II. Thực tế công tác kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất trong xây lắp tại công ty cổ phần xây lắp và phát triển dịch vụ bưu điện Quảng Nam:
1.Môi trường kiểm soát: Cơ cấu tổ chức:
1.1. Cơ cấu tổ chức:
Một trong những phương hướng phát triển sản xuất của công ty là tiếp tục đổi mới công tác tổ chức điều hành tại công ty, giữa công ty và các xí nghiệp một cách hợp lý, khoa học, đạt hiệu quả cao.
Hiện nay bộ máy quản lý điều hành tại địa điểm thi công đều có sự tham gia của ban điều hành thi công, các đội trưởng, tổ trưởng và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của tổng giám đốc công ty. Mặt khác bộ phận này có mối quan hệ chức năng với các phòng ban trong công ty.
Ban điều hành thi công gồm: chỉ huy trưởng công trình, chỉ huy phó phụ trách kỹ thuật, kế toán công trình, thủ kho, kỹ sư giám sát,…
1.2. Chính sách nhân sự:
Do đặc điểm của ngành xây lắp là các công trình không cố định, phải di chuyển. Vì vậy hiện nay ngoài số nhân viên trong danh sách của công ty là những người được hưởng các chế độ, chính sách bảo hiểm, còn có lực lượng lao động thuê ngoài.
Các công nhân khi tham gia xây lắp công trình đều được đảm bảo an toàn lao động, được cấp bảo hộ lao động.
Công ty có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, sắp xếp những công nhân có tay nghề cao, có năng lực vào các vị trí phù hợp đáp ứng yêu cầu trước mắt và lâu dài.
Là công ty cổ phần, mỗi nhân viên trong công ty được góp cổ phần, điều đó tạo điều kiện cho mỗi người, mỗi phòng ban tự kiểm tra, giám sát lẫn nhau, góp phần làm cho công ty ngày càng phát triển.
1.3. Công tác kế hoạch:
Lập kế hoạch hoạt động là chức năng đầu tiên của quản lý, là chức năng quan trọng hàng đầu. Hàng năm, công ty có lập kế hoạch về sản xuất, kế hoạch về cung ứng vật tư, kế hoạch về tài chính,…
Đối với một công ty xây lắp, công tác lập kế hoạch dự toán cho một công trình có ý nghĩa rất lớn, là cơ sở để đưa ra giá bỏ thầu, là thước đo để có thể tiến hành thi công, là thủ tục để kiểm soát chi phí. Ngay khi tham gia đấu thầu, công ty đã phối hợp với các phòng ban làm hồ sơ dự thầu. Dựa trên bản thiết kế kỹ thuật do Ban Kỹ thuật-Thi công cung cấp sẽ kết hợp với Ban Kế hoạch-Kinh doanh lập các dự toán cho công trình. Khi công trình đó trúng thầu thì các đội thi công căn cứ vào hồ sơ thiết kế, dự toán được duyệt tiến hành thi công công trình.