2.5.3.1. Thực trạng hoạt động quản lý nguyên vật liệu của Công ty
Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố quan trọng cấu thành nên chất lượng công trình xây dựng. Trong giá thành sản phẩm công trình, chi phí vật liệu thường chiếm tỷ lệ 70-80%, cho nên việc quản lý, thu mua và sử dụng sao cho giảm được chi phí vật liệu, đảm bảo được chất lượng cũng như lượng nguyên vật liệu đảm bảo kịp thời xây dựng. Chính chất lượng của nguyên vật liệu quyết định chất lượng sản phẩm
xây dựng. Việc xác định khối lượng vật tư cần thiết Công ty lập định mức vật tư, xác định nơi mua và tiến hành kí kết hợp đồng mua trong thời gian nhất định cho từng công trình.
Để tiến hành xây dựng nhiều công trình khác nhau đáp ứng nhu cầu thị trường công ty phải sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu rất lớn bao gồm nhiều thứ, nhiều loại, mỗi loại vật liệu công cụ, dụng cụ có vai trò tính năng lý hóa riêng. Cách Công ty tiến hành phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ: Công ty không phân loại thành nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ mà coi chúng là vật liệu chính. Nó bao gồm hầu hết các loại vật liệu mà công ty sử dụng như: sắt, thép, gạch ngói, vôi ve, đá gỗ… Trong mỗi loại được chia thành nhiều nhóm nhỏ khác nhau , ví dụ:xi măng trắng, xi măng PCB30, PCB 40, gạch chỉ, gạch rỗng, gạch xi măng,…Nhiên liệu: là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc, xe cộ như xăng, dầu… Một số nhà cung ứng Công ty hợp đồng: Công ty TNHH Xuân Quý cung cấp đá, sỏi, cát, nhà cung cấp xi măng Tam Điệp- Nam Sơn,…
Để đảm bảo chất lượng công trình và giữ ổn định giá cả nguyên vật liệu, tránh việc giá cả nguyên vật liệu biến động lớn vấn đề tiết kiệm nguyên vật liệu, sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, khoa học Công ty áp dụng các chỉ tiêu kỹ thuật sử dụng nguyên vật liệu và thực hiện tốt các chế độ bảo quản. Đồng thời, có kế hoạch mua sắm, cung ứng, dự trữ nguyên vật liệu cho phù hợp với tiến độ xây dựng chung.
Công tác quản lý nguyên vật liệu bao gồm hoạt động mua bán yêu cầu phải đảm bảo chất lượng, hoạt động cung cấp phải đảm bảo kịp thời, đầy đủ và hoạt động bảo quản nguyên vật liệu yêu cầu phải có hệ thống và chế độ bảo quản phù hợp. Đối với hoạt động xây dựng thì nguyên vật liệu thường được Công ty đặt mua với số lượng lớn theo hợp đồng ký trong thời gian dài để phục vụ thi công, điều này đảm bảo được nguyên vật liệu sẽ chịu ít sự biến động do giá cả theo quan hệ cung cầu trong mùa xây dựng và đảm bảo cung ứng đủ nguyên vật liệu cho quá trình thi công, do đó công tác bảo quản nguyên vật liệu sẽ rất quan trọng. Hoạt động bảo quản nguyên vật liệu phải đảm bảo được một số yêu cầu như sau:
Đảm bảo chất lượng cũng như số lượng, không để vật liệu hư hỏng, biến chất, thất lạc, mất mát.
Phải xét đến đặc tính nguyên vật liệu, đặc biệt những thứ dễ bắt lửa như xăng dầu, thuốc nổ,…và những điều kiện khách quan như thời tiết: mưa, nắng, nóng, lạnh, độ ẩm,…để từ đó quyết định vị trí và phương pháp bảo quản.
Phân chia kho ra làm nhiều ngăn khác nhau, thiết kế kiến trúc kho tàng phù hợp với đặc tính từng loại vật liệu.
Xây dựng các kế hoạch đối phó với các tình huống bất trắc xẩy ra như: cháy nổ, bão lũ.
Thủ kho của Công ty đều là những người tốt nghiệp cao đẳng, đại học cho nên họ rất tinh thông nghiệp vụ và có phẩm chất tốt, không có trường hợp mất cắp nào có dính líu tới cán bộ thủ kho.
- Vấn đề kho tàng, bãi để cất giữ nguyên vật liệu, Công ty thường có các biện pháp như sau:
Xây dựng một hệ thống lán trại riêng để bảo quản đối với những công trình cách xa khu dân cư.
Thuê các địa điểm nhà dân xung quanh để cất giữ nguyên vật liệu.
Đối với những công trình gần Công ty thi nguyên vật liệu sẽ được chuyển trực tiếp từ kho Công ty tới địa điểm thi công.
2.5.3.2. Đánh giá hoạt động quản lý nguyên vật liệu của Công ty
Bảng 2.8: Đánh giá yếu tố quản lý nguyên vật liệu
Tiêu chí Rất không đồng ý Không đồng ý Trung lập Đồng ý Rất đồng ý Tổng Có hệ thống bảo vệ SL 0 1 6 17 19 43 % 0 2,3 14,0 39,5 44,2 100 Có chế độ lưu kho SL 0 1 11 21 10 43 % 0 2,3 25,6 48,8 23,3 100
Được cung cấp kịp thời SL 0 6 6 16 15 43
% 0 14,0 14,0 37,2 34,9 100
Đảm bảo chất lượng SL 0 2 16 13 12 43
% 0 4,7 37,2 30,2 27,9 100
Nhận xét: Qua bảng số liệu phản ánh tình hình thực hiện công tác quản lý nguyên vật liệu của công ty nhìn chung cho thấy các ý kiến đồng ý và rất đồng ý luôn chiếm đa số trong tổng số 43 người được điều tra.
- Tại ý kiến: Có hệ thống bảo vệ nguyên vật liệu thì có tới 19 người trong tổng số 43 người rất đồng ý với quan điểm này, chiếm 44,2%. Hệ thống bảo vệ nguyên vật liệu ở đây bao gồm hệ thống các kho tàng, lán trại, bãi để lưu kho bảo vệ vật liệu tại các công trình, có bảo vệ trông coi giám sát vật liệu. Tuy nhiên, có 14% ý kiến trung lập, bằng điều tra phỏng vấn trực tiếp, họ cho rằng Công ty có xây dựng hệ thống kho tàng bảo vệ nguyên vật liệu nhưng trên thực tế thì hệ thống này chỉ mang tính tạm bợ, không được đầu tư xây dựng kỹ lưỡng, có thể là không đảm bảo được chất lượng nguyên vật liệu được cất giữ. Hơn nữa, khi vấn đề cất giữ không được đảm bảo sẽ dễ dẫn đến tình trạng nguyên vật liệu bị thất thoát, gây thiệt hại cho Công ty. Đây chính là một thực trạng chung của các công trình mà công ty đã thực hiện, nó là mặt hạn chế mà Công ty cần khắc phục để đảm bảo chất lượng được nguyên vật liệu trong thời gian thi công. Tại ý kiến: có chế độ lưu kho cẩn thận thì ý kiến trung lập cũng chiếm một lượng khá lớn tới 25,6% tương ứng với 11 người, qua điều tra trực tiếp những cán bộ này tại các công trường cho biết những chế độ như thời gian, vị trí sắp xếp nguyên liệu, cách thức bảo quản đều có nhưng thực tế thì lại không thực hiện đúng như theo quy định, điều này cũng dễ làm cho chất lượng nguyên vật liệu không được đảm bảo yêu cầu.
Do Công ty luôn thực hiện công tác lưu trữ nguyên vật liệu trong quá trình thi công nên vấn đề nguyên vật liệu có được cung cấp kịp thời hay không thì đa số ý kiến đều đồng ý với ý kiến đó. Đảm bảo tiến độ thi công bằng việc cung cấp nguyên liệu kịp thời góp phần nâng cao chất lượng công trình, tránh việc làm tổn thất thiệt hại không đáng có cho Công ty. Tuy nhiên, nguyên vật liệu được dùng để xây dựng có thực sự đảm bảo chất lượng hay không thì có 37,2% tương ứng 16 người đánh giá ý kiến trung lập, cũng bằng việc điều tra trực tiếp được biết rằng vấn đề chất lượng nguyên vật liệu đa số họ không được biết nhiều, thực tế họ chỉ nhận nguyên vật liệu từ công ty và thực hiện công tác xây dựng. Hơn nữa, do việc cung cấp nguyên vật liệu chủ yếu Công ty lấy từ nhà cung ứng quen thuộc nên nhiều khi vấn đề về kiểm tra chất lượng, giá cả, phương thức vận chuyển, bảo hành,…Công ty thường tiến hành theo như hợp đồng trước đó mà không được xem xét lại, do đó sẽ dẫn đến những sai phạm trong vật tư:
Bảng 2.9: Kết quả kiểm tra chất lượng vật tư Các chỉ tiêu Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Số lượng công trình có vi phạm về chất lượng vật tư 10 12 13
- Vật tư không có chứng nhận nguồn gốc 2 3 3
- Sử dụng vật tư không đảm bảo chất lượng 5 5 6
- Sử dụng vật tư sai lệch về kỹ thuật so với bản vẽ thiết kế 3 4 2
- Các vi phạm khác 0 0 2
(Nguồn: Phòng kế hoạch - Kỹ thuật)
Vì thế, Công ty cần thiết lập các tiêu chuẩn kỹ thuật về nguyên liệu để giám sát việc cung ứng nguyên vật liệu trong mỗi lần của hợp đồng. Đồng thời, cũng để cán bộ quản lý và công nhân có thể biết và thực hiện vấn đề chất lượng được tốt hơn.
2.5.4. Đánh giá hoạt động quản lý máy móc thiết bị của Công ty 2.5.4.1. Thực trạng hoạt động quản lý máy móc thiết bị của Công ty 2.5.4.1. Thực trạng hoạt động quản lý máy móc thiết bị của Công ty
Máy móc thiết bị là những tài sản cố định có giá trị lớn trong tổng tài sản của Công ty xây dựng. Máy móc thiết bị có đặc trưng là có trọng lượng lớn, cồng kềnh và giá trị cao. Để đáp ứng cho nhu cầu thi công, Công ty đã đầu tư khá nhiều khá nhiều máy móc thiết bị có chất lượng cao chủ yếu là của Việt Nam và Quốc. Danh mục một số thiết bị thi công của Công ty (Phụ lục trang số1). Tình trạng sử dụng hiện nay của những máy móc thiết bị này là còn tốt có đủ khả năng đáp ứng những yêu cầu của công trình đề ra.
Vấn đề sử dụng, quản lý và kiểm tra máy móc thiết bị cũng rất quan trọng. Công ty xây dựng một số quy định về vấn đề máy móc thiết bị nhằm đảm bảo thiết bị luôn ở trong trạng thái tốt nhất, khai thác đạt hiệu quả cao.
Công tác quản lý
Phòng vật tư thiết bị chịu trách nhiệm chung về quản lý máy móc thiết bị của toàn Công ty. Người thợ vận hành máy móc yêu cầu phải được đào tạo đúng nghề nghiệp, cam kết chịu trách nhiệm về tình trạng kỹ thuật do thiết bị mình quản lý cũng như vận hành, bảo quản, bảo dưỡng thiết bị máy móc đó.
Các đội chỉ huy công trường tùy theo khối lượng công việc và tính chất công việc lập giấy yêu cầu vật tư, thiết bị thi công trình Giám đốc và phòng Vật tư- thiết bị để có kế hoạch điều phối máy móc trong toàn Công ty một cách hiệu quả nhất.
Bảo dưỡng sửa chữa
- Hàng quý hoặc 6 tháng, Nhân viên kỹ thuật quản lý thiết bị căn cứ vào Báo cáo tình hình sử dụng thiết bị hàng tháng trong năm và dự kiến tình hình hoạt động của máy móc thiết bị lên Kế hoạch bảo dưỡng và sửa chữa định kỳ của số thiết bị đến thời hạn bảo dưỡng, sửa chữa trình Trưởng phòng Vật tư Thiết bị và Giám đốc phê duyệt
- Nhân viên quản lý thiết bị thông báo Kế hoạch bảo dưỡng thiết bị cho các bộ phận liên quan.
- Thợ vận hành căn cứ vào Kế hoạch bảo dưỡng hàng quý hoặc 6 tháng, tiến hành bảo dưỡng thiết bị do mình quản lý. Khi thực hiện bảo dưỡng xong thì ghi chép vào “Sổ ghi chép quản lý máy móc- thiết bị”
Sửa chữa thiết bị
- Mọi hư hỏng của máy móc thiết bị tại công trường đều được lập biên bản cụ thể theo mẫu “Biên bản hỏng máy” hoặc lập Giấy đề nghị sửa chữa gửi về Phòng Vật tư- Thiết bị.
- Nhân viên kỹ thuật quản lý thiết bị chịu trách nhiệm tổ chức sửa chữa toàn bộ thiết bị theo kế hoạch sửa chữa định kỳ và thiết bị gặp hư hỏng. Máy móc thiết bị khi đưa vào xưởng sửa chữa, Nhân viên kỹ thuật quản lý thiết bị và Xưởng cơ khí kết hợp với Thợ vận hành trình Trưởng phòng Vật tư Thiết bị và Giám đốc Công ty phê duyệt.
- Đối với thiết bị sửa chữa bên ngoài: Nhân viên kỹ thuật quản lý thiết bị liên hệ với Xưởng sửa chữa bên ngoài tiến hành lập Biên bản kiểm tu, dự trù kinh phí, hợp đồng sửa chữa trình Trưởng Phòng Vật tư Thiết bị và Giám đốc Công ty phê duyệt. Nhân viên kỹ thuật quản lý thiết bị cùng với Thợ vận hành giám sát toàn bộ quá trình sửa chữa thiết bị.
Sau khi sửa chữa xong Nhân viên kỹ thuật quản lý thiết bị, Thợ vận hành tiến hành nghiệm thu, lập văn bản chuyển về Phòng Vật tư- Thiết bị.
Quá trình sửa chữa và thay thế phụ tùng phải được Nhân viên Phòng Vật tư Thiết bị ghi đầy đủ vào “Sổ ghi chép quản lý máy móc - thiết bị” của toàn Công ty và Thợ vận hành ghi vào “Sổ ghi chép quản lý máy móc - thiết bị”của mình.
Mức thời hạn bảo dưỡng, sữa chữa định kỳ thiết bị
Căn cứ vào đặc điểm cấu tạo và nội dung công việc của từng loại, quy định mức thời hạn bảo dưỡng, sửa chữa định kỳ như sau:
+ Đối với ô tô thời hạn bảo dưỡng, sửa chữa căn cứ theo số km xe máy.
+ Đối với ô tô chuyên dùng, cần cẩu bánh lốp thời hạn bảo dưỡng, sửa chữa kết hợp cả nhật trình giờ làm việc và số km xe chạy.
+ Đối với cần cẩu bánh xích, máy làm đất, máy bơm bê tông, trạm trộn, máy phục vụ, v.v… thời hạn bảo dưỡng, sửa chữa căn cứ theo nhật trình giờ làm việc.
Lưu trữ hồ sơ
- Các Quyết định phân công nhiệm vụ, Cam kết sử dụng thiết bị, Nhật trình hoạt động của máy móc, thiết bị được lưu ở Phòng Vật tư Thiết bị trong suốt thời gian hoạt động của máy móc thiết bị.
- “Sổ ghi chép quản lý máy móc - thiết bị” do Thợ vận hành quản lý và ghi chép được Phòng Vật tư Thiết bị kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất.
- Các Danh mục các thiết bị kiểm định/hiệu chuẩn, Kết quả kiểm định/hiệu chuẩn của thiết bị, đo lường mà các đơn vị đang sử dụng được lưu tại Phòng Kỹ thuật trong suốt thời gian hoạt động của thiết bị.
2.5.4.2. Đánh giá hoạt động quản lý máy móc thiết bị của Công ty
Bảng 2.10: Đánh giá yếu tố quản lý máy móc thiết bị
Tiêu chí Rất không đồng ý Không đồng ý Trung lập Đồng ý Rất đồng ý Tổng Có đủ phục vụ thi công SL 0 9 6 15 13 43 % 0 20,9 14,0 34,9 30,2 100
Được kiểm tra trước thi công SL 2 5 5 20 11 43
% 4,7 11,6 11,6 46,5 25,6 100
Được kiểm tra, bảo dưỡng định kì
SL 0 4 6 19 14 43
% 0 9,2 14 44,2 32,6 100
Bảo vệ cẩn thận SL 0 3 7 22 11 43
% 0 7,0 16,3 51,2 25,6 100
Nhận xét: Qua bảng số liệu về hoạt động quản lý chất lượng cho thấy với các ý kiến xoay quanh yếu tố nguyên vật liệu cho tỷ lệ đối tượng điều tra ở mức đồng ý và rất đồng ý là khá cao. Tại tiêu chí: có đủ máy móc phục vụ thi công có tới 34,9% ý kiến đồng ý với quan điểm này và 30,2% rất đồng ý, điều này cho thấy về mặt tương đối thì số máy móc phục vụ cho thi công qua các khâu các giai đoạn là khá đầy đủ. Tuy nhiên, cũng có tới 20,9% tương ứng với 9 người không đồng ý với ý kiến trên. Qua điều tra trực tiếp được biết Công ty cũng chưa đầu tư đúng mức cho máy móc thiết bị. Máy móc thiết bị đã khá cũ nên công suất hoạt động nhiều khi không như ý muốn. Điều này đã gây ảnh đến việc lập kế hoạch sử dụng máy móc hiệu quả. Ngoài ra việc đầu tư mua máy móc rất tốn kém, nguồn vốn của Công ty cũng có hạn chế, Công ty còn phải đầu tư vào nhiều thứ khác nên một số máy móc Công ty không thể mua mới được, mà thường là đã qua sử dụng ở các nước phát triển. Vì thế, Công ty cần có biện pháp thích hợp điều chỉnh nhằm giải quyết tình trạng này.
Máy móc được kiểm tra trước khi tiến hành thi công sẽ làm giảm những trường