằng khi trình

bày thì sẽ không bao giờ được thực hiện, do đó họ đều không quan tâm đến hoạt động này. Công ty cần có biện pháp thích hợp để kích thích người lao động trao đổi ý kiến phản hồi.

- Phổ biến quy định của Công ty về chất lượng và những yêu cầu của chủ đầu tư, đây là một quy định bắt buộc của Công ty. Hoạt động này được thực hiện thông qua các buổi đào tạo cho lao động mùa vụ, để họ thêm kiến thức về tầm quan trọng của chất lượng công trình và thực hiện đúng quy định của Công ty. Qua kết quả điều tra cũng thấy rằng có tới 41,9% ý kiến đồng ý tương ứng với 18 người và 30,2% số người rất đồng ý với nhận định này tương ứng với 13 người.

- Hệ thống thiết bị truyền đạt của Công ty được đầu tư khá chu đáo với máy fax, điện thoại, internet,…hỗ trợ công tác truyền đạt thông tin, cho nên với kết quả điều tra 53,5% tương ứng với 23 người đồng ý và có tới 37,2% người rất đồng ý tương ứng với 16 người.

- Trong tổng số 43 người có 34,9% người đồng ý với nhận định rằng các ý kiến phản hồi của người lao động đều được giải quyết. Đây là dấu hiệu tốt cho thấy Công ty đã quan tâm đến vấn đề mà người lao động kiến nghị, nó sẽ tạo động lực cho họ hăng say làm việc hơn. Mặc dù vậy, có tới 16,3% ý kiến không đồng tình với nhận định này, qua điều tra phỏng vấn trực tiếp được biết rằng cũng có nhiều ý kiến đề xuất lên không được giải quyết mà không biết rõ nguyên nhân. Đôi khi các ý kiến phản hồi được truyền qua nhiều trung gian dẫn đến thông tin bị sai lệch hoặc không đến được với Ban lãnh đạo. Việc kiểm soát chặt chẽ hơn nữa thông tin hai chiều sẽ giúp Công ty quản lý và giải quyết vấn đề chất lượng hơn khi thông tin đó được phản hồi từ chính những người tạo ra sản phẩm, trực tiếp xây dựng nên chất lượng sản phẩm.

2.5.3. Đánh giá hoạt động quản lý nguyên vật liệu của Công ty 2.5.3.1. Thực trạng hoạt động quản lý nguyên vật liệu của Công ty 2.5.3.1. Thực trạng hoạt động quản lý nguyên vật liệu của Công ty

Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố quan trọng cấu thành nên chất lượng công trình xây dựng. Trong giá thành sản phẩm công trình, chi phí vật liệu thường chiếm tỷ lệ 70-80%, cho nên việc quản lý, thu mua và sử dụng sao cho giảm được chi phí vật liệu, đảm bảo được chất lượng cũng như lượng nguyên vật liệu đảm bảo kịp thời xây dựng. Chính chất lượng của nguyên vật liệu quyết định chất lượng sản phẩm

xây dựng. Việc xác định khối lượng vật tư cần thiết Công ty lập định mức vật tư, xác định nơi mua và tiến hành kí kết hợp đồng mua trong thời gian nhất định cho từng công trình.

Để tiến hành xây dựng nhiều công trình khác nhau đáp ứng nhu cầu thị trường công ty phải sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu rất lớn bao gồm nhiều thứ, nhiều loại, mỗi loại vật liệu công cụ, dụng cụ có vai trò tính năng lý hóa riêng. Cách Công ty tiến hành phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ: Công ty không phân loại thành nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ mà coi chúng là vật liệu chính. Nó bao gồm hầu hết các loại vật liệu mà công ty sử dụng như: sắt, thép, gạch ngói, vôi ve, đá gỗ… Trong mỗi loại được chia thành nhiều nhóm nhỏ khác nhau , ví dụ:xi măng trắng, xi măng PCB30, PCB 40, gạch chỉ, gạch rỗng, gạch xi măng,…Nhiên liệu: là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc, xe cộ như xăng, dầu… Một số nhà cung ứng Công ty hợp đồng: Công ty TNHH Xuân Quý cung cấp đá, sỏi, cát, nhà cung cấp xi măng Tam Điệp- Nam Sơn,…

Để đảm bảo chất lượng công trình và giữ ổn định giá cả nguyên vật liệu, tránh việc giá cả nguyên vật liệu biến động lớn vấn đề tiết kiệm nguyên vật liệu, sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, khoa học Công ty áp dụng các chỉ tiêu kỹ thuật sử dụng nguyên vật liệu và thực hiện tốt các chế độ bảo quản. Đồng thời, có kế hoạch mua sắm, cung ứng, dự trữ nguyên vật liệu cho phù hợp với tiến độ xây dựng chung.

Công tác quản lý nguyên vật liệu bao gồm hoạt động mua bán yêu cầu phải đảm bảo chất lượng, hoạt động cung cấp phải đảm bảo kịp thời, đầy đủ và hoạt động bảo quản nguyên vật liệu yêu cầu phải có hệ thống và chế độ bảo quản phù hợp. Đối với hoạt động xây dựng thì nguyên vật liệu thường được Công ty đặt mua với số lượng lớn theo hợp đồng ký trong thời gian dài để phục vụ thi công, điều này đảm bảo được nguyên vật liệu sẽ chịu ít sự biến động do giá cả theo quan hệ cung cầu trong mùa xây dựng và đảm bảo cung ứng đủ nguyên vật liệu cho quá trình thi công, do đó công tác bảo quản nguyên vật liệu sẽ rất quan trọng. Hoạt động bảo quản nguyên vật liệu phải đảm bảo được một số yêu cầu như sau:

Đảm bảo chất lượng cũng như số lượng, không để vật liệu hư hỏng, biến chất, thất lạc, mất mát.

Phải xét đến đặc tính nguyên vật liệu, đặc biệt những thứ dễ bắt lửa như xăng dầu, thuốc nổ,…và những điều kiện khách quan như thời tiết: mưa, nắng, nóng, lạnh, độ ẩm,…để từ đó quyết định vị trí và phương pháp bảo quản.

Phân chia kho ra làm nhiều ngăn khác nhau, thiết kế kiến trúc kho tàng phù hợp với đặc tính từng loại vật liệu.

Xây dựng các kế hoạch đối phó với các tình huống bất trắc xẩy ra như: cháy nổ, bão lũ.

Thủ kho của Công ty đều là những người tốt nghiệp cao đẳng, đại học cho nên họ rất tinh thông nghiệp vụ và có phẩm chất tốt, không có trường hợp mất cắp nào có dính líu tới cán bộ thủ kho.

- Vấn đề kho tàng, bãi để cất giữ nguyên vật liệu, Công ty thường có các biện pháp như sau:

Xây dựng một hệ thống lán trại riêng để bảo quản đối với những công trình cách xa khu dân cư.

Thuê các địa điểm nhà dân xung quanh để cất giữ nguyên vật liệu.

Đối với những công trình gần Công ty thi nguyên vật liệu sẽ được chuyển trực tiếp từ kho Công ty tới địa điểm thi công.

2.5.3.2. Đánh giá hoạt động quản lý nguyên vật liệu của Công ty

Bảng 2.8: Đánh giá yếu tố quản lý nguyên vật liệu

Tiêu chí Rất không đồng ý Không đồng ý Trung lập Đồng ý Rất đồng ý Tổng Có hệ thống bảo vệ SL 0 1 6 17 19 43 % 0 2,3 14,0 39,5 44,2 100 Có chế độ lưu kho SL 0 1 11 21 10 43 % 0 2,3 25,6 48,8 23,3 100

Được cung cấp kịp thời SL 0 6 6 16 15 43

% 0 14,0 14,0 37,2 34,9 100

Đảm bảo chất lượng SL 0 2 16 13 12 43

% 0 4,7 37,2 30,2 27,9 100

Nhận xét: Qua bảng số liệu phản ánh tình hình thực hiện công tác quản lý nguyên vật liệu của công ty nhìn chung cho thấy các ý kiến đồng ý và rất đồng ý luôn chiếm đa số trong tổng số 43 người được điều tra.

- Tại ý kiến: Có hệ thống bảo vệ nguyên vật liệu thì có tới 19 người trong tổng số 43 người rất đồng ý với quan điểm này, chiếm 44,2%. Hệ thống bảo vệ nguyên vật liệu ở đây bao gồm hệ thống các kho tàng, lán trại, bãi để lưu kho bảo vệ vật liệu tại các công trình, có bảo vệ trông coi giám sát vật liệu. Tuy nhiên, có 14% ý kiến trung lập, bằng điều tra phỏng vấn trực tiếp, họ cho rằng Công ty có xây dựng hệ thống kho tàng bảo vệ nguyên vật liệu nhưng trên thực tế thì hệ thống này chỉ mang tính tạm bợ, không được đầu tư xây dựng kỹ lưỡng, có thể là không đảm bảo được chất lượng nguyên vật liệu được cất giữ. Hơn nữa, khi vấn đề cất giữ không được đảm bảo sẽ dễ dẫn đến tình trạng nguyên vật liệu bị thất thoát, gây thiệt hại cho Công ty. Đây chính là một thực trạng chung của các công trình mà công ty đã thực hiện, nó là mặt hạn chế mà Công ty cần khắc phục để đảm bảo chất lượng được nguyên vật liệu trong thời gian thi công. Tại ý kiến: có chế độ lưu kho cẩn thận thì ý kiến trung lập cũng chiếm một lượng khá lớn tới 25,6% tương ứng với 11 người, qua điều tra trực tiếp những cán bộ này tại các công trường cho biết những chế độ như thời gian, vị trí sắp xếp nguyên liệu, cách thức bảo quản đều có nhưng thực tế thì lại không thực hiện đúng như theo quy định, điều này cũng dễ làm cho chất lượng nguyên vật liệu không được đảm bảo yêu cầu.

Do Công ty luôn thực hiện công tác lưu trữ nguyên vật liệu trong quá trình thi công nên vấn đề nguyên vật liệu có được cung cấp kịp thời hay không thì đa số ý kiến đều đồng ý với ý kiến đó. Đảm bảo tiến độ thi công bằng việc cung cấp nguyên liệu kịp thời góp phần nâng cao chất lượng công trình, tránh việc làm tổn thất thiệt hại không đáng có cho Công ty. Tuy nhiên, nguyên vật liệu được dùng để xây dựng có thực sự đảm bảo chất lượng hay không thì có 37,2% tương ứng 16 người đánh giá ý kiến trung lập, cũng bằng việc điều tra trực tiếp được biết rằng vấn đề chất lượng nguyên vật liệu đa số họ không được biết nhiều, thực tế họ chỉ nhận nguyên vật liệu từ công ty và thực hiện công tác xây dựng. Hơn nữa, do việc cung cấp nguyên vật liệu chủ yếu Công ty lấy từ nhà cung ứng quen thuộc nên nhiều khi vấn đề về kiểm tra chất lượng, giá cả, phương thức vận chuyển, bảo hành,…Công ty thường tiến hành theo như hợp đồng trước đó mà không được xem xét lại, do đó sẽ dẫn đến những sai phạm trong vật tư:

Bảng 2.9: Kết quả kiểm tra chất lượng vật tư Các chỉ tiêu Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Số lượng công trình có vi phạm về chất lượng vật tư 10 12 13

- Vật tư không có chứng nhận nguồn gốc 2 3 3

- Sử dụng vật tư không đảm bảo chất lượng 5 5 6

- Sử dụng vật tư sai lệch về kỹ thuật so với bản vẽ thiết kế 3 4 2

- Các vi phạm khác 0 0 2

(Nguồn: Phòng kế hoạch - Kỹ thuật)

Vì thế, Công ty cần thiết lập các tiêu chuẩn kỹ thuật về nguyên liệu để giám sát việc cung ứng nguyên vật liệu trong mỗi lần của hợp đồng. Đồng thời, cũng để cán bộ quản lý và công nhân có thể biết và thực hiện vấn đề chất lượng được tốt hơn.

2.5.4. Đánh giá hoạt động quản lý máy móc thiết bị của Công ty 2.5.4.1. Thực trạng hoạt động quản lý máy móc thiết bị của Công ty 2.5.4.1. Thực trạng hoạt động quản lý máy móc thiết bị của Công ty

Máy móc thiết bị là những tài sản cố định có giá trị lớn trong tổng tài sản của Công ty xây dựng. Máy móc thiết bị có đặc trưng là có trọng lượng lớn, cồng kềnh và giá trị cao. Để đáp ứng cho nhu cầu thi công, Công ty đã đầu tư khá nhiều khá nhiều máy móc thiết bị có chất lượng cao chủ yếu là của Việt Nam và Quốc. Danh mục một số thiết bị thi công của Công ty (Phụ lục trang số1). Tình trạng sử dụng hiện nay của những máy móc thiết bị này là còn tốt có đủ khả năng đáp ứng những yêu cầu của công trình đề ra.

Vấn đề sử dụng, quản lý và kiểm tra máy móc thiết bị cũng rất quan trọng. Công ty xây dựng một số quy định về vấn đề máy móc thiết bị nhằm đảm bảo thiết bị luôn ở