II. Thực tế công tác kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất trong xây lắp tại công ty cổ phần xây lắp và phát triển dịch vụ bưu điện Quảng Nam:
5. Nội dung kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp:
a. Đặc điểm của chi phí nhân công trực tiếp ảnh hưởng đến công tác kiểm soát:
- Chi phí nhân công trực tiếp là những chi phí phát sinh liên quan đến tiền lương, các khoản trích theo lương, phụ cấp, tiền thưởng,.. của công nhân trực tiếp thi công công trình.
Ở công ty, việc trả lương cho người lao động được tiến hành theo 2 hình thức chủ yếu: trả lương theo thời gian và trả lương khoán.
- Trả lương theo thời gian: công ty áp dụng hình thức này với những công nhân gián tiếp thi công như: vận chuyển vật liệu trong thi công, bảo dưỡng bê tông,… những công việc này không tạo ra sản phẩm cụ thể nào.
- Trả lương khoán: hình thức trả lương này thường được áp dụng đối với những công nhân trực tiếp thi công công trình. Dựa trên độ phức tạp của công trình, công ty chia công trình thành những hạng mục và khoán cho các đội. Mỗi đội sẽ được giao khoán một hạng mục công trình tuỳ thuộc số lượng, kinh nghiệm và trình độ tay nghề của công nhân.
b. Mục tiêu của việc kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp:
- Tổng chi phí nhân công trực tiếp thực tế phát sinh nhỏ hơn so với dự toán ban đầu.
- Đảm bảo hiệu quả việc quản lý thời gian lao động, số lượng cũng như chất lượng lao động.
- Chi phí tiền lương được phản ánh là có thật, đầy đủ, chính xác, được đánh giá đúng, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
c. Trình tự kiểm soát:
- Nội dung kiểm soát chung:
(1) (2) Bắt đầu Bộ phận thi công Ban điều hành công trình
(4) (3)
( Sơ đồ 10 – Nội dung KS chung chi phí nhân công trực tiếp )
(1): Hàng ngày, đội trưởng đội thi công sẽ theo dõi giờ công và chấm công cho từng công nhân. Cuối tháng sẽ tiến hành lập Bảng chấm công và Bảng lương cho chỉ huy trưởng công trình xét duyệt.(Xem phụ lục 06-Bảng chấm công tổ 1và phụ lục 07-Bảng lương tổ 1 tháng 10 năm 2007)
(2): Chỉ huy trưởng công trình sau khi xét duyệt Bảng chấm công và Bảng lương sẽ lập Giấy thanh toán lương gửi cho giám đốc và Ban Tài chính-Kế toán xét duyệt.(Xem phụ lục 08-Giấy đề nghị thanh toán)
(3): Giám đốc và kế toán truởng sau khi xét duyệt sẽ chuyển cho bộ phận kế toán thanh toán lương cho công nhân thi công công trình. Theo dõi và phản ánh chi phí tiền lương vào việc tổng hợp và tính giá thành công trình.(Xem phụ lục 09-Phiếu chi tiền mặt và phụ lục 10-Sổ chi tiết chi phí nhân công trực tiếp)
(4): Bộ phận thi công sẽ thanh toán tiền lương cho từng công nhân trực tiếp thi công công trình.
- Nội dung kiểm soát chi tiết:
Bộ phận thi công Kế toán đội Ban ĐHCT GĐ xét duyệt Ban TC-KT
(2) (3) (5) (6) Kết thúc Bộ phận thi công Ban TC-KT Bắt đầu Theo dõi và chấm công
Tính lương Xét duyệt bảng tiền lương Xét duyệt Thanh toán lương và ghi sổ Bảng chấm công Bảng tiền lương Bảng tiền lương Bảng chấm công Giấy đề nghị t.toán TL Bảng chấm công Bảng TL (3) Giấy đề nghị t.toán TL
(1)
(4)
(7)
( Sơ đồ 11 – Kiểm soát chi tiết chi phí nhân công trực tiếp )
(1): Hàng ngày, đội trưởng đội thi công theo dõi và chấm công cho các công nhân trong đội. Cuối tháng, căn cứ vào số ngày công của từng công nhân đội trưởng đội thi công sẽ lập Bảng chấm công gửi cho kế toán đội để tiến hành tính lương.
(2): Kế toán đội nhận Bảng chấm công sẽ tiến hành tính tiền lương cho từng công nhân trong đội thi công công trình, lập bảng tiền lương và trình lên chỉ huy trưởng công trình xét duyệt.
(3), (4): Chỉ huy trưởng công trình sau khi xem xét sẽ ký duyệt vào bảng chấm công và bảng tiền lương. Đồng thời lập Giấy đề nghị thanh toán tiền lương trình Ban giám đốc xét duyệt.
(5): Ban giám đốc sau khi xem xét sẽ ký phê duyệt vào Giấy đề nghị thanh toán tiền lương.
(6): Ban Tài chính-Kế toán sau khi nhận được chứng từ gửi lên, kế toán trưởng sẽ ký duyệt vào Giấy đề nghị thanh toán tiền lương. Sau đó bộ phận kế toán sẽ tiến hành lập Phiếu chi thành 3 liên, trong đó liên 1 và liên 3 được lưu lại làm chứng từ đối chiếu cùng với các chứng từ gốc được gửi lên gồm: Bảng chấm công, Bảng tiền lương, Giấy đề nghị thanh toán lương, còn liên 2 giao cho kế toán đội.
(7): Kế toán đội sau khi nhận tiền sẽ tiến hành thanh toán lương cho công nhân thi công trong đội, lưu lại các chứng từ: Bảng chấm công, Bảng tiền lương, Phiếu chi ( liên 2) làm căn cứ đối chiếu khi có yêu cầu. Trong Bảng tiền lương, kế toán đội yêu cầu từng công nhận khi nhận tiền phải ký nhận vào đó.
Kết luận: Dựa vào định mức lương đã lập trong dự toán thiết kế đối với từng
hạng mục, từng công trình thi công ban điều hành công trình và ban lãnh đạo công ty Kết
thúc
Đề nghị t.toán tiền lương
Thanh toán lương cho CN Bảng chấm công Giấy đề nghị t.toán TL (2) (1) Phiếu chi Bảng chấm công Bảng TL Phiếu chi (2) Phiếu chi (1) (3) Giấy đề nghị t.toán TL Bảng TL Bảng chấm công
sẽ đối chiếu với bảng tiền lương công nhân của từng tổ thi công để tổng hợp tổng chi phí nhân công trực tiếp thi công nhằm xem xét mức độ chênh lệch so với dự toán.