II. Thực tế công tác kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất trong xây lắp tại công ty cổ phần xây lắp và phát triển dịch vụ bưu điện Quảng Nam:
3.Thủ tục kiểm soát:
3.1. Thủ tục kiểm soát đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
a. Nguyên tắc phân công phân nhiệm:
Áp dụng nguyên tắc này công ty đã phân công trách nhiệm và công việc cụ thể cho từng bộ phận:
- Đối với bộ phận mua vật tư: Vật tư được mua về công ty do nhân viên của Ban Kế hoạch-Kinh doanh thực hiện. Vật tư được mua về theo số lượng vật tư của từng công trình thi công.
- Đối với bộ phận sử dụng vật tư: Khi có nhu cầu sử dụng vật tư phục vụ công trình thì đội trưởng đội thi công công trình sẽ viết giấy đề nghị xuất vật tư, cũng có thể do chỉ huy trưởng công trình đề xuất với Ban giám đốc để được phê chuẩn.
- Đối với bộ phận hạch toán: Mọi chi phí nguyên vật liệu đều được kế toán chi phí theo dõi chặt chẽ, cuối tháng mọi chứng từ đều được chuyển sang cho kế toán tổng hợp để tiến hành tổng hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp.
b. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:
Tại công ty, Ban Kế hoạch-Kinh doanh là bộ phận đề xuất vật tư và phụ trách việc mua vật tư phục vụ cho từng công trình thi công.
Khi có nhu cầu sử dụng vật tư, đội trưởng đội thi công hoặc chỉ huy trưởng công trình thuộc Ban Kỹ thuật-Thi công sẽ viết giấy đề nghị xuất kho vật tư.
Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ được theo dõi tại Ban Tài chính-Kế toán do kế toán chi phí và kế toán tổng hợp thực hiện.
Khi vật tư được mua về, khi xuất kho vật tư để phục vụ công trình và khi vật tư xuất kho sử dụng không hết nhập lại kho đều được theo dõi, giám sát bởi nhân viên thủ kho của công ty.
c. Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn:
Đối với những vấn đề liên quan đến chi phí mua nguyên vật liệu có giá trị trên 50 triệu đồng thì mọi chứng từ liên quan, ví dụ như Phiếu chi, Giấy đề nghị thanh toán,…đều phải được giám đốc phê chuẩn trước khi thực hiện.
Còn những chi phí nguyên vật liệu có giá trị dưới 50 triệu đồng thì kế toán trưởng có toàn quyền giải quyết và chịu trách nhiệm trước giám đốc.
Mọi nghiệp vụ liên quan đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đều phải được ký xét duyệt của từng bộ phận liên quan, ví dụ: Giấy đề nghị mua vật tư phải được sự phê chuẩn của trưởng Ban Kế hoạch-Kinh doanh, của giám đốc, của kế toán trưởng, …
3.2. Thủ tục kiểm soát đối với chi phí nhân công trực tiếp:
a. Nguyên tắc phân công phân nhiệm:
- Ban điều hành công trình: Chỉ huy trưởng công trình là người chịu trách nhiệm giám sát chung về toàn bộ tiến độ thi công công trình, đội trưởng đội thi công là người chịu trách nhiệm về việc giám sát, theo dõi giờ công và lập bảng chấm công. Kế toán đội sẽ lập bảng tính lương cho từng đội thi công.
- Ban Tổ chức-Hành chính: đây là ban sẽ kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp thông qua việc theo dõi công nhân thi công công trình trong danh sách và công nhân thuê ngoài.
- Ban Tài chính-Kế toán: kế toán chi phí sẽ theo dõi tiền lương thanh toán cho công nhân vào chi phí nhân công trực tiếp.
b. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:
Tại công trình thi công, đội trưởng đội thi công sẽ theo dõi và chấm công cho công nhân đội mình, sau đó gửi Bảng chấm công cho kế toán đội tính lương.
Ban Tài chính-Kế toán xem xét và thanh toán lương cho các đội thi công, đồng thời phản ánh vào chi phí nhân công trực tiếp.
c. Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn:
Bảng chấm công sau khi được lập sẽ được chỉ huy trưởng công trình xem xét và ký duyệt. Sau đó, kế toán đội tính lương và trình chỉ huy trưởng công trình xét duyệt. Chỉ huy trưởng công trình sẽ lập giấy đề nghị thanh toán lương gửi giám đốc công ty xét duyệt. Kế toán trưởng công ty sẽ ký duyệt vào bảng thanh toán lương và giấy đề nghị thanh toán lương.
3.3. Thủ tục kiểm soát đối với chi phí sản xuất chung:
a. Nguyên tắc phân công phân nhiệm:
- Để thực hiện tốt công tác kiểm soát chi phí sản xuất chung, công ty giao trách nhiệm cụ thể cho từng nhân viên quản lý ở đội thi công và có sự kiểm tra chéo giữa các nhân viên này.
- Đội trưởng là người thực hiện đúng thẩm quyền và các công nhân thực hiện đúng nhiệm vụ được giao. Việc kiểm tra giám sát do Ban Kỹ thuật-Thi công phụ trách, còn các chứng từ được tập hợp ở Ban Tài chính-Kế toán.
- Vấn đề khó kiểm soát nhất trong việc kiểm soát chi phí sản xuất chung là các khoản chi phí khác. Đây là khoản chi phí rất nhạy cảm, dễ bị gian lận. Vì thế ban lãnh
đạo yêu cầu các khoản chi phục vụ công trình phải có đầy đủ chứng từ và hợp lý, phải được xét duyệt của ban giám đốc, đội trưởng mới được chi. Riêng vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng cho mục đích của đội thì phải được đội trưởng, các nhân viên quản lý khác theo dõi chặt chẽ và báo cáo tình hình, mục đích sử dụng cho đội trưởng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
b. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:
Ban điều hành công trình thực hiện chức năng thi công, giám sát chất lượng, tiến độ thi công của công trình.
Ban Kỹ thuật-Thi công thực hiện chức năng xuất sử dụng máy móc thi công cho thi công công trình và theo dõi quá trình sử dụng máy.
Ban Tài chính-Kế toán theo dõi, ghi chép, phản ánh, tổng hợp các chi phí phục vụ cho thi công công trình phát sinh tại các đội và tổng hợp để tính giá thành công trình xây lắp.
c. Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn:
Mọi chi phí phát sinh liên quan đến quản lý công trình đều phải được sự thông qua của đội trưởng, chỉ huy trưởng công trình xét và ký duyệt. Những chi phí bằng tiền phát sinh như chi phí tiền tiếp khách, tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại,… đều phải được xét và ký duyệt bởi giám đốc hoặc kế toán trưởng của công ty.