phí sản xuất trong xây lắp tại Công ty cổ phần xây lắp và phát triển dịch vụ bưu điện Quảng Nam:
1. Môi trường kiểm soát:
a. Về công tác lập dự toán: cần có sự kết hợp giữa các ban Kỹ thuật-Thi công,
ban Kế hoạch-Kinh doanh, ban Tài chính-Kế toán trong công tác lập dự toán chi phí cho từng công trình. Cụ thể:
- Ban Kế hoạch-Kinh doanh đề xuất các loại vật tư mua cho từng công trình thông qua một bảng sự toán vật tư và hàng tháng theo dõi quá trình sử dụng vật tư.
- Ban Tài chính-Kế toán: trên cơ sở bảng dự toán vật tư, ban Tài chính-Kế toán xem xét về năng lực tài chính của công ty để đáp ứng kịp thời nhu cầu tài chính phục vụ cho thi công công trình.
- Ban Kỹ thuật-Thi công: chịu trách nhiệm sử dụng vật tư và tham mưu cho ban Kế hoạch-Kinh doanh trong việc lập dự toán vật tư và hàng tháng phải lập báo cáo về việc sử dụng vật tư và đối chiếu với ban Tài chính-Kế toán để tổng hợp chi phí và tính giá thành công trình được kịp thời.
b. Ban kiểm soát phải được duy trì thường xuyên, phải theo dõi và giám sát
chặt chẽ cho từng công trình để kiểm soát kịp thời chi phí phát sinh. Đồng thời phải được tổ chức độc lập với các ban trong công ty.
- Về nhân sự: bao gồm một thành viên của Hội đồng quản trị, một người có đủ năng lực chuyên môn phụ trách về kỹ thuật thi công, một người phụ trách về công tác kế toán. Những người này phải độc lập với các phòng ban khác để tăng tính độc lập trong quá trình kiểm soát.
- Về nhiệm vụ: giám sát các công việc như công tác lập dự toán. Việc mua vật tư, việc sử dụng vật tư, kế toán về chi phí,…và hàng tháng phải lập các báo cáo cho tổng giám đốc và hội đồng quản trị.
2. Hệ thống kế toán:
a. Đối với các báo cáo tài chính ban Tài chính-Kế toán có thể lập theo quý
hoặc 6 tháng để cung cấp thông tin kế toán cho tổng giám đốc và hội đồng quản trị theo từng quý hoặc từng giai đoạn để ban lãnh đạo công ty đề ra các chính sách hoạt động phù hợp với tình hình thực tế của công ty một cách kịp thời, chủ động nhất.
b. Các báo cáo kế toán của công ty nên lập thêm các báo cáo kế toán quản trị
cung cấp thông tin cho việc ra quyết định của nhà quản lý.
3. Thủ tục kiểm soát:
Sau khi ban Kế hoạch-Kinh doanh lập bảng dự toán vật tư cho từng công trình thì công ty nên lập thêm bộ phận mua vật tư độc lập với Ban Kế hoạch-Kinh doanh để thực hiện việc mua vật tư. Như vậy, khâu đề xuất vật tư và bộ phận mua vật tư sẽ thực hiện độc lập và bộ phận vật tư sẽ chịu trách nhiệm về số lượng, chất lượng vật tư được mua về.
4. Nội dung kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chịu tác động của khối lượng vật tư tiêu hao và đơn giá vật tư mua vào. Chi phí này thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành nên việc kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp có ý nghĩa lớn đến việc hạ giá thành.
- Chức năng mua hàng và nhận hàng nhằm ngăn chặn việc mua hàng kém chất lượng.
- Chức năng kiểm nhận hàng và thủ kho để ngăn chặn việc nhận hàng khống. - Chức năng xét duyệt và chức năng mua hàng để ngăn chặn việc mua hàng quá số lượng cần dùng cho xây lắp.
- Chức năng nhận hàng, thủ kho và chức năng kế toán hàng tồn kho nhằm ngăn chặn việc kê khai khống số hàng so với số lượng thực mua.
- Công ty cần lập bộ phận vật tư độc lập chuyên thực hiện việc thu mua vật tư để tránh sự kiêm nhiệm của ban Kế hoạch-Kinh doanh. (Bước 3 sơ đồ 05 – Kiểm soát chung về chi phí nhân công trực tiếp)
b. Giai đoạn nhập kho vật tư cần lập Biên bản kiểm nhận hàng nhập kho để
giám sát, kiểm tra chất lượng vật tư nhằm đảm bảo số lượng, chất lượng vật tư phục vụ cho thi công công trình đúng tiến độ. Đồng thời, là căn cứ để xác định trách nhiệm của nhân viên mua vật tưnếu xảy ra sai sót trong quá trình thu mua và vận chuyển vật tư về nhập kho công ty. (Bước 2 sơ đồ 07 – Kiểm soát khâu nhập vật tư)
Biên bản kiểm nhận vật tư
STT Tên, quy cách vật tư ĐVT Số lượng Giá trị
Người giao hàng Trưởng bộ phận vật tư Thủ kho (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
c. Công ty cần bố trí thêm một nhân viên thủ kho nữa để chia sẻ khối lượng
công việc và đảm bảo ít xảy ra sai sót hơn trong quá trình nhập xuất và bảo quản vật tư.
d. Các bước kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:- Bước 1. Triển khai các mục tiêu: - Bước 1. Triển khai các mục tiêu:
Công ty đã đề ra mục tiêu là tổng chi phí nguyên vật liệu thực tế phát sinh nhỏ hơn dự toán chi phí nguyên vật liệu.
Để đạt được mục tiêu này công ty cần đưa ra những mục tiêu chi tiết hơn: + Hàng tồn kho phải được quản lý hiệu quả.
+ Sử dụng vật tư tiết kiệm, hiệu quả
+ Chi phí nguyên vật liệu được phản ánh đảm bảo tính đầy đủ, có thật, tính chính xác, tính đúng đắn trong việc tính giá, được phê chuẩn, trình bày và khai báo, phù hợp với chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành.