- Bước 5 Xác định hành động thích hợp:
c. Các bước kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công: Bước 1 Triển khai các mục tiêu:
- Bước 1. Triển khai các mục tiêu:
Ở công ty, Ban Tài chính-Kế toán không tập hợp riêng chi phí sử dụng máy thi công nên rất khó khăn trong công tác phân tích chi phí này. Mục tiêu đặt ra đối với chi phí sử dụng máy thi công là:
+ Chi phí sử dụng máy thi công được tập hợp riêng trong quá trình hạch toán + Chi phí sử dụng máy thi công thực tế phát sinh nhỏ hơn dự toán chi phí này. + Đảm bảo cung cấp đầy đủ các loại máy móc cho thi công về số lượng và chất lượng máy.
+ Chi phí sử dụng máy thi công được phản ánh có tính đầy đủ, có thật, tính đúng đắn trong việc tính giá, phân loại và trình bày, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
- Bước 2. Đo lường các kết quả:
+ Kỹ sư giám sát thi công báo cáo về số ca máy hoạt động của máy
+ Chi phí nhiên liệu, công cụ dụng cụ, các chi phí khác cho máy thi công được cung cấp bởi người quản lý máy tại nơi thi công.
Các chi phí này được tập hợp theo từng loại máy, từng loại công việc của từng hạng mục công trình để thuận tiện cho công tác kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công.
- Bước 3. So sánh thành tích cụ thể với các mục tiêu:
+ So sánh tổng chi phí sử dụng máy thi công thực tế so với dự toán để thấy mức độ tăng, giảm so với dự toán là bao nhiêu.
+ So sánh số lượng các máy được sử dụng cho thi công với các máy cần cho thi công mà Ban Kế hoạch-Kinh doanh nêu ra ở giai đoạn lập dự toán để thấy được tình hình cung ứng máy thi công cho công trình.
Bảng so sánh giá thành ca máy
Công trình: Loại máy:
STT Nội dung chi phí Dự toán Thực tế Chênh lệch
1 Khấu hao cơ bản 2 Chi phí sữa chữa lớn
phân bổ
3 Chi phí sữa chữa thường xuyên
4 Nhiên liệu
5 Tiền lương công nhân điều khiển máy thi công 6 Chi phí khác
Cộng
Ban Kế hoạch-Kinh doanh Người lập
- Bước 4. Phân tích nguyên nhân chênh lệch:
* Chỉ tiêu phân tích: Cm= ∑ Si* Ci * Gi Trong đó:
Cm : chi phí sử dụng máy thi công
Si: khối lượng công tác xây lắp thực hiện bằng máy Ci: số ca máy thực hiện một đơn vị khối lượng xây lắp Gi : giá thành một ca máy
+ Chi phí sử dụng máy thi công theo dự toán: Cmd = ∑ Sid * Cid * Gid + Chi phí sử dụng máy thi công theo thực tế: Cmt = ∑ Sit * Cit * Git * Đối tượng phân tích: ∆Cm < 0: tiết kiệm chi phí
∆Cm = Cmt – Cmd ∆Cm = 0: không đổi so với dự toán ∆Cm > 0: bội chi phí
* Các nhân tố ảnh hưởng:
+ Ảnh hưởng của số ca máy để hoàn thành một đơn vị khối lượng xây lắp: ∆Cm(C) = ∑ Sit * (Cit-Cid) * Gid
+ Ảnh hưởng của đơn giá ca máy:
∆Cm(G) = ∑ Sit * Cit * (Git-Gid)
Ta có thể tổng hợp quá trình phân tích chi phí sử dụng máy thi công qua Bảng phân tích chi phí sử dụng máy thi công.
Bảng phân tích chi phí sử dụng máy thi công
Công việc Loại máy Khối lượng
Số ca máy C Đơn giá Chênh lệch
Cd Ct Gd Gt C G Tổng
Trưởng ban Kế hoạch-Kinh doanh Người lập
Nhân tố khối lượng công tác xây lắp ít xảy ra biến động, mặt khác để loại trừ ảnh hưởng của cơ cấu công tác xây lắp thực hiện ta cố định khối lượng thi công bằng máy ở kỳ thực tế.
Việc tăng thời gian hoạt động máy để thực hiện một đơn vị khối lượng công tác xây lắp chủ yếu là do các nguyên nhân thuộc về kỹ thuật tổ chức thi công công trình. Công ty có thể chưa lập được biện pháp thi công cơ giới hóa hợp lý, không lựa chọn được phương án sử dụng máy thi công tối ưu trên cơ sở so sánh các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật, không tận dụng hết công suất máy móc để xảy ra tình trạng ngừng việc giữa ca do không đảm bảo được vật liệu, nhiên liệu, thiếu công nhân vận hành máy, chất lượng máy móc thiết bị chưa cao,..
- Bước 5. Xác định hành động quản lý thích hợp:
Tùy theo nguyên nhân gây nên những biến động về số ca máy và giá thành ca máy mà công ty có những hành động quản lý thích hợp.
+ Nếu do kỹ thuật tổ chức thi công không tốt thì cần phải tăng cường công tác giám sát của các kỹ sư giám sát công trình, Ban Kỹ thuật-Thi công nên nghiên cứu để có các giải pháp thi công hợp lý, sử dụng có hiệu quả các loại máy móc.
+ Nếu do không đảm bảo cung cấp nhiên liệu thì cần xem lại khâu cung ứng vật tư có thể do một thủ tục kiểm soát ban ra làm chậm quá trình cung cấp nhiên liệu phục vụ máy thi công.
+ Nếu do các yếu tố chi phí trong quá trình vận hành máy thi công thì nên quy định định mức vật tư cho từng ca máy hoạt động để cung cấp, đôn đốc công nhân vận hành máy thi công làm việc, có kế hoạch trích trước chi phí sữa chữa lớn máy thi công.
+ Nếu giá thành ca máy tăng do các chi phí liên quan đến giá cả thị trường thì công ty không kiểm soát được.
Để kiểm soát năng suất làm việc của máy và số ca máy hoạt động thì bộ phận phụ trách quản lý máy nên lập Phiếu theo dõi máy thi công.
Phiếu theo dõi máy thi công
Ngày Đối tượng sử dụng( công trình, hạng mục công trình)
Loại máy Số giờ máy dự toán hoạt động Số giờ máy thực tế hoạt động Ý kiến của bộ phận sử dụng máy thi công Chữ ký người điều khiển máy thi công Phụ trách quản lý máy
+ Để theo dõi giá thành ca máy thì phụ trách quản lý máy nên tập hợp chi phí phát sinh theo từng hạng mục công trình loại máy.
Bảng tổng hợp chi phí phát sinh cho máy
Công trình:
Loại máy Công việc Chia theo khoản mục Tổng
Nguyên vật liệu
Tiền lương
….. Khấu hao
Căn cứ vào Bảng tổng hợp chi phí phát sinh cho máy và Phiếu theo dõi máy thi công, Ban Kế hoạch-Kinh doanh tính ra đơn giá một ca máy giúp cho quá trình phân tích được thuận lợi và ngày càng có nhiều biện pháp quản lý thích hợp.
- Bước 6. Hành động:
Từ những biện pháp nhằm giảm giá thành ca máy và số ca máy để thi công một đơn vị khối lượng xây lắp, công ty tiến hành áp dụng những thủ tục kiểm soát mới vào thực tiễn thi công và kết hợp với những thủ tục có sẵn nhằm kiểm soát tốt hơn về chi phí sử dụng máy thi công.
- Bước 7. Tiếp tục đánh giá lại:
Để có thể kiểm soát tốt chi phí sử dụng máy thi công thì công ty nên đánh giá lại những thủ tục kiểm soát được áp dụng như thế nào trong quá trình thi công, đem lại hiệu quả như thế nào thông qua quá trình kiểm soát chi phí này ở các công trình tiếp theo.
7. Nội dung kiểm soát chi phí sản xuất chung:
Chi phí sản xuất chung là một khoản mục bao gồm nhiều nội dung chi phí nên khó kiểm soát.