II. Thực tế công tác kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất trong xây lắp tại công ty cổ phần xây lắp và phát triển dịch vụ bưu điện Quảng Nam:
6. Nội dung kiểm soát chi phí sản xuất chung:
a. Đặc điểm của chi phí sản xuất chung ảnh hưởng đến công tác kiểm soát:
Chi phí sản xuất chung là những khoản chi phí phát sinh trong phạm vi tổ, đội phục vụ cho quá trình thi công xây lắp và quản lý ở đơn vị như: lương nhân viên quản lý, khấu hao máy móc, chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng phục vụ quản lý đội, các chi phí bằng tiền khác,…
Chi phí sản xuất chung là một khoản chi phí rất đa dạng, phức tạp bất thường, không theo dự toán như các loại chi phí khác. Do đó việc kiểm soát chi phí sản xuất chung là vấn đề đặt ra đối với các nhà quản lý, làm thế nào để khống chế chi phí thấp nhất, góp phần hạ giá thành sản phẩm xây lắp, tăng lợi nhuận cho công ty, đồng thời góp phần tạo dựng sự cạnh tranh giữa các công ty xây lắp với nhau
b. Mục tiêu của việc kiểm soát chi phí sản xuất chung:
- Tổng chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh nhỏ hơn chi phí sản xuất chung được xây dựng trong bảng dự toán chi phí.
- Chi phí sản xuất chung được phản ánh đảm bảo tính có thật, tính chính xác, phân loại và trình bày, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
c. Trình tự kiểm soát:
- Nội dung kiểm soát chung:
(1) (2)
(3) (4)
( Sơ đồ 12 – Nội dung KS chung chi phí SXC )
(1): Khi có nhu cầu phát sinh liên quan đến chi phí quản lý phục vụ cho thi công công trình đội trưởng đội thi công lập giấy đề nghị gửi cho chỉ huy trưởng công trình xét duyệt.
(2): Chỉ huy trưởng công trình có quyền hạn nhất định trong việc xét duyệt. Đặc biệt đối với những chi phí liên quan đến tiền thì chỉ huy trưởng phải trình lên Ban giám đốc xét duyệt.
(3): Kế toán trưởng sau khi xét duyệt giấy đề nghị sẽ chuyển cho bộ phận kế toán tiến hành các nghiệp vụ, theo dõi, phản ánh, các chi phí liên quan và tổng hợp để tính giá thành công trình.
Bắt đầu
Kết thúc Bộ phận thi
công Ban điều hành công trình Ban giám đốc
Ban TC-KT Bộ phân thi
(4): Bộ phận thi công tiến hành thực hiện công tác liên quan đến thi công công trình nhằm đảm bảo tiến độ và chất lượng công trình.
- Nội dung kiểm soát chi tiết:
+Khâu xuất kho vật tư:
Bộ phận sử dụng CHT xét duyệt Kho Ban TC-KT
(2) (4) (3) (3)
(1)
(5)
( Sơ đồ 13- Kiểm soát chi tiết chi phí SXC )
(1): Bộ phận thi công khi có nhu cầu sử dụng vật tư cho công tác quản lý thi công công trình sẽ tiến hành lập giấy đề nghị xuất kho vật tư trình chỉ huy trưởng công trình xét duyệt.
(2): Chỉ huy trưởng công trình sẽ xem xét và ký duyệt Giấy đề nghị xuất kho vật tư.
(3): Thủ kho xem xét và căn cứ vào Giấy đề nghị xuất kho vật tư sẽ tiến hành xuất kho và lập Phiếu xuất kho thành 3 liên. Một liên giữ lại làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết, 1 liên giao cho người nhận vật tư, 1 liên giao cho Ban Tài chính-Kế toán để theo dõi và tổng hợp chi phí chung.
(4): Kế toán chi phí sẽ tiến hành theo dõi, phản ánh, ghi chép về mặt số lượng và giá trị của vật tư xuất dùng. Cuối tháng chuyển toàn bộ chứng từ cho kế toán tổng
Bắt đầu
Kết thúc Yêu cầu xuất
vật tư
Xét duyệt giấy đề nghị xuất kho v.tư
Nhận v.tư và 1 liên PXK v.tư Nhận c.từ và ghi sổ kế toán Thủ kho k.tra c.từ và lập PXK v.tư Giấy đề nghị xuất kho vật tư
Phiếu xuất kho v.tư (3) Phiếu XK v.tư (1) Giấy đề nghị XK v.tư
Phiếu xuất kho v.tư (2) PXK v.tư (1) (2) Giấy đề nghị xuất kho vật tư (3) Giấy đề nghị xuất kho v.tư
hợp để tính giá thành công trình. (Xem phụ lục12-Sổ chi tiết TK62722-chi phí chung- vật liệu và phụ lục 13-Sổ chi tiết TK 62723-chi phí chung-CCDC)
(5): Bộ phận thi công tiến hành nhận vật tư và giữ một liên Phiếu xuất kho vật tư để làm căn cứ đối chiếu khi có sai sót xảy ra.
+ Sử dụng máy thi công:
Chi phí sử dụng máy thi công tại công ty không được theo dõi và phản ánh vào tài khoản riêng mà được theo dõi vào chi phí chung xây lắp, cụ thể là TK 62724- Chi phí chung xây lắp-khấu hao.(Xem phụ lục 11-Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ quý IV-2007 và phụ lục 14-Sổ chi tiết TK6274-chi phí chung XL-khấu hao)
Việc cung ứng, vận chuyển, điều động máy thi công được thực hiện bởi Ban Kỹ thuật-Thi công. Mỗi công trình đều có dự toán, thiết kế trước khi thi công công trình, căn cứ vào dự toán chi phí được duyệt, Ban Kỹ thuật-Thi công tiến hành lập Bảng dự trù điều khiển máy thi công, trong đó liệt kê đầy đủ số lượng, chủng loại của máy. Khi có nhu cầu sử dụng phục vụ cho quá trình thi công, Ban kỹ thuật-Thi công sẽ đề xuất với công ty. Sau khi được giám đốc, trưởng Ban Kỹ thuật-Thi công ký duyệt sẽ tiến hành vận chuyển máy móc tới địa điểm thi công.
+ Chi phí tiền lương nhân viên quản lý đội được căn cứ vào, Bảng chấm công, Bảng tiền lương và danh sách nhân viên ở Ban Tổ chức-Hành chính để tính lương. Căn cứ vào danh sách nhân viên phục vụ thi công công trình, Bảng chấm công kế toán đội tiến hành tính lương trình đội trưởng đội thi công và chỉ huy trưởng công trình xem xét và ký duyệt. Sau đó, chỉ huy trưởng công trình lập Giấy đề nghị thanh toán lương gửi cho Ban Tổ chức-Hành chính và Giám đốc xét duyệt. Kế toán trưởng ký duyệt Giấy đề nghị thanh toán lương và giao cho bộ phận kế toán tiến hành thanh toán lương cho bộ phận nhân viên quản lý đội thi công công trình.
+ Đối với các chi phí bằng tiền, khi phát sinh chi phí thì đội trưởng đội thi công phải trình chỉ huy trưởng công trình xét duyệt. Đối với những chi phí bằng tiền lớn như: chi phí tiền tiếp khách, tiền điện thoại, tiền điện, tiền nước,.. thì đội trưởng đội thi công phải lập Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán trình Giám đốc và kế toán trưởng xét duyệt. Thực tế tại công ty, đối với những chi phí nhạy cảm như công tác phí, giao dịch, tiếp khách,… thì Ban điều hành công trình, Ban Tài chính-Kế toán chỉ xem xét sự hợp lý hóa của chứng từ chứ chưa có sự kiểm tra chặt chẽ, xem xét những khoản chi phí phát sinh thực sự phát sinh có đúng hay không.
Kết luận: Chi phí sản xuất chung là một khoản mục chi phí phức tạp, bao
gồm nhiều loại chi phí khác nhau và rất khó có thể kiểm soát một cách hữu hiệu. Kiểm soát chi phí sản xuất chung chủ yếu dựa vào các chứng từ phát sinh nghiệp vụ kinh tế, dựa vào sự đối chiếu giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết chi phí sản xuất chung, đồng thời dựa vào định mức chi phí đã được xác định dựa vào bảng dự toán thiết kế thi công cho từng công trình cụ thể. Tại công ty chỉ mới kiểm soát dựa trên sự hợp lý, hợp lệ của chứng từ nên sẽ không thể tránh khỏi những sai phạm mà nhân viên liên quan cố tình thực hiện.
PHẦN III
MỘT SỐ Ý KIẾN GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ